- Prowadzę działalność budowlanoremontową. Poniosłem kary umowne za nieterminowe zakończenie prac remontowych spowodowane złymi warunkami atmosferycznymi. Czy poniesiony wydatek z tytułu kar umownych dotyczących nieterminowego zakończenia robót będę mógł zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

– pyta czytelnik.

Zasadą jest, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kar umownych i odszkodowań z tytułu:

- wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,

- zwłoki w dostarczaniu towarów wolnych od wad,

- zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych usług (art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT).

Przepisy nie wykluczają więc z kosztów kar umownych poniesionych w przypadku wykonania umowy w prawidłowy sposób, ale z opóźnieniem.

Zwłokę należy rozumieć jako niespełnienie świadczenia w ustalonym przez strony terminie. Za zwłokę nie można uznać opóźnienia spowodowanego zaistnieniem zdarzeń losowych, czy okoliczności, na które wykonawca nie miał wpływu. W sytuacji opisanej przez czytelnika nie dotrzymał on terminu z przyczyn, za które w żaden sposób nie ponosi odpowiedzialności.

Jeżeli podatnik wykonujący usługi w zakresie robót budowlanych z powodu złych warunków atmosferycznych nie był w stanie wykonać zleconych mu robót w terminie, ma prawo pomniejszyć przychody o wydatki poniesione na kary za nieterminowe zakończenie prac. Kwotę tę powinien wpisać w kol. 13 pkpir „Pozostałe wydatki".

Kara umowna nie powinna być dokumentowana fakturą. Nie można jej bowiem zaliczyć ani do dostawy towarów, ani do świadczenia usług. Prawidłowym dokumentem w tym przypadku może być nota obciążeniowa.

Przykład

Przedsiębiorca, pan Budowniczy, w umowie z klientem zobowiązał się do zakończenia prac budowlanych do 1 czerwca 2013 r. Jednak z powodu ulewnych deszczy zakończył prace z 4-dniowym opóźnieniem. Jak ustalono w umowie, za każdy dzień opóźnienia pan Budowniczy musi zapłacić karę za nieterminowe wykonanie prac w wysokości 1000 złotych netto na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez klienta. Przedsiębiorca zaksięguje notę w prowadzonej przez siebie podatkowej księdze przychodów i rozchodów w następujący sposób:

—Kamil Sikora, partner zarządzający Biuro Rachunkowe Norwegian Finance