Zdarza się, że przedsiębiorca chciałby z różnych powodów zrobić przerwę w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Może to być spowodowane np. przyczynami osobistymi, ale także sezonowością działalności. W tym drugim przypadku takie zawieszenia mogą następować cyklicznie. Będzie tak np. w razie prowadzenia placówek gastronomicznych czy noclegowych w miejscowościach wypoczynkowych. W okresie zawieszenia działalności duża część obowiązków przedsiębiorcy także zostaje zawieszona. Jednak nie wszystkie. Poniżej odpowiadamy na najczęściej pojawiające się wątpliwości w tym zakresie.
Jak zawiesić działalność gospodarczą?
Jednoosobową działalność gospodarczą zawiesza się przez złożenie do CEIDG wniosku o zawieszenie działalności. Natomiast działalność prowadzona w formie spółki prawa handlowego jest zawieszana w KRS za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych.
Czytaj więcej:
W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może prowadzić biznesu i osiągać z niego bieżących przychodów.
Pro
Informacja o zawieszeniu przekazywana jest do właściwego urzędu skarbowego, ZUS i GUS, zatem nie jest konieczne składanie odrębnego zawiadomienia do tych instytucji.
Należy pamiętać, że w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (jdg) minimalny okres zawieszenia nie może być krótszy niż 30 dni. Nie został przewidziany termin graniczny, na który maksymalnie możliwe jest zawieszenie działalności. Natomiast przedsiębiorca wpisany do KRS może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy.
Czy w czasie zawieszenia działalności można amortyzować środki trwałe?
Zarówno w przypadku jdg, jak i działalności osób prawnych składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, w której te składniki były używane, nie podlegają amortyzacji podatkowej. Na czas zawieszenia działalności zaprzestaje się więc dokonywania odpisów amortyzacyjnych, a czas zawieszenia nie wlicza się do łącznego okresu amortyzacyjnego danego środka. Oznacza to, że suma odpisów zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów nie zmieni się.
Brak możliwości amortyzacji podatkowej aktualizuje się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność, a więc podatnik może naliczyć odpis amortyzacyjny za miesiąc, w którym zawiesza działalność.
Należy jednak podkreślić, że na gruncie prawa bilansowego nie przewidziano wstrzymania amortyzacji z uwagi na zawieszenie działalności gospodarczej. Oznacza to, że posiadane składniki majątku w okresie zawieszenia działalności powinny być dla celów bilansowych amortyzowane według zasad ogólnych.
Jak rozliczać raty leasingowe należne i zapłacone w okresie zawieszenia działalności gospodarczej?
Zgodnie z art. 25 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (p.p.) w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów oraz jest obowiązany regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.
W związku z tym zgodnie ze stanowiskiem organów, jeżeli taka umowa leasingu została zawarta przed zawieszeniem działalności, a dodatkowo po odwieszeniu działalności przedmiot leasingu będzie nadal wykorzystywany, to raty leasingowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, jako że mają one na celu utrzymywanie przedsiębiorstwa w stanie umożliwiającym jego kontynuowanie, a więc zabezpieczają źródło przychodu. Zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest jednak możliwe dopiero w pierwszym okresie rozliczeniowym po wznowieniu działalności.
Przykład
Pan Krzysztof prowadzi wypożyczalnię kajaków. Wypożyczalnia działa w sezonie letnim (maj–wrzesień). Pan Krzysztof zawiesi działalność od 1 października 2024 r. i odwiesi ją 30 kwietnia 2025 r. Raty leasingowe za samochód z przyczepą do przewozu kajaków płacone w okresie październik-kwiecień (siedem miesięcy) pan Krzysztof rozliczy w kosztach uzyskania przychodów za maj.
Podobnie jest z podatkiem od towarów i usług, podatnik zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od rat leasingowych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, które spełniają przesłanki wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. występuje związek ponoszonych wydatków w okresie zawieszenia działalności gospodarczej z czynnościami opodatkowanymi, które będą wykonywane po jej wznowieniu.
Jak wskazał dyrektor KIS: „Mając jednakże na uwadze fakt, że w okresie zawieszenia podatnik nie jest zobowiązany do składania deklaracji podatkowych prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego może zostać zrealizowanie również przez wykazanie tej kwoty w pierwszej deklaracji składanej po odwieszeniu działalności gospodarczej” (0111-KDIB3-2.4012.324.2021. 3.AZ).
Przykład
Pan Krzysztof rozliczy VAT od rat leasingowych płaconych w okresie od października 2024 r. do kwietnia 2025 r. w deklaracji VAT składanej za maj 2025 r.
Czy w okresie zawieszenia trzeba składać deklaracje podatkowe?
Podatnicy PIT i CIT są zwolnieni z obowiązku wpłacania zaliczek za okres zawieszenia działalności gospodarczej (art. 44 ust. 10 ustawy o PIT, art. 25 ust. 5a ustawy o CIT). Zawieszenie działalności nie zwalnia jednak podatników od złożenia zeznania rocznego, nawet jeśli zawieszenie trwa cały rok podatkowy, a podatnik nie osiągnął w ciągu roku żadnego dochodu.
