- W prowadzonej działalności przedsiębiorca (osoba fizyczna) wykorzystuje m.in. dwa samochody dostawcze (nie są one samochodami osobowymi w rozumieniu przepisów o PIT). W marcu 2015 r. konieczne było przeprowadzenie remontu skrzyni biegów i układu jezdnego jednego z tych pojazdów. Pozwoliło to przywrócić dotychczasową wartość użytkową pojazdu. W drugim pojeździe zamontowano instalację gazową. Wydatki na remont wyniosły 5800 zł, a na montaż instalacji gazowej 3600 zł (netto). Podatnik odliczy VAT od tych wydatków w całości. Oba pojazdy są środkami trwałymi przedsiębiorcy.

Czy poniesione wydatki przedsiębiorca może bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów czy powinien o ich wartość powiększyć wartość początkową tych pojazdów – środków trwałych? – pyta czytelnik.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Natomiast wydatki na ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 22g ust. 17 powiększają wartość środków trwałych stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych, są wyłączone z kosztów uzyskania przychodu.

Aby zatem rozwiązać problem czytelnika, należy ustalić, czy nakłady poniesione na firmowe pojazdy są ulepszeniem środków trwałych, czy należy je zakwalifikować jako wydatki na remont środka trwałego.

Jeżeli środki trwałe zostały ulepszone w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, to ich wartość początkową powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania. Wartość użytkową mierzy się w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji (zob. art. 22g ust. 17 ustawy o PIT).

Ustawa o PIT nie precyzuje przy definiowaniu ulepszenia pojęć: „przebudowa", „adaptacja", „rozbudowa", „rekonstrukcja", „modernizacja". W przepisach nie ma też definicji pojęcia „remont".

Definicje z praktyki

W praktyce organów podatkowych (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 27 stycznia 2015 r., IBPBI/1/415-1338/14/ /ZK; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 1 kwietnia 2014 r., IBPBI/2/423-214/14/BG; interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 13 września 2013 r., ITPB1/415-733/13/ /PSZ) przyjmuje się, że istotą remontu jest przywrócenie pierwotnego stanu technicznego użytkowanego środka trwałego wraz z wymianą zużytych składników technicznych niezmieniające jego charakteru i funkcji, a następujące w trakcie eksploatacji środka trwałego i będące wynikiem tej eksploatacji (zużycia) oraz niezwiększające jego wartości początkowej.

Z kolei z ulepszeniem środków trwałych mamy do czynienia, gdy następuje ich:

- przebudowa – zmiana (poprawienie) istniejącego stanu środków trwałych na inny,

- rozbudowa – powiększenie (rozszerzenie) składników majątkowych, w szczególności budynków i budowli, linii technologicznych itp.,

- adaptacja – przystosowanie (przerobienie) składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu niż ten, do którego był pierwotnie przeznaczony, albo nadania mu nowych cech użytkowych,

- rekonstrukcja – odtworzenie (odbudowanie) zużytych całkowicie lub częściowo składników majątkowych,

- modernizacja – unowocześnienie środka trwałego.

Ulepszenie środka trwałego polega zatem na dokonywaniu nakładów na ten środek, które powodują wzrost jego wartości użytkowej. Wydatki o charakterze ulepszeniowym, w tym wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł, powiększają wartość początkową środka trwałego. Jeżeli jednak wydatki te nie przekroczą kwoty 3500 zł, to można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo w dacie poniesienia.

Na czym polega różnica

Różnica między nakładami na remont a nakładami na ulepszenie środków trwałych polega na tym, że pierwsze z nich zmierzają do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środków trwałych, a drugie – do podjęcia, rozszerzenia działalności w drodze przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji powodującej istotną zmianę cech użytkowych środków trwałych.

Uwaga! Nie każda wymiana zużytych elementów środka trwałego na nowe, z zastosowaniem nowocześniejszych materiałów, jest ulepszeniem. Przy ocenie, czy mamy do czynienia z remontem, należy brać pod uwagę zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą i postęp techniczny mające wpływ na sposób i środki realizowania prac remontowych.

Wpływ na eksploatację

Za wydatki o charakterze ulepszeniowym należy więc uznać wydatki na montaż instalacji gazowej w pojeździe (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 7 grudnia 2010 r., IPPB1/415-811/10-2/KS). Montaż instalacji gazowej w pojeździe powoduje wzrost jego wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności kosztami jego eksploatacji.

Ze względu na wartość poniesionych nakładów (3600 zł) przedsiębiorca powinien o nie powiększyć wartość początkową pojazdu, w którym zainstalowano tę instalację, i zaliczać do kosztów uzyskania przychodów przez odpisy amortyzacyjne.

Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne), pod warunkiem, że podatnik rozlicza je wyłącznie zgodnie z art. 22a–22o, z uwzględnieniem art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 8 ustawy o PIT).

Przykład

W marcu 2015 r. firma zamontowała i oddała do użytku instalację gazową w firmowym samochodzie dostawczym. W marcu wartością początkowa tego pojazdu powinna zostać powiększona o poniesione wydatki na montaż instalacji: 3600 zł (stosownie do art. 22g ust. 3 ustawy o PIT wartością początkową jest jedynie kwota netto, gdyż VAT zostanie w całości odliczony).

Począwszy od kwietnia 2015 r. przedsiębiorca będzie mógł amortyzować wartość tego ulepszenia. Zakładając, że pojazd jest amortyzowany metodą liniową z zastosowaniem ustawowej 20-proc. rocznej stawki amortyzacyjnej, miesięczny odpis amortyzacyjny od ulepszonego auta będzie większy o 60 zł (3600 zł x 20 proc. /12 miesięcy).

Z kolei wydatki na remont skrzyni biegów i układu jezdnego pierwszego z pojazdów przedsiębiorca może zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych. Nie ulepszają one środka trwałego, mimo że wartość nakładów przekroczyła 3500 zł.

Tylko odtworzenie

W wyniku tych prac remontowych przywrócona została jedynie dotychczasowa wartość użytkowa pojazdu.

Przedsiębiorca może zatem zaliczyć wydatki na remont pierwszego pojazdu bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w kwocie netto, tj. 5800 zł (VAT ma zostać w całości odliczony) w dacie ich poniesienia, tj. w marcu 2015 r.

Potrącalne tylko w roku poniesienia

Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (art. 22 ust. 4 in principio ustawy o PIT).

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (zob. art. 22 ust. 5d ustawy o PIT). -

Uwaga! Straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych nie powiększą kosztów firmy, jeżeli samochody te nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT). Ubezpieczenie OC jest ubezpieczeniem obowiązkowym, więc jego wykupienie nie wystarczy, aby przedsiębiorca rozliczył w kosztach ewentualne naprawy powypadkowe auta. Musi zadbać o AC lub NNW.

Z pytania nie wynika, czy remont pierwszego pojazdu:

- był wynikiem normalnego zużycia – poniesione wydatki mogą być kosztem podatkowym, nawet jeżeli pojazd nie był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym (np. AC),

- był skutkiem uszkodzeń powypadkowych – poniesione wydatki mogą być kosztem tylko i wyłącznie wtedy, gdy pojazd objęty był ubezpieczeniem dobrowolnym.

Autor jest doradcą podatkowym