VAT: ewidencjonowanie na kasie w pytaniach i odpowiedziach

Zaliczki ewidencjonuje się z chwilą otrzymania

- Czy na kasie fiskalnej muszę ewidencjonować otrzymaną zaliczkę?

Tak.

Na kasie fiskalnej należy zaewidencjonować otrzymane zaliczki. Wynika to z § 3 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, w myśl którego otrzymanie całości lub części należności (zapłaty) przed zrealizowaniem sprzedaży podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Przykład

6 marca 2015 r. podatnik otrzymał zaliczkę na wykonanie mebli kuchennych na zamówienie. Otrzymaną zaliczkę, z chwilą jej otrzymania, tj. 6 marca 2015 r., powinien ująć na kasie rejestrującej.

Trzeba mieć rezerwowe urządzenie

- Ewidencjonuję sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej. W ostatnim czasie używana przeze mnie kasa uległa awarii. Nie posiadam zapasowego urządzenia. Do czasu naprawy ewidencjonowałem sprzedaż w formie papierowej. Czy postąpiłem prawidłowo?

Nie.

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, to podatnik jest obowiązany ewidencjonować je przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. A jeśli takie rozwiązanie także jest niemożliwe, to podatnik nie może realizować sprzedaży (art. 111 ust. 3 ustawy o VAT).

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że w czasie awarii kasy fiskalnej czytelnik, nie posiadając rezerwowej kasy rejestrującej, ewidencjonował sprzedaż na rzecz osób indywidualnych w formie papierowej. Niestety, postępowanie podatnika jest nieprawidłowe, gdyż ww. przepis jednoznacznie stanowi, że w takim przypadku (awaria kasy) powinien on ewidencjonować sprzedaż na kasie rezerwowej. A skoro jej nie posiada, to nie powinien w tym czasie prowadzić sprzedaży na rzecz osób indywidualnych.

Nabywca musi dostać paragon

- Sprzedaję przez internet płyty CD z muzyką. Sprzedane płyty wysyłam za pośrednictwem firmy kurierskiej. Sprzedaż ewidencjonuję na kasie fiskalnej. Czy muszę wysłać nabywcy oryginał paragonu?

Tak.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani drukować paragony fiskalne lub wystawiać faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowane dokumenty nabywcom.

Przez paragon fiskalny rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający transakcję sprzedaży (§ 2 pkt 12 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Obowiązek wydania nabywcy paragonu fiskalnego znajduje potwierdzenie w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących, które określa m.in. szczegółowy sposób prowadzenia przez podatników ewidencji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję, wydają nabywcy bez jego żądania paragon fiskalny.

Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 10 kwietnia 2014 r. (IBPP3/443-417/14/JP): „Wnioskodawca, dokonując sprzedaży towaru na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, ma obowiązek zawsze wydać paragon fiskalny nabywcy towaru. Przepisy o podatku od towarów i usług nie precyzują pojęcia wydać. W celu jego wyjaśnienia należy odwołać się do definicji słownikowej. Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego – »wydać« oznacza tyle co dać, przydzielić komuś. Zatem z brzmienia tego przepisu wynika, że podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej obowiązany jest wydać, czyli dostarczyć, paragon nabywcy. Stąd też uwzględniając charakter sprzedaży prowadzonej przez wnioskodawcę – sprzedaż przez internet, co wiąże się z brakiem osobistego kontaktu z nabywcą, stwierdzić należy, że na wnioskodawcy ciąży obowiązek wysłania paragonu nabywcy ".

Czytelnik powinien zatem wysyłać paragony fiskalne nabywcom towarów (płyt z muzyką) łącznie z towarem lub oddzielnie.

Faktura tylko na żądanie

- Klient (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) po otrzymaniu paragonu fiskalnego za poradę prawną zażądał ode mnie wystawienia faktury. Jak powinienem postąpić?

W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej podatnik nie ma obowiązku automatycznego wystawiania faktury potwierdzającej tę sprzedaż. Jednak na żądanie takiego nabywcy powinien wystawić fakturę, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (zob. art. 106b ust. 1, ust. 3 ustawy o VAT).

Uwaga! Fakturę (na żądanie nabywcy) wystawia się:

- nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru/wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (zob. art. 106i ust. 3 pkt 1 w zw. z ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT),

- nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (zob. art. 106i ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).

