Jeszcze kilka miesięcy temu można było mieć wątpliwości co do tego, jak rozwinie się wykładnia prawa w indywidualnych interpretacjach ministra finansów w przedmiocie przechowywania „zdigitalizowanych" faktur papierowych przez ich odbiorcę. W rzeczywistości faktura „zdigitalizowana" jest kopią dokumentu otrzymanego w formie papierowej, sporządzoną przez samego nabywcę świadczenia. Zazwyczaj – jeśli jest efektem skanowania – stanowi wierną kopię graficzną oraz kopię treści dokumentu papierowego.
Czy razem z wersją papierową
Pierwotnie wątpliwości podatników – nabywców świadczeń dotyczyły tego, czy dla zachowania prawa do odliczenia konieczne jest archiwizowanie, obok cyfrowej postaci, oryginału faktury otrzymanego pocztą. Umożliwiałoby to śledzenie historii form i formatów otrzymanego dokumentu aż do momentu jego unicestwienia.
Przepis rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. (dalej: rozporządzenie fakturowe), który stanowi, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobo- wiązania podatkowego (§ 21 ust. 1), nie daje jasnych odpowiedzi. W cytowanym zdaniu – wykładanym literalnie – zawarta jest sugestia, że podatnik nie może pozbyć się dokumentu, który otrzymał (w oryginale). Zapewnienie integralności treści wprawdzie pozwala zaś na tworzenie archiwum elektronicznego, lecz wymaga pokazania dokumentu źródłowego (faktury papierowej). Dokument ten był bowiem przedmiotem obrotu między stronami transakcji i tylko za jego pomocą można przeprowadzić rzetelną kontrolę biznesową. Sugestia ta jest błędna, co jednomyślnie potwierdzają najnowsze interpretacje: Izby Skarbowej w Katowicach z 19 lipca 2013 r. (IBPP2/443-299/13/AMP); Izby Skarbowej w Warszawie z 6 czerwca 2013 r. (IPPP1/ 433-444/13-2/JL); z 21 maja 2013 r. (IPPP1/443-446/13-2/ISZ); z 27 maja 2013 r. (IPPP1/ 443-375/13-2/MP).
Fiskus słusznie uznaje, że wymóg przechowywania papierowych oryginałów, obok archiwów elektronicznych, byłby nieproporcjonalny do zakładanego celu. Liczy się cel przepisu, wyrażony w definicji „integralności treści" faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia fakturowego).
Dane nie mogą być zmienione
Warunek zachowania integralności treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (w szczególności danych, o których mowa w § 5 rozporządzenia fakturowego, identyfikujących wystawcę faktury, nabywcę świadczenia, moment świadczenia, charakter transakcji oraz jej wartość).
