Automatyczny zapis to także dowód księgowy

Zgodnie z uchwałą termin „dokument elektroniczny" odnosi się do formy dokumentu, jak np.:

- elektroniczna faktura,

- wydruk z systemu bankowości internetowej,

- elektroniczny dokument magazynowy,

- elektroniczny bilet lotniczy,

- dane z systemów billingowych itp.

Dokument elektroniczny stanowiący dowód księgowy powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 uor dla dowodów księgowych, z uwzględnieniem uproszczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1a uor.

Artykuł 21 uor stanowi, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

- datę operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),

- podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach (art. 20 ust. 5 uor).

Zapisy takie mogą także nastąpić w wyniku wprowadzenia do ksiąg dokumentów elektronicznych, stanowiących dowody księgowe.

Zapisy wprowadzone automatycznie do ksiąg rachunkowych (systemu FK) uważa się za równoważne zapisom dokonanym na podstawie dowodów źródłowych, jeżeli spełniają co najmniej następujące warunki:

a) podczas rejestrowania uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych określoną w art. 21 ust. 1 pkt 2–4 uor;

b) możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych i modyfikację;

c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

d) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.