Jeszcze kilka miesięcy temu można było mieć wątpliwości co do tego, jak rozwinie się wykładnia prawa w indywidualnych interpretacjach ministra finansów w przedmiocie przechowywania „zdigitalizowanych" faktur papierowych przez ich odbiorcę. W rzeczywistości faktura „zdigitalizowana" jest kopią dokumentu otrzymanego w formie papierowej, sporządzoną przez samego nabywcę świadczenia. Zazwyczaj – jeśli jest efektem skanowania – stanowi wierną kopię graficzną oraz kopię treści dokumentu papierowego.

Czy razem z wersją papierową

Pierwotnie wątpliwości podatników – nabywców świadczeń dotyczyły tego, czy dla zachowania prawa do odliczenia konieczne jest archiwizowanie, obok cyfrowej postaci, oryginału faktury otrzymanego pocztą. Umożliwiałoby to śledzenie historii form i formatów otrzymanego dokumentu aż do momentu jego unicestwienia.

Przepis rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. (dalej: rozporządzenie fakturowe), który stanowi, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobo- wiązania podatkowego (§ 21 ust. 1), nie daje jasnych odpowiedzi. W cytowanym zdaniu – wykładanym literalnie – zawarta jest sugestia, że podatnik nie może pozbyć się dokumentu, który otrzymał (w oryginale). Zapewnienie integralności treści wprawdzie pozwala zaś na tworzenie archiwum elektronicznego, lecz wymaga pokazania dokumentu źródłowego (faktury papierowej). Dokument ten był bowiem przedmiotem obrotu między stronami transakcji i tylko za jego pomocą można przeprowadzić rzetelną kontrolę biznesową. Sugestia ta jest błędna, co jednomyślnie potwierdzają najnowsze interpretacje: Izby Skarbowej w Katowicach z 19 lipca 2013 r. (IBPP2/443-299/13/AMP); Izby Skarbowej w Warszawie z 6 czerwca 2013 r. (IPPP1/ 433-444/13-2/JL); z 21 maja 2013 r. (IPPP1/443-446/13-2/ISZ); z 27 maja 2013 r. (IPPP1/ 443-375/13-2/MP).

Fiskus słusznie uznaje, że wymóg przechowywania papierowych oryginałów, obok archiwów elektronicznych, byłby nieproporcjonalny do zakładanego celu. Liczy się cel przepisu, wyrażony w definicji „integralności treści" faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia fakturowego).

Dane nie mogą być zmienione

Warunek zachowania integralności treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (w szczególności danych, o których mowa w § 5 rozporządzenia fakturowego, identyfikujących wystawcę faktury, nabywcę świadczenia, moment świadczenia, charakter transakcji oraz jej wartość).

Przepisy nie interesują się formą faktury. Innymi słowy, warunek zachowania integralności treści oznacza, że z treści „zdigitalizowanej" faktury, choćby była zaledwie kopią faktury oryginalnie otrzymanej, da się jednoznacznie odczy- tać tę samą transakcję, która wynika z faktury wystawionej i przechowywanej w dowolnej formie oraz w dowolnym formacie przez jej wystawcę. Z tego założenia wychodzą organy interpretacyjne, twierdząc, że podatnik nie jest obowiązany do przechowywania faktury w oryginalnej postaci. Może ją zniszczyć, a przechowywać wyłącznie cyfrowy obraz faktury. Należy zauważyć, że ustawodawca rezygnuje z rozróżniania faktur oryginalnych od ich kopii. Tym samym stawia na integralność treści, a nie formy.

Z datą

Należy jednakże pamiętać o pewnym ważnym zastrzeżeniu dotyczącym nabywcy. Dla nabycia prawa do odliczenia podatku samo zapewnienie integralności treści oraz autentyczności pochodzenia nie jest wystarczające. Artykuł 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT uzależnia możliwość skorzystania z tego prawa od daty otrzymania faktury. Dlatego podatnicy często skanują faktury po ostemplowaniu ich znakiem czasu. Oprócz wpisania daty wpływu oryginalnej faktury do książki korespondencyjnej datę otrzymania oryginału (choćby ten został już zniszczony) warto w jakiejkolwiek formie umieścić na "zdigitalizowanej" kopii. Jednak w razie wątpliwości to data zapisu elektronicznej kopii we właściwym katalogu będzie datą graniczną, od której będzie można udowodnić prawo do odliczenia.

Zmiana formatu jest możliwa

Krzysztof Pysz

doradca podatkowy, Podkarpackie Biuro Analiz Podatkowych

Zmiana formatu jest możliwa Liberalne stanowisko ministra finansów powinno również obejmować sytuację, w której w procesach archiwizacji wykorzystywane jest oprogramowanie pozwalające na transkrypcję zapisu graficznego (plik nieustrukturyzowany w formacie PDF, JPG, tiff, itd.), będącego wynikiem skanowania papierowej faktury, na tekst, który jest zapisywany i odczytywany w innej niż pierwotna konwencji graficznej (w formie plików ustrukturyzowanych, np. xml, csv). W tej sytuacji, nie dość, że niszczy się papierowy oryginał, to usuwa się również plik nieustrukturyzowany, który jest jedynie tworem tymczasowym, kopią roboczą. Przechowywany jest wyłącznie plik odległy graficznie od faktury wystawionej przez sprzedawcę, lecz identyczny co do treści (treść faktury nie podlega zmianom). Argumentacja stosowana przez ministra finansów zdaje się obejmować również te sytuacje, wychodząc naprzeciw potrzebom obrotu gospodarczego. Liberalne stanowisko zdaje się prowadzić do konkluzji, że fakturowanie wymaga przechowywania w zasobach obydwu stron transakcji dokumentów o zgodnej treści co do warunków przeprowadzonej transakcji. Przechowywana forma faktury czy jej format pozostają w gestii podatników. Dodatkowo historie konwersji z jednej formy na inną oraz z jednego formatu na inny nie wymagają przechowywania na potrzeby kontroli. Organ podatkowy nie ma podstaw do kwestionowania prawa do odliczenia tylko dlatego, że podatnik nie przechowuje wszystkich jej wersji.