Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz konsumentów mają obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zasada ta dotyczy wszystkich przedsiębiorców – zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników korzystających ze zwolnienia z tego podatku (ze względu na nieprzekroczenie rocznego limitu obrotu 200 tysięcy złotych czy też wykonywane czynności). Błędnym jest zatem założenie, iż zwolnienie z VAT automatycznie przekłada się na brak obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Nawet będąc zwolnionym podmiotowo (limit obrotu) lub przedmiotowo z VAT (wykonywanie jedynie czynności zwolnionych), podatnik może być zobowiązany do ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej. Kwestia ewentualnych odstępstw od powszechnego stosowania kas uregulowana została bowiem odrębnie. Jeżeli, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku stosowania kas rejestrujących, podatnikowi nie przysługuje zwolnienie z prowadzenia ewidencji, to niezależnie od tego, czy jest czynnym podatnikiem VAT powinien dokonać zakupu kasy fiskalnej oraz rozpocząć jej stosowanie.

Zasadniczo, zwolnione z obowiązku ewidencjonowania na kasie będą podmioty, u których roczny obrót ze sprzedaży na rzecz konsumentów nie przekracza w danym roku podatkowym kwoty 20 tysięcy złotych. Przy sprzedaży przewyższającej tę kwotę stosowanie kasy fiskalnej staje się obowiązkiem. Wyjątkiem jest sytuacja, w której sprzedaż obejmuje wyłącznie czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania. Wśród nich są m.in. dostawa towarów w systemie wysyłkowym, usługi pocztowe i kurierskie czy też usługi finansowe i ubezpieczeniowe. W rozporządzeniu wskazano również czynności, które bezwzględnie podlegają obowiązkowi ewidencjonowania (bez względu na wysokość obrotu). W przypadku gdy towar lub usługa należy do tego katalogu nawet jednorazowa sprzedaż musi zostać udokumentowana za pomocą kasy fiskalnej. Może to oznaczać konieczność zainstalowania kasy przez przedsiębiorców dokonujących incydentalnie sprzedaży na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych.

Wysokość ulgi

Z tytułu zakupu kasy rejestrującej online podatnikom przysługuje ulga w wysokości 90 proc. ceny zakupu urządzenia (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Uprawnionymi do skorzystania z niej są podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej online (lub tzw. kas wirtualnych) w obowiązujących ich terminach oraz podatnicy nie podlegający temu obowiązkowi, którzy rozpoczęli prowadzenie takiej ewidencji przy zastosowaniu kas online, a dotychczas nie używali kas rejestrujących.

Dla kogo ulga

Podstawowym sposobem korzystania z ulgi na zakup kas przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni jest pomniejszanie o kwotę ulgi na zakup kas kwoty podatku należnego. Nie zawsze odliczenie kwoty ulgi jest jednak możliwe. Z oczywistych przyczyn podatnik zwolniony nie ma możliwości odliczenia ulgi na kasę od podatku należnego w deklaracji VAT. Zatem w przypadku podatników rozpoczynających prowadzenie ewidencji sprzedaży w obowiązujących terminach, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione lub korzystających ze zwolnienia z podatku urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty wydatkowanej na kasę na rachunek bankowy podatnika w terminie do 25. dnia liczonym od daty złożenia wniosku. Kluczowym dla skorzystania z ulgi na zakup kasy jest w tym przypadku moment rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, nie tylko sam termin zakupu urządzenia. Podatnicy muszą ponadto posiadać fakturę potwierdzającą zakup kasy rejestrującej oraz dowód zapłaty całej należności za jej zakup.

Jak w praktyce skorzystać z ulgi

Szczegółowe warunki korzystania z ulgi na zakup kas określają przepisy rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika.

W przypadku podatników, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT, zwolnionych od podatku lub dokonujących sprzedaży zwolnionej urząd skarbowy dokonuje zwrotu na rachunek bankowy podatnika. W celu uzyskania zwrotu wymagane jest złożenie wniosku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Przedmiotowy wniosek musi zawierać dane, o których mowa w § 4 ust. 2 rozporządzenia, czyli:

1) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, oraz

2) numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu.

Do wniosku o zwrot ulgi na kasę fiskalną online należy dołączyć także:

1) kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup;

2) kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży;

3) w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – kopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą.

Podstawa prawna:

- art. 111 ust.1, 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz U z 2021 r., poz. 685 ze zm.)

- § 4 ust. 1-3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (DzU z 2019 r. poz. 820).

- § 1–2 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU z 2018 r., poz. 2519 ze zm.)

Kamila Gancarz konsultant podatkowy w zespole ds. Podatków Pośrednich TAXEO Komorniczak i Wspólnicy sp.k.