Świadczenia dla podwładnych za podróże służbowe są dla pracodawcy kosztem

Spółka z o.o. świadczy roboty budowlane na terytorium całego kraju. Pracownikom spółki, którzy wykonują zadania służbowe na poszczególnych budowach zlokalizowanych w różnych miejscach Polski, przysługuje zwrot wydatków związanych z odbyciem podróży służbowej. Jakie zasady obowiązują spółkę przy ustalaniu terminu wypłaty należności za podróż służbową? W którym momencie wydatki z tego tytułu spółka może uznać za koszty uzyskania przychodów?

– pyta czytelniczka.

Zasady rozliczania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej określają przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., ?poz. 167, dalej rozporządzenie). Z § 5 ust. 1 rozporządzenia wynika, że pracownik rozlicza koszty podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Przepis ten nakłada więc na pracownika obowiązek rozliczenia delegacji najpóźniej w ciągu 14 dni po zakończeniu podróży służbowej. Jednak w rozporządzeniu nie ma mowy o tym, w jakim terminie pracodawca ma obowiązek zapłaty należności za czas podróży służbowej po jej rozliczeniu przez pracownika.

Pierwszeństwo ma regulamin

Poza tym, nawet gdyby takie terminy były określone w rozporządzeniu, to trzeba pamiętać, że jego przepisy, co do zasady, dotyczą pracodawców ?z tzw. budżetówki. U pozostałych pracodawców jego przepisy obowiązują dopiero wówczas, gdy pracodawcy ci nie wprowadzili w swoich wewnętrznych przepisach (np. ?w regulaminie wynagradzania) innych terminów rozliczania podróży służbowych. Tak więc terminy związane z rozliczeniem należności delegacyjnych wskazane przepisami rozporządzenia niekoniecznie muszą być stosowane przez pracodawców spoza budżetówki, którzy mogą ustalać własne zasady ?w tym zakresie.

Niezwłoczne po wezwaniu

Pomimo że z obowiązujących w tym zakresie przepisów nie wynika ani termin, ani nawet okres, w którym pracodawca powinien wypłacić należność za czas podróży służbowej pracownika, to taki stan nie skutkuje całkowitą swobodą, jeśli chodzi o termin wypłaty tych należności. Pracodawca powinien wypłacić te kwoty bez zbędnej zwłoki, w terminach określonych przez zakładowe przepisy prawa pracy. ?A jeśli się okaże, że z obowiązujących u pracodawcy przepisów zakładowych (lub z indywidualnych umów zawartych z pracownikami) nie będzie wynikał żaden termin wypłaty należności za czas podróży służbowej, to wtedy należy przyjąć, że świadczenie to powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu pracodawcy do jego wykonania (art. 455 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 kodeksu pracy). Jeżeli więc pracodawca wypłaca pracownikom należności delegacyjne inaczej niż niezwłocznie po złożeniu przez pracownika rozliczenia podróży służbowej, to wówczas powinien liczyć się z przysługującymi pracownikowi odsetkami za zwłokę.

Dopuszczalne różnicowanie

Oznacza to, że pracodawca sam ustala termin wypłaty należności za czas podróży służbowych swoich pracowników, z tym istotnym zastrzeżeniem, że termin ten powinien być niezwłoczny i wynikać ze zwykłego wykonania niezbędnych w tym celu czynności. Ustalony w ten sposób termin nie musi być jednakowy dla wszystkich zatrudnionych ?w firmie pracowników.

Przykład

Pracownicy Alfa sp. z o.o. ?z siedzibą w Poznaniu odbywają podróże służbowe na terytorium kraju. Terminy wypłat należności przysługujących im za czas podróży służbowej pracodawca uregulował w regulaminie wynagradzania. Zostały one ustalone w sposób odmienny ?dla poszczególnych grup zawodowych w firmie, ?z uwagi na ich liczebność ?i czas potrzebny w związku ?z tym na kontrolę formalną ?i merytoryczną złożonych rozliczeń. Z regulaminu wynika, że należności za czas podróży służbowych przysługujące:

Konsekwencje podatkowe u obu stron

Należności przysługujące pracownikom za czas podróży służbowej są u nich przychodami ze stosunku pracy, ?o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Zgodnie natomiast z art. 15 ust. 4g ustawy ?o CIT należności te stanowią dla podatnika (zakładu pracy) koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT. ?W myśl tego ostatniego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności m.in. z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Tym samym należności te wypłacone po terminie stają się kosztem podatkowym dopiero z chwilą ich faktycznej wypłaty lub ewentualnie postawienia do dyspozycji pracownika.

Fiskus potwierdza

Możliwość uznania delegacji za koszt podatkowy w miesiącu, za który jest ona należna, czyli za miesiąc, w którym pracownik złożył jej rozliczenie, przy założeniu, że podatnik (pracodawca) wypłacił należność delegacyjną w terminie zgodnym z przepisami zakładowymi, potwierdzają także organy podatkowe. Przykładem może być interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 5 grudnia 2012 r. (IPPB5/423-978/12-6/AB).  ?W piśmie tym czytamy: „(...) diety z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu (należne za ten miesiąc), ?w którym pracownik dokonał rozliczenia kosztów tej podróży. (...) W kontekście powyższego, rozliczone koszty podróży, tj. należne za bieżący miesiąc zgodnie z regulaminem pracodawcy wypłacone w kolejnym miesiącu, będą kosztem tego miesiąca, za który były należne. Natomiast jeżeli rozliczenie następuje na początku miesiąca następnego, to należne będą w tym miesiącu, ?w którym następuje rozliczenie delegacji. (...) jeżeli rozlicznie podróży służbowej następuje w kolejnym miesiącu, mimo że podróż odbyła się w poprzednim miesiącu, to koszt należny z tytułu podróży służbowej będzie dopiero w miesiącu rozliczenia delegacji".

Tak samo uznała Izba Skarbowa w Katowicach w piśmie ?z 2 grudnia 2013 r. (IBPBI/2/?423-1140/13/AK). Stwierdziła w nim, że: „(...) diety z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu (należne za ten miesiąc), w którym pracownik dokonał rozliczenia kosztów tej podróży. Mając powyższe na uwadze, stanowisko spółki, że koszt delegacji można uznać za koszt uzyskania przychodów w dacie przedłożenia jej rozliczenia, o ile zapłata za delegację nastąpi w terminie określonym w regulaminie, jest prawidłowe".

Przykład

Z firmowego regulaminu wynagradzania wynika, że spółka z o.o. wypłaca należności za czas podróży służbowych w terminie 30 dni od dnia przedłożenia przez pracownika rozliczenia delegacji.

Pracownik spółki z o.o. powrócił ?z delegacji 24 lipca. Rozliczenie delegacji, na druku polecenia wyjazdu służbowego, przedłożył w firmie 31 lipca. Spółka wypłaciła mu należność za czas podróży służbowej 12 sierpnia. Wypłacona kwota jest ?kosztem uzyskania przychodu ?w lipcu (art. 15 ust. 4g ustawy ?o CIT).

Przykład

Spółka z o.o. wypłaciła pracownikowi, o którym mowa ?w poprzednim przykładzie, należność za czas podróży służbowej 10 września, czyli po upływie terminu przewidzianego w regulaminie wynagradzania. Wypłacona kwota jest kosztem uzyskania przychodu w miesiącu faktycznej wypłaty, czyli we wrześniu (art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT).