Początek roku to – obok natłoku obowiązków związanych ?z rozliczeniem poprzedniego roku podatkowego – okres, ?w którym przedsiębiorcy obowiązani są do wypełnienia wielu obowiązków sprawozdawczych wynikających z zatrudniania pracowników. Obowiązki te warto usystematyzować w kolejności chronologicznej ich występowania.

- W terminie do 31 stycznia płatnik jest obowiązany do sporządzenia i złożenia do urzędu skarbowego rocznej deklaracji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R). Obowiązek ten ciąży na płatnikach będących pracodawcami, tj. zarówno osobach fizycznych, jak i innych podmiotach uznawanych za pracodawców. Istotne jest jednak, że ?w przypadku osób fizycznych organem właściwym w sprawie złożenia tej deklaracji jest urząd skarbowy właściwy z uwagi na miejsce zamieszkania płatnika, natomiast w przypadku innych podmiotów jest to urząd skarbowy właściwy z uwagi na siedzibę pracodawcy. Deklarację tę składają również płatnicy, którzy w ciągu roku podatkowego muszą pobierać zaliczki ?z tytułu działalności wykonywanej samodzielnie (art. 13 ?ust. 4–9 ustawy o PIT). Chodzi m.in. o umowę-zlecenie czy umowę o dzieło, w stosunku do których na zleceniodawcy ciąży obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy. Należy jednak zauważyć, że w przypadku poboru zryczałtowanego podatku dochodowego od tego typu wynagrodzeń, który występuje, jeżeli ustalona umową zawartą z osobą niebędącą pracownikiem płatnika kwota należności w miesiącu nie przekracza 200 zł (art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o PIT), płatnik składa deklarację roczną ?PIT-8AR. Deklarację tę składają również płatnicy pobierający zryczałtowany podatek dochodowy z tytułu wypłat dokonywanych zgodnie z art. 29 ustawy o PIT osobom zagranicznym (np. z tytułu umowy-zlecenia).

- W terminie do końca lutego pracodawca jest obowiązany do sporządzenia zeznania rocznego pracownika (PIT-40) i przekazania go podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu. Warunkiem powstania takiego obowiązku jest jednak złożenie przez podatnika przed 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym pisemnego oświadczenia (PIT-12), z którego wynika, że pracownik spełnia warunki (określone w art. 37 ?ust. 1 ustawy o PIT) pozwalające na dokonanie rocznego obliczenia podatku przez płatnika. Zeznanie takie sporządzają pracodawcy, którzy pobierają zaliczki na podatek dochodowy z tytułów wskazanych w art. 31 ustawy o PIT, tj. m.in. zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Obowiązek taki nie istnieje natomiast w przypadku płatników pobierających zaliczki z tytułu umów cywilnoprawnych.

- W terminie do końca lutego następującego po roku podatkowym pracodawca, który nie dokonuje rocznego obliczenia podatku za pracownika, musi przekazać jemu oraz urzędowi skarbowemu imienną informację o osiągniętych przez niego dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11). Informację taką sporządzają i przekazują płatnicy, którzy są obowiązani do poboru zaliczek na podatek dochodowy z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, ale także ci, którzy pobierają zaliczki na podatek dochodowy z tytułu umów cywilnoprawnych ?(z wyjątkiem przypadków, ?w których z tytułu takich umów pobierany jest podatek ryczałtowy, tj. umów wskazanych ?w art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy ?o PIT). Urzędem skarbowym, do którego płatnik przekazuje formularz PIT-11, jest urząd skarbowy właściwy z uwagi na miejsce zamieszkania podatnika. Z kolei w przypadku osób niemających zamieszkania na terytorium RP (podlegających tzw. ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu) w tym terminie powinna być sporządzona deklaracja IFT-1R (informacja o wysokości przychodu/dochodu osiągniętego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania), którą przekazuje się podatnikowi oraz urzędowi właściwemu dla opodatkowania osób zagranicznych.

Autor jest doradcą podatkowym