Zgodnie z podstawową regułą, kosztem uzyskania przychodu może być wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Prezenty wręczane są w celu budowania pozytywnego wizerunku oraz poprawy atmosfery wzajemnych relacji. Nierzadko mają również funkcję promocyjną poprzez odpowiednie oznakowanie logiem firmy, marki albo w inny sposób. Poza tym przedsiębiorcy działają w celu osiągnięcia zysku i są zwykle ludźmi postępującymi wyjątkowo racjonalnie. Dlatego trudno sądzić, aby powszechnie podejmowali działania nienastawione na uzyskanie korzyści. Co do zasady zatem, wartość wręczonych prezentów powinna być uznana za koszt uzyskania przychodów.
Potwierdzają to interpretacje Izby Skarbowej w Warszawie z 31 stycznia 2011 r. (IPPB1/415-1097/10-2/ES) oraz Izby Skarbowej w Katowicach z 21 maja 2010 r. (IBPBI/2/423-353/10/MS), w których czytamy, że prezenty o niewielkiej wartości, opatrzone logo i wydawane masowo obecnym lub potencjalnym kontrahentom są obecne powszechnie i raczej ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania, dlatego można ich wartość zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Wyjątkiem od tej zasady są jedynie działania o charakterze reprezentacyjnym, które ustawy podatkowe (o PIT i o CIT) wymieniają jako wydatki niestanowiące kosztów podatkowych. Dlatego w każdej sytuacji, w której prezent nie pełni w całości, czy też jedynie w części funkcji promocyjnej, przedsiębiorcy narażają się na spór z organami podatkowymi, które właściwie odruchowo kwalifikują takie podarunki jako działania reprezentacyjne.
Należy także uważać na dobór grupy obdarowanych osób, gdyż przekazywanie prezentów jedynie wybranym kontrahentom, nawet w przypadku pełnienia przez te prezenty funkcji promocyjnej, może być uznane przez organy podatkowe za reprezentację (np. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 19 maja 2008 r., IP-PB3-423-313/08-2/KR; interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 października 2012 r., ILPB3/423-307/11/12-S/EK).
Jako koszt reprezentacji organy podatkowe traktują zwykle również prezenty o większej wartości, np. skórzane torby, ekspresy do kawy, aparaty fotograficzne. W takich przypadkach, zdaniem fiskusa, nawet w przypadku umieszczenia wyraźnych oznaczeń firmowych, znaków towarowych, loga, nie można takim prezentom przypisać charakteru reklamowego. Przykładem takiego stanowiska może być interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 7 października 2011 r. (ILPB3/423-307/11-2/EK). Czytamy w niej, że kiedy możliwości finansowe danego podmiotu są większe, nie można uznać, że w jego przypadku prezenty o dużej wartości nie będą kosztem reprezentacji. Takie podejście fiskusa jest szczególnie bolesne dla przedsiębiorców. Trudno bowiem wręczać zwykłe gadżety kluczowym i strategicznym partnerom. Wobec takich osób konieczne jest stworzenie odpowiedniego wizerunku i właściwej atmosfery do zawarcia korzystnych umów. Są to zatem działania wycelowane konkretnie w uzyskanie przychodów bądź zabezpieczenie ich źródła.
—Maciej Jurczyga, doktor nauk ekonomicznych, biegły rewident
Alkohol dla klientów i współpracowników
Od lat problemem pozostaje uznanie za koszt uzyskania przychodu wartości napojów alkoholowych wręczanych jako prezenty. Jest to o tyle dziwne, że w kulturze cywilizacji zachodniej, w przeciwieństwie do np. muzułmańskiej, spożywanie umiarkowanych ilości alkoholu, szczególnie dobrej jakości, nie wiąże się z żadnymi zakazami ani negatywnymi skojarzeniami. Z tego powodu, zarówno w relacjach prywatnych, ale także w biznesowych, markowy trunek jest wygodnym, a więc i bardzo częstym podarunkiem. Co więcej, podarunkiem aprobowanym i docenianym przez obdarowanych. Fiskusa to jednak nie przekonuje i choć potwierdza, że tego typu prezenty są „powszechnie stosowane", to „trudno uznać, iż przekazanie upominku w postaci alkoholu przyczynia się do budowania pozytywnego wizerunku firmy" (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 1 sierpnia 2012 r., ILPB1/415-551/12-2/AG). Jedyną zaś podstawą takiego twierdzenia mają rzekomo być postanowienia ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi(tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 70, poz. 473 ze zm.), w myśl których zabrania się sprzedaży, podawania i spożywania napojów alkoholowych na terenie zakładów pracy.
