Rozliczenie paczek na Dzień Dziecka z ZFŚS

- Z okazji Dnia Dziecka mamy zamiar przekazać dzieciom naszych pracowników paczki ze słodyczami i zabawkami. Zastanawiamy się nad tym, czy wydatki te sfinansować ze środków obrotowych zakładu pracy czy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W jaki sposób powinniśmy rozliczyć podatek dochodowy, VAT oraz składki ZUS od przekazanych paczek? – pyta czytelniczka.

Sposób podatkowo-składkowego rozliczenia paczek przekazanych dzieciom pracowników zależy od źródła, z którego zakład pracy sfinansował ich zakup. Jeżeli został on sfinansowany ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), to wówczas przekazanie paczek powinno nastąpić według zasad określonych przez przepisy ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., ?poz. 592 ze zm.). Przede wszystkim wartość paczek przyznanych dzieciom pracowników nie może być wówczas jednakowa. Wartość ta powinna być zróżnicowana w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika będącego osobą uprawnioną do korzystania ?z funduszu (art. 2 pkt 5 i art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

Bez daniny...

Uznaje się, że gdyby nie stosunek pracy łączący pracownika z pracodawcą, to dziecko pracownika nie otrzymałoby świadczenia w postaci paczki okolicznościowej. Dlatego wartość sfinansowanej ze środków ZFŚS paczki przekazanej dziecku pracownika jest przychodem pracownika ze stosunku pracy. Przychód ten korzysta jednak ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Wynika z niego, że jeżeli świadczenia rzeczowe w postaci paczek z okazji Dnia Dziecka zostały otrzymane przez dzieci pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej (zdefiniowanej w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS) i zostały one w całości sfinansowane ze środków ZFŚS, to ich wartość jest zwolniona od podatku do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony ?i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Zwolnieniem nie będą więc objęte ?np. kupony przyznane przez pracodawcę, które uprawniają pracownika do ich wymiany we wskazanej placówce handlowej na wybrane słodycze lub zabawki dla dzieci.

Do rocznego limitu w kwocie 380 zł należy wliczyć świadczenia otrzymane zarówno przez pracownika, jak ?i przez jego dziecko. Jeżeli zatem wartość paczki wraz z innymi świadczeniami rzeczowymi i pieniężnymi otrzymanymi przez pracownika od początku 2014 r. nie przekroczyła kwoty 380 zł, to przekazanie paczki jego dziecku nie spowoduje obowiązku pobrania przez zakład pracy zaliczki na podatek dochodowy ?w związku z uzyskaniem u pracownika przychodu ze stosunku pracy. ?W przeciwnym razie, tj. gdy wartość paczki spowodowała przekroczenie limitu zwolnienia w kwocie 380 zł, opodatkowaniu PIT podlega nadwyżka ponad ten limit.

Przykład

W lutym 2014 r. pracownik otrzymał ze środków ZFŚS świadczenie pieniężne ?w wysokości 200 zł. W ostatnim dniu maja br. pracownik ten otrzymał również paczkę dla dziecka sfinansowaną ze środków funduszu. Wartość paczki wyniosła 250 zł.

Do całego świadczenia wypłaconego pracownikowi w lutym br. zastosowano zwolnienie od podatku, o którym mowa ?w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Natomiast przekazanie paczki na Dzień Dziecka spowodowało przekroczenie rocznego limitu zwolnienia, wobec czego to świadczenie tylko częściowo jest wolne od podatku, tj. w kwocie 180 zł (380 zł – 200 zł). Wartość paczki, w części przekraczającej roczny limit zwolnienia, ?tj. w kwocie 70 zł (250 zł – 180 zł), zakład pracy powinien skumulować z innymi dochodami uzyskanymi przez pracownika w maju br. i od całości obliczyć oraz pobrać zaliczkę na PIT.

... bez ZUS...

W przypadku sfinansowania zakupu paczek dla dzieci pracowników ze środków ZFŚS nie powstaje obowiązek opłacenia składek na ubezpieczenie społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne. Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach tego funduszu nie są podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Bez znaczenia jest przy tym wartość przekazanej paczki. Świadczenia te są wyłączone z oskładkowania niezależnie od ich wartości. Wyłączenie przychodu z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne skutkuje tym, że nie będzie on też podlegał składce zdrowotnej.

...i bez VAT

Wydanie dzieciom pracowników paczek ze słodyczami i zabawkami ?z okazji Dnia Dziecka, których zakup został sfinansowany środkami ZFŚS, nie stanowi dla zakładu pracy czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Czynności wykonywane przez pracodawcę w ramach działalności socjalnej pozostają poza zakresem jego działalności gospodarczej. Dla świadczeń na rzecz pracowników i ich rodzin, wykonanych w związku z administrowaniem środkami funduszu, zakład pracy nie występuje w charakterze podatnika VAT (zob. wyroki NSA ?z 2 września 2008 r., I FSK 1076/07 oraz z 18 stycznia 2011 r., I FSK 91/10). Wobec tego pracodawca nie nalicza podatku należnego od wartości przekazanych paczek. Z uwagi na to, że przekazanie paczek dla dzieci, sfinansowanych ze środków ZFŚS, jest czynnością, która nie podlega VAT, zakładowi pracy nie przysługuje ewentualne prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z przekazanymi paczkami, np. od zakupu słodyczy i zabawek.

Ze środków obrotowych

Natomiast w przypadku sfinansowania zakupu paczek ze środków obrotowych pracodawcy rozliczenie podatkowo-składkowe wygląda zupełnie inaczej. Przede wszystkim, jeśli zakup zostanie sfinansowany ze środków obrotowych pracodawcy, to wartość paczek przekazanych dzieciom pracowników może być jednakowa. W takim przypadku nie uzależnia się ich wartości od spełnienia tzw. kryterium socjalnego, które jest wymagane przy sfinansowaniu zakupu ?w ramach administrowania środkami ZFŚS.