Podatnicy nie mają natomiast obowiązku składania deklaracji VAT za okresy rozliczeniowe, w których działalność była zawieszona. Należy jednak wskazać, że ustawa o VAT wskazuje przypadki, kiedy zwolnienie z obowiązku złożenia deklaracji VAT w okresie zawieszenia nie ma zastosowania. Jest tak np. w razie WNT czy dokonania czynności opodatkowanej (art. 99 ust. 7a i 7b ustawy o VAT).
Przepisy nie zwalniają przy tym podatnika z obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej na czas zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej – dotyczy to zarówno księgi przychodów i rozchodów, jak i ksiąg rachunkowych. W przypadku prowadzenia pełnej księgowości istnieje możliwość niezamykania ksiąg rachunkowych, jeżeli działalność jednostki pozostawała zawieszona cały rok obrotowy, chyba że jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych lub występują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym (art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości).
Czy w czasie zawieszenia działalności gospodarczej trzeba zrobić spis z natury?
Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, pomimo zawieszenia działalności gospodarczej muszą sporządzać spis z natury w terminach wskazanych w § 24 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w tym na koniec roku podatkowego.
Natomiast w przypadku zawieszenia działalności przez podatników prowadzących księgi rachunkowe zgodnie z art. 26 ust. 5 ustawy o rachunkowości można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji, jeżeli jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych.
Jeśli przedsiębiorca zawiesza działalność od połowy miesiąca, to jak rozliczyć ten niepełny miesiąc (PIT, VAT, składki ZUS i zdrowotne)?
Zwolnienie z obowiązku wpłacania zaliczek dotyczy wyłącznie okresu trwania zawieszenia. Jeśli więc zaliczka dotyczy dochodów osiągniętych przed dniem zawieszenia, to podatnik jest zobowiązany do jej zapłaty, nawet jeśli termin wypadnie w okresie zawieszenia.
Podobnie zwolnienie z obowiązku składania deklaracji VAT dotyczy pełnych okresów rozliczeniowych. W przypadku zawieszenia działalności w trakcie miesiąca konieczne jest zatem złożenie deklaracji VAT za miesiąc, w którym zawieszono działalność.
W przypadku jdg zawieszenie działalności w trakcie miesiąca spowoduje konieczność uiszczenia składki zdrowotnej za cały miesiąc, natomiast składki na ubezpieczenie społeczne proporcjonalnie do liczby dni, w których działalność była aktywna.
Czy w okresie zawieszenia można sprzedać składnik majątku firmy?
Co do zasady w okresie zawieszenia przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z niej bieżących przychodów. Jednak zgodnie z art. 25 ust. 2 pkt 3 p.p. w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie.
Jeżeli przedsiębiorca sprzeda w okresie zawieszenia działalności gospodarczej firmowy składnik majątku, to jak powinien rozliczyć dochód z tego tytułu?
Przychód ze sprzedaży składnika majątkowego będzie stanowił przychód z działalności zarówno na gruncie PIT, jak i CIT. Podatnik będzie mógł rozpoznać koszty uzyskania przychodu w postaci wydatków na nabycie tego środka trwałego pomniejszych o sumę odpisów amortyzacyjnych.
Tak jak zostało wskazane powyżej, w okresie zawieszenia działalności nie dokonuje się amortyzacji. Ewentualna niezamortyzowana część wartości początkowej środka trwałego będzie więc stanowiła koszt podatkowy.
Taki dochód powinien być ujęty przy wyliczaniu zaliczki za pierwszy miesiąc po wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej. Jeżeli natomiast zawieszenie działalności będzie trwało do końca roku podatkowego, w którym nastąpiła sprzedaż, to wówczas kwota uzyskanego dochodu powinna zostać rozliczona w zeznaniu rocznym.
Z perspektywy VAT konieczne będzie złożenie deklaracji podatkowej i wykazanie VAT należnego, ponieważ dokonanie czynności opodatkowanej, jaką jest sprzedaż, stanowi jeden ze wspominanych już wcześniej wyjątków od zwolnienia z obowiązku składania deklaracji w okresie zawieszenia (art. 99 ust. 7b pkt 5 ustawy o VAT).
Przykład
Pani Anna, która jest właścicielką wypożyczalni nart, zawiesiła działalność od 15 marca 2024 r. W sierpniu sprzedała samochód, który był środkiem trwałym w jej firmie. Pani Anna nie składała deklaracji VAT za okresy od kwietnia do lipca. Powinna jednak złożyć taką deklarację za sierpień (do 25 września) i wykazać w niej VAT od sprzedaży oraz w tym samym terminie zapłacić kwotę VAT do urzędu skarbowego.
Autorka jest konsultantem podatkowym w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO, biuro w Krakowie