Nie jest to jednak koniec obowiązków. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że sprzedaż ta została zaewidencjonowana na kasie rejestrującej, a paragon fiskalny został wydany nabywcy. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż (art. 106h ust. 1 ustawy o VAT). Czytelnik powinien zatem odebrać od nabywcy oryginał paragonu i dołączyć go do egzemplarza faktury, który pozostaje u niego.

Obowiązek dołączania paragonu dokumentującego sprzedaż do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika:

- nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (zob. art. 106h ust. 2 ustawy o VAT),

- nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, a więc gdy paragon fiskalny na żądanie nabywcy zawiera jego numer identyfikacji podatkowej (NIP), a kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów taki paragon pełni funkcję faktury uproszczonej (zob. art. 106h ust. 4 w zw. z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT oraz § 8 ust. 1 pkt 17 i § 9 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Z kolei w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 ustawy o VAT).

Gdy nie ma sprzedaży, raport nie jest potrzebny

- Czy raport fiskalny dobowy i miesięczny muszę sporządzać za każdy dzień/miesiąc, nawet jeżeli w danym dniu/miesiącu nie było sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej?

Przez raport fiskalny (dobowy, okresowy, w tym miesięczny, oraz rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku (§ 2 pkt 19 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, a także § 2 pkt 24 rozporządzenia ministra gospodarki z 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, DzU z 2013 r., poz. 1076).

Podatnicy, prowadząc ewidencję:

- sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed pierwszą sprzedażą w dniu następnym (zob. § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących),

- sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (zob. § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Obowiązek sporządzania fiskalnych raportów dobowych jest uzależniony od wystąpienia sprzedaży, która podlega obowiązkowi ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej. Raporty fiskalne dobowe są sporządzane po zakończeniu sprzedaży w danym dniu i ewidencjonują obrót z tego tytułu oraz wskazują kwoty podatku należnego za daną dobę. Brak sprzedaży oznacza, że obrót i kwota podatku mają wartość zerową. Dane o sumarycznym obrocie zostaną wykazane w raporcie fiskalnym miesięcznym. Nie ma zatem potrzeby ani prawnego obowiązku sporządzania raportów dobowych w dniach, w których nie zaewidencjonowano żadnej sprzedaży na kasie rejestrującej. Z kolei obowiązek sporządzenia raportów fiskalnych za okres miesięczny powstaje po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Jeżeli zatem w okresie miesięcznym nie wystąpi sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania, to nie wystąpi również obowiązek sporządzenia raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego). Stanowisko takie potwierdza praktyka organów podatkowych (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 6 listopada 2013 r., IBPP3/443-961/13/KP).

Należy zatem przyjąć, że czytelnik nie będzie miał obowiązku sporządzenia:

- raportów dobowych w dniach, w których nie wystąpiła sprzedaż, co do której istnieje obowiązek zaewidencjonowania na kasie rejestrującej,

- raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) za okresy, w których nie nastąpiła sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania na kasie rejestrującej.

Raport dobowy po zamknięciu wszystkich transakcji

- Prowadzę małą restaurację. Na kasie rejestrującej mam zazwyczaj otwartych kilka transakcji. Czy przed sporządzeniem raportu dobowego powinnam zamknąć wszystkie te transakcje?

Tak.

Podatnicy stosujący kasy, które rozliczają więcej niż jedną transakcję w jednym czasie, zamykają wszystkie rozpoczęte w ciągu danej doby transakcje przed wykonaniem raportu fiskalnego dobowego (§ 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Podatniczka powinna zatem przed sporządzeniem raportu dobowego zamknąć wszystkie rozpoczęte w danym dniu transakcje.

Przykład

Przed północą na kasie fiskalnej restauracji było otwartych siedem transakcji. Najpóźniej o godz. 24 powinny one zostać wszystkie zamknięte i powinien zostać sporządzony dobowy raport fiskalny.

Sprzedaż zwolniona też jest ewidencjonowana

- Jestem lekarzem świadczącym wyłącznie usługi opieki zdrowotnej zwolnione z VAT. Jak powinienem ewidencjonować świadczone przez siebie usługi na kasie fiskalnej?

Podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT, tj. wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub korzystający ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, ewidencjonują wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną (§ 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Skoro czytelnik poza świadczeniem usług zwolnionych nie prowadzi żadnej innej działalności objętej VAT, to literze B powinien przyporządkować zwolnienia z VAT; litera A z mocy prawa przyporządkowana jest do sprzedaży według podstawowej stawki VAT (zob. § 6 ust. 1 pkt 5 i 6 ww. rozporządzenia).