Amelia Górniak doradca podatkowy i starszy consultant Crido Taxand sp. z o.o.
W świetle ostatniego wyroku wydanego w składzie siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego (II FSK 702/11) oraz postanowienia tego sądu (II FPS 7/12) każdy szeroko rozumiany wydatekzwiązany ze spotkaniem z kontrahentem w kontekście kosztów podatkowych należy oceniać indywidualnie.
Jeśli podatnik będzie w stanie wykazać, że lunch z kontrahentem jest ukierunkowany na osiągnięcie konkretnego przychodu i taki sposób zawierania kontraktu jest typowy dla branży, w której działa, to wówczas zaliczenie takiego wydatku w poczet kosztów wydaje się uzasadnione. Kolacja dla inwestorów na koniec inwestycji również jest częstą praktyką wśród przedsiębiorców. Jeżeli takie posiłki mają miejsce w przypadku stałej współpracy bądź planów realizacji kolejnych inwestycji, to nie powinny one być kwestionowane jako koszty.
Więcej wątpliwości może budzić kwalifikacja wydatków na „event" dla kontrahentów promujący tylko markę. Tutaj należy ustalić, czy mamy do czynienia z promocją konkretnego produktu (usługi), czy też z kreowaniem wizerunku firmy. Każdorazowo trzeba się zastanowić, na ile charakter takiego wydarzenia, jego formuła, oraz treści na nim przedstawiane będą miały związek z osiągnięciem przychodu. W tym pierwszym przypadku możemy uznać, że mamy do czynienia z działaniami marketingowymi (reklamą), mającymi na celu zwiększenie sprzedaży oferowanych towarów i w takiej sytuacji podatnikowi łatwiej jest wykazać związek kosztu z przychodem.
Takiego bezpośredniego przełożenia kosztu na konkretny przychód nie ma natomiast w drugim przypadku, czyli w przypadku wydarzenia służącego budowaniu korzystnego wizerunku firmy. Takie działania, często długofalowe i niezwiązane z realizacją konkretnego kontraktu, w świetle wyroku NSA, mieszczą się w pojęciu reprezentacji i jako takie podlegają wyłączeniu z kategorii kosztów. Co istotne, w ostatnim wyroku NSA odszedł od podziałów usług gastronomicznych na świadczone na zewnątrz i wewnątrz firmy.
Na dalszy plan zeszła też tak często wcześniej powoływana kwestia wystawności i okazałości. Kluczowe znaczenie, w ocenie sądu, ma bowiem związek kosztu z przychodem i pod tym kątem należy dokonać kwalifikacji danego wydatku.
Z tej perspektywy podatnicy będą musieli zwrócić uwagę na odpowiednie udokumentowanie wydatków fakturą, która pozwoli na wyodrębnienie poszczególnych kategorii wydatków (np. na alkohol, który nie mieści się w kategorii kosztów). Przydatne jest również załączenie opisu, który wskazywałby kontrahenta, dla którego organizowane było spotkanie oraz np. konkretny projekt biznesowy czy też kontrakt.
W przypadku sporu z fiskusem podatnik może bronić się wszelką dokumentacją związaną z danym przedsięwzięciem i klientem. Może to być np. broszura obejmująca plan spotkania, protokół ustaleń, prezentacja, korespondencja elektroniczna dotycząca planów spotkania i podjęcia konkretnych działań, w tym omówienia przedsięwzięcia.
—oprac. Aleksandra Tarka
