Przychodem z działalności gospodarczej są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane. Termin otrzymania należności, a nawet problemy z jej ściągalnością zasadniczo nie zwalniają podatnika z obowiązku rozpoznania przychodu. Skutki tej zasady łagodzi możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wierzytelności nieściągalnych i odpisów aktualizujących wartość należności.

Tylko kilka dowodów nieściągalności

Wierzytelność uważa się za nieściągalną, jeśli podatnik odpowiednio udokumentuje, że jest na straconej pozycji. ?W wypadku niższych kwot dokumentem takim jest sporządzony samodzielnie protokół, stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne dochodzenia wierzytelności byłyby wyższe od tej wierzytelności albo co najmniej jej równe.

W pozostałych przypadkach trzeba dysponować albo postanowieniem komornika ?o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycz-?nemu, albo odpowiednim postanowieniem sądu. To ostatnie musi wykazywać zakończenie postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, odmowę ogłoszenia upadłości z likwidacją majątku, gdy ten majątek nie wystarcza nawet na koszty postępowania lub, w takim przypadku, umorzenie postępowania upadłościowego.

Choć art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT mówi o konieczności uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności, to art. 23 ust. 2 tej ustawy podaje już wyczerpujący, przytoczony wyżej katalog dokumentów, jakie trzeba posiadać.

Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku ?z 5 marca 2009 r. (II FSK 1744/07), „Uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności jest dopuszczalne tylko i wyłącznie w sposób opisany w art. 23 ust. 2 ustawy o PIT, który wyczerpująco wskazuje formy dokumentowania nieściągalności wierzytelności". Identyczne stanowisko ten sam sąd wyraził wcześniej w orzeczeniu z 27 listopada 2008 r. (II FSK 1207/07).

Odpis ?aktualizujący

W przypadku gdy nieściągalność wierzytelności może być uprawdopodobniona, ale brak jest powyższych dokumentów, podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisu aktualizującego tę wierzytelność.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 ?pkt 21 ustawy o PIT, kosztem uzyskania przychodów są odpisy aktualizujące wartość należności, określone w ustawie o rachunkowości, jeżeli ich nieściągalność została odpowiednia uprawdopodobniona.

Przepis podatkowy odwołuje się wprost do odpisów określonych w ustawie o rachunkowości, jednak organy podatkowe akceptują również zaliczanie do kosztów trudnych wierzytelności podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów (KPiR), a nie tylko księgi rachunkowe.

Stosuje się ustawę ?o rachunkowości

W interpretacji z 10 marca 2014 r. Izba Skarbowa w Bydgoszczy (ITPB1/415-1299/13/MW) stwierdziła, że: „art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o PIT, wskazujący możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów odpisów aktualizujących wartość należności, ma zastosowanie do podatników prowadzących księgi handlowe na zasadach określonych w ustawie o rachunkowości, jak również tych, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów. Brak bowiem uzasadnienia do różnicowania statusu prawno-podatkowego podatnika wyłącznie z uwagi na rodzaj prowadzonych przez niego urządzeń księgowych".

W piśmie tym czytamy także: „Przepisy ustawy o PIT, odnosząc się do ustawy o rachunkowości, precyzują jedynie katalog należności, od których mogą być utworzone odpisy aktualizujące, które po spełnieniu pozostałych warunków mogą stanowić koszty uzyskania przychodów".

Ustawa o rachunkowości zawiera wytyczne dotyczące wartości odpisów, zależne do sytuacji i postępowania dłużnika. Przykładowo w przypadku należności kwestionowanych przez dłużników oraz tych, z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata w umówionej kwocie nie jest prawdopodobna, dokonuje się odpisu do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności.

Oprócz utworzenia odpisu aktualizującego zgodnego ?z ustawą o rachunkowości podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów ?i rozchodów musi uprawdopodobnić nieściągalność tak odpisywanych wierzytelności. W tym przypadku ustawa o PIT wskazuje jedynie przykłady, które uzasadniają wiarygodne podejrzenie, że pieniędzy nie uda się odzyskać. Nie wyklucza natomiast innych środków prowadzących do takiego uprawdopodobnienia.

Nieściągalność jest uprawdopodobniona m.in. gdy: dłużnik kwestionuje wierzytelność na drodze powództwa sądowego, wierzytelność jest zasądzona prawomocnym wyrokiem sądu i skierowana na drogę postępowania sądowego, dłużnik został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej.

Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji ?z 16 kwietnia 2014 r. (IBPBI/1/415-79/14/JS), odpis aktualizujący będzie stanowił koszt podatkowy w dacie łącznego spełnienia przesłanek z ustawy o PIT i rachunkowości, tj. zaistnienia późniejszej z nich. Z kolei w ww. interpretacji z 10 marca 2014 r. Izba Skarbowa w Bydgoszczy stwierdziła, że „zaliczenie odpisu aktualizującego wartość należności w koszty uzyskania przychodów będzie skutkowało zwiększeniem przychodu do opodatkowania o kwotę tegoż odpisu w sytuacji, gdy ustaną przyczyny, dla których utworzono ten odpis".

Odpis aktualizujący wartość należności ujmuje się ?w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 – „pozostałe wydatki".