Wtedy są obciążone

Wartość paczki przekazanej dziecku pracownika, której zakup został sfinansowany ze środków obrotowych pracodawcy, jest dla tego pracownika przychodem ze stosunku pracy, ?o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT (wartość pieniężna świadczeń w naturze). Jego uzyskanie powoduje obowiązek opodatkowania całej wartości świadczenia. W tym przypadku nie ma zastosowania zwolnienie od podatku, o którym mowa ?w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, ponieważ źródłem finansowania paczek nie są środki ZFŚS. Wobec tego wartość przychodu, w kwocie odpowiadającej równowartości paczki przekazanej dziecku, pracodawca powinien skumulować z innymi dochodami uzyskanymi przez pracownika w danym miesiącu i od całości obliczyć oraz pobrać zaliczkę na PIT ?(art. 31 i 32 ustawy o PIT).

Trzeba uiścić składki

W tym przypadku powstanie też obowiązek opłacenia wszystkich składek na ubezpieczenie społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne, tak jak od „zwykłego" składnika wynagrodzenia ze stosunku pracy. Wobec braku przepisów, które wyłączałyby oskładkowanie paczek dla dzieci sfinansowanych ze środków obrotowych, zakład pracy wlicza wartość uzyskanego w ten sposób przychodu pracownika do podstawy wymiaru składek ZUS i rozlicza wszystkie składki związane z istnieniem stosunku pracy.

Czy jest związek ?wW przypadku paczek okolicznościowych sfinansowanych ze środków obrotowych kłopoty sprawia ocena istnienia ich związku z działalnością gospodarczą. A ma to istotny wpływ na rozliczenie VAT.

Można spotkać się ze stanowiskiem, że tego rodzaju zakupy służą wyłącznie potrzebom osobistym pracownika, wobec czego zakład pracy (podatnik) nie powinien odliczać podatku naliczonego od zakupu tych paczek, gdyż nie są one związane z jego działalnością opodatkowaną. W rezultacie nie wystąpi obowiązek naliczenia podatku należnego od ich nieodpłatnego przekazania, o którym mowa ?w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Stanowisko to – w zakresie dotyczącym braku związku zakupu z działalnością podatnika – wydaje się jednak nie do końca trafne.

Dlatego można się też spotkać ?z odmiennym stanowiskiem uznającym, że zakup paczek dla dzieci pracowników, sfinansowany ze środków obrotowych, jest związany z działalnością opodatkowaną podatnika. Wówczas zakład pracy odlicza podatek naliczony od zakupów na paczki przekazane dzieciom, a następnie – na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT – nalicza podatek należny od ich nieodpłatnego przekazania. Ten sam skutek wystąpi, gdy podatnik zakupił towary, np. do dalszej odsprzedaży, wobec czego przy nabyciu odliczył podatek naliczony, a następnie postanowił wykorzystać je w inny sposób, tj. przekazać na paczki z okazji Dnia Dziecka.

Prezenty o małej wartości

Co więcej, uznanie nieodpłatnego przekazania paczek okolicznościowych na rzecz dzieci pracowników za czynność związaną z działalnością gospodarczą nie w każdym przypadku powoduje konieczność zapłaty VAT należnego. Związek przekazania paczek z działalnością gospodarczą podatnika pozwala na wykluczenie ?z opodatkowania VAT, jeśli zgodnie ?z art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o VAT paczki te będą spełniały warunki do uznania za prezenty o małej wartości, tzn. jeśli przykładowo obejmują one artykuły spożywcze lub zabawki, których jednostkowa cena nabycia lub jednostkowy koszt wytworzenia w momencie przekazania nie przekracza ?10 zł netto (chodzi tu o pojedyncze sztuki tych produktów o wartości poniżej 10 zł netto, nawet jeśli ich łączna wartość przekroczy 100 zł) >patrz ramka.

Stanowisko to potwierdziła Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji ?z 26 lipca 2013 r. (ILPP2/443-415/13-4/AD). Wskazała ona, że przekazanie pracownikom artykułów spożywczych w formie paczek okolicznościowych następuje na cele związane ?z działalnością gospodarczą podatnika. Celem przekazania pracownikom paczek okolicznościowych jest bowiem ich wynagrodzenie za pracę świadczoną na rzecz zakładu pracy oraz motywacja do jeszcze bardziej rzetelnego wykonywania tej pracy ?w przyszłości. Ze względu na to, że ?w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej istnieje konieczność zatrudniania i – co za tym idzie – wynagradzania pracowników, to uznanie przekazanych paczek okolicznościowych za element rzeczowy wynagrodzenia ze stosunku pracy pozwala stwierdzić istnienie związku z działalnością gospodarczą podatnika. W tych okolicznościach organ podatkowy uznał, że przekazane pracownikom paczki okolicznościowe są prezentami o małej wartości, co wyklucza ich opodatkowanie, jeżeli zostaną spełnione pozostałe warunki wskazane w art. 7 ust. 3 ?i ust. 4 ustawy o VAT.

Decyduje wartość upominku i prowadzenie ewidencji

Przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika ?jednej osobie towary:

1. o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym ?kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą ?na ustalenie tożsamości tych osób

2. których przekazania nie ujęto w ewidencji, jeżeli jednostkowa ?cena nabycia towaru (bez VAT), a gdy nie ma ceny nabycia, ?jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania ?towaru, nie przekraczają 10 zł.