Niewątpliwie dużym problemem towarzyszącym rozliczaniu wydatków na imprezy integracyjno-szkoleniowe dla pracowników oraz uczestników spoza firmy jest to, że tego typu wydatki ponoszone są najczęściej łącznie. Próżno szukać w przepisach sposobu umożliwiającego podział wydatków. Dodatkowo organy podatkowe nie wskazują klucza rozliczeniowego mającego powszechne zastosowanie do wszystkich podatników, proponując jedynie podział wydatków na koszty podatkowe i niepodatkowe w indywidualnie wydawanych dla przedsiębiorców interpretacjach.
Najczęściej stosowanym kluczem przy rozliczaniu imprez integracyjnych jest klucz osób. Podatnik powinien posiadać listę osób uczestniczących w spotkaniu w podziale na pracowników oraz na osoby spoza firmy, czyli członków rodzin etatowców oraz klientów. Łącznie poniesione wydatki na organizację spotkania należy podzielić przez liczbę uczestników i następnie pomnożyć przez liczbę pracowników. Wynik będzie można zaliczyć do kosztów podatkowych. Pozostała część wydatków powinna zostać zaklasyfikowana do kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.
Uwaga! Jeżeli spółka organizująca imprezę integracyjną dla pracowników oraz osób trzecich nie będzie w stanie wydzielić wydatków przypadających wyłącznie na pracowników, to urząd skarbowy może zakwestionować zasadność zaliczenia do kosztów podatkowych jakiejkolwiek kwoty z wydatkowanych środków. Takie stanowisko można odnaleźć w interpretacji wydanej przez Izbę Skarbową w Poznaniu 30 kwietnia 2009 r.: „Skoro Spółka nie jest w stanie wydzielić wydatków odpowiadających udziałowi w imprezach pracowników, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów" (ILPB3/423-113/09-6/MC).
Odliczenie VAT
Odliczanie VAT naliczonego z faktur dokumentujących organizację imprezy integracyjnej jest znacznie mniej problematyczne i bardziej klarowne niż stosowanie przepisów ustawy CIT. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę VAT z dowodów dokumentujących organizację imprezy w takim zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, o ile nie zostały wymienione w art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy VAT. W konsekwencji oznacza to, że gdy spółka prowadzi działalność wyłącznie opodatkowaną, to przysługuje jej pełne prawo do odliczenia VAT.
Zgodnie zaś z interpretacją Izby Skarbowej w Poznaniu z 8 kwietnia 2010 r. (ILPP2/443-200/10-4/SJ) gdy podatnik prowadzi działalność mieszaną, tj. opodatkowaną i zwolnioną, „może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego". Oczywiście jeśli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż zwolnioną od VAT, to nie będzie mógł odliczyć podatku z faktur dotyczących imprezy integracyjnej.
