Wydatki możemy rozliczać, jeśli jesteśmy opodatkowani według skali lub stawką liniową. Nie ma tej możliwości przy ryczałcie i karcie podatkowej.

Co mówią przepisy

Przychód z działalności można pomniejszyć o koszty jego uzyskania. Zalicza się do nich koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania i zabezpieczenia jego źródła. Mówiąc prościej – odliczymy wydatki na działalność gospodarczą, zarówno takie, które bezpośrednio przyczyniają się do zawarