Najczęściej należne pracownikowi wynagrodzenie wynika z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną. Od przyjętego systemu wynagradzania zależy sposób wyliczania należności pracowniczych wypłacanych nie tylko za wykonywanie obowiązków służbowych, ale również za okresy nieobecności.

Decydując się na opłacanie zatrudnionych osób godzinówką, trzeba pamiętać, że czasem wyliczona na jej podstawie pensja za pracę będzie uznawana za stałe, a niekiedy za zmienne świadczenie.

Przy stałej pensji godziny też są ważne

Nawet jeśli pracownik otrzymuje wynagradzenie określone w stałej wysokości, to czasem powstaje konieczność ustalenia stawki za godzinę. Przykładem jest ustalanie dodatku za jedną godzinę nadliczbową ze składników określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości.

Wynagrodzenie miesięczne trzeba wtedy w pierwszej kolejności podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Skalkulowana w ten sposób wartość godzinowa będzie tym niższa, im wyższy będzie nominalny wymiar czasu pracy.

Wykonanie wskazanego obliczenia jest zbyteczne w przypadku opłacania zatrudnionego stawką godzinową. Wartość godzinówki służącej obliczeniu pieniężnej rekompensaty za nadgodziny jest wtedy dla zatrudnionego taka sama w każdym miesiącu.

Przykład

Panowie Piotr i Robert pracują w spółce z o.o. na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy. Pierwszy otrzymuje co miesiąc stałą pensję zasadniczą w wysokości 3360 zł brutto, a drugi jest wynagradzany stawką godzinową w kwocie 20 zł na godz. 10 lutego 2012 r. (piątek) obaj przepracowali trzy godziny nadliczbowe, za co otrzymali:

• pan Piotr 90 zł według wyliczenia:

3360 zł : 168 godz. nominalnych w lutym = 20 zł

20 zł x 3 nadgodziny x 150 proc. (z racji dodatku 50 proc.)

• pan Robert 90 zł według wyliczenia:

20 zł x 3 nadgodziny x 150 proc.

Za tę samą liczbę godzin nadliczbowych w marcu 2012 r. pan Robert otrzymałby taką samą kwotę (90 zł), a pan Piotr już tylko 85,91 zł, co wynika z następujących obliczeń:

3360 zł : 176 godz. nominalnych w marcu = 19,09 zł

19,09 zł x 3 nadgodziny x 150 proc. = 85,91 zł.

Kiedy element zmienny

W zdecydowanej większości świadczeń pracowniczych godzinówka uwzględniana jest jako składnik o charakterze zmiennym. Takie postrzeganie godzinowej płacy wynika z faktu, iż w zależności od liczby roboczogodzin w danym miesiącu różne jest wynagrodzenie za pracę wykonaną w ramach kodeksowych norm czasu pracy (czyli za pracę niewykraczającą ponad te normy).

W konsekwencji skalkulowana w oparciu o godzinówkę pensja zmienia się wraz ze zmianą wypracowanych godzin. Zatem całkowicie uzasadnione jest uznanie stawki godzinowej za zmienny składnik.

Stawkę godzinową musimy traktować jako zmienną płacę licząc np. wynagrodzenie za nadgodziny, pensję za urlop wypoczynkowy oraz świadczenia obliczane według reguł obowiązujących przy ustalaniu kwoty pieniężnego ekwiwalentu urlopowego.

Nadmieńmy, że przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego w sytuacji, gdy pracownik nie przepracował wszystkich dni w okresie, z którego kalkulowana jest jego podstawa, należy dokonać tzw. dopełnienia polegającego na:

• podzieleniu faktycznie uzyskanego przez pracownika wynagrodzenia przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało, oraz

• pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, które pracownik przepracowałby (w ciągu trzech lub 12 miesięcy) w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Przykład

Z pełnoetatowym pracownikiem zatrudnionym w podstawowym systemie czasu pracy (praca po 8 godzin od poniedziałku do piątku) 10 lutego 2012 r. rozwiązano umowę o pracę. W związku z ustaniem zatrudnienia pracodawca musiał mu wypłacić ekwiwalent pieniężny za 32 godziny niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Zwolniony pracownik wynagradzany był według stawki godzinowej w wysokości 25 zł za godz. Jego łączne wynagrodzenie obejmujące zmienne premie regulaminowe za okres trzech miesięcy poprzedzających luty br. wyniosło:

• za 11/2011 – 4180 zł za 18 dni pracy,

• za 12/2011 – 4600 zł za 20 dni pracy,

• za 01/2012 – 4500 zł za 20 dni pracy.

Kalkulowanie należnego mu ekwiwalentu pieniężnego za urlop należy rozpocząć od uzupełnienia wynagrodzenia zmiennego:

(4180 zł + 4600 zł + 4500 zł) : (18 dni + 20 dni + 20 dni) = 228,97 zł

228,97 zł x 62 dni nominalnie do przepracowania od listopada 2011 r. do stycznia 2012 r. = 14 196,14 zł

Następnie trzeba wyznaczyć średnią podstawę ekwiwalentu:

14 196,14 zł : 3 miesiące = 4732,05 zł

Stawka za godzinę niewykorzystanego urlopu wyniesie:

4732,05 zł : 21 (współczynnik ekwiwalentowy) = 225,34 zł

225,34 zł : 8 godzin = 28,17 zł

Należny ekwiwalent:

28,17 zł x 32 godziny niewykorzystanego urlopu = 901,44 zł.

Modyfikacja zarobków

Niekiedy dochodzi do zmian składników pensji należnych za okresy nie dłuższe niż miesiąc, uwzględnianych w podstawie wymiaru świadczeń obliczanych tak jak ekwiwalent urlopowy. Chodzi np. o zastąpienie stałej stawki miesięcznej na stawkę za godzinę.

Gdy dojdzie do tego w okresie, z którego ustalamy podstawę obliczeń – czyli albo przed nabyciem prawa do świadczenia, albo w miesiącu uzyskania tego uprawnienia – to konieczne są przeliczenia elementów płacowych.

Przykład

W lutym 2012 r. pracownik pełnoetatowy korzystał z urlopu wypoczynkowego. Do końca 2011 r. otrzymywał stałą pensję w wysokości 4000 zł. Od stycznia 2012 r. wynagradzany jest stawką godzinową (24 zł za godz.).

Biorąc pod uwagę to, że od listopada 2011 r. do stycznia 2012 r. osoba ta:

• przepracowała wszystkie dni robocze (62 dni) oraz

• otrzymała prowizję w łącznej kwocie 1100 zł,

podstawę wynagrodzenia urlopowego trzeba ustalić następująco:

• przeliczyć płacę według stawki godzinowej:

24 zł x (62 dni x 8 godz.) = 11 904 zł

• ustalić przeciętne wynagrodzenie: (11 904 zł + 1100 zł prowizji) : 3 = 4334,67 zł.

Wyjątek przy chorobówce

Przy obliczaniu świadczeń z ubezpieczenia społecznego za czas choroby lub macierzyństwa wynagrodzenie godzinowe jest stałym składnikiem płacy. Wynika to z ust. 147 komentarza ZUS do ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.). Komentarz dostępny jest na stronie internetowej www.zus.pl.

Co z tego wynika? Chodzi o zasady uzupełniania wynagrodzenia godzinowego z niepełnych miesięcy wykonywania pracy. Gdy zatrudnionemu przysługuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości, uzupełnienie go przed uwzględnieniem w podstawie wymiaru zasiłku jest proste – wystarczy sięgnąć do zapisu w angażu i wskazaną tam kwotę pomniejszyć o składki na ubezpieczenia społeczne w części pobieranej ze środków ubezpieczonego.

Natomiast w sytuacji, gdy musimy uzupełnić wynagrodzenie wynikające ze stawki godzinowej, konieczne jest pomnożenie określonej w umowie o pracę stawki należnej za godzinę pracy przez liczbę godzin, jaką pracownik zobowiązany był przepracować w danym miesiącu. Tak obliczone wynagrodzenie, po uprzednim odjęciu od niego składek społecznych finansowanych przez podwładnego, powinno wejść do podstawy wymiaru zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego.

Jak wynika z przedstawionych wyjaśnień, nieznaczne wahanie płacy godzinowej spowodowane różnicą w liczbie wypracowanych godzin w poszczególnych miesiącach, nie upoważnia pracodawców do  uzupełniania takiej płacy w sposób zarezerwowany dla wynagrodzenia zmiennego.

Dodajmy, że podstawą wymiaru świadczeń chorobowych i macierzyńskich jest średnia pensja (pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne opłacane ze środków pracownika) wypłacona zatrudnionemu za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym wystąpiła absencja w pracy. Jeśli zatrudnienie trwa krócej, średnią trzeba ustalić z okresu pełnych kalendarzowych miesięcy ubezpieczenia zusowskiego.

Przykład

Pan Marcin, zatrudniony od 1 października 2011 r., wynagradzany jest stawką godzinową w wysokości 30 zł za godz. Zgodnie z postanowieniami regulaminu pracy wykonuje swoje obowiązki w równoważnym systemie czasu pracy. W październiku ub.r. powinien on przepracować 16 dni (łącznie 172 godziny), ale wskutek choroby wypracował tylko 126 godzin (11 dni).

W sumie za październikową pracę otrzymał wynagrodzenie w wysokości 3780 zł (126 x 30 zł), co po pomniejszeniu o składki ZUS finansowane ze środków pracownika dało kwotę 3261,76 zł (3780 zł – 518,24 zł). Z uwagi na niewystarczający okres ubezpieczenia chorobowego październikowa niedyspozycja zdrowotna była niepłatna. W lutym 2012 r. pan Marcin ponownie zachorował. Jego pracodawca, kalkulując podstawę wymiaru świadczenia za lutową absencję, musi uzupełnić wynagrodzenie za październik.

Ponieważ w myśl wytycznych ZUS wynagrodzenie określone w stawce godzinowej uznaje się za składnik stały, uzupełnienia pensji dokonać należy przez pomnożenie stawki przysługującej za godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w ramach nominalnego czasu pracy, gdyby niedyspozycja zdrowotna nie wystąpiła:

30 zł (stawka godzinowa) x 172 godziny (czas pracy do przepracowania w październiku) = 5160 zł

5160 zł – 707,44 zł (składki ZUS finansowane przez pracownika) = 4452,56 zł (uzupełniona podstawa zasiłkowa z października).

W opisanych okolicznościach błędem byłoby uzupełnienie pensji za październik według zasad przewidzianych dla wynagrodzenia zmiennego. Niewłaściwe byłoby więc dokonanie poniższych działań:

3261,76 zł (wynagrodzenie za pracę w październiku pomniejszone o składki ZUS) : 11 (dni przepracowane) = 296,52 zł

296,52 x 16 (dni robocze wynikające z ustalonego grafiku) = 4744,32 zł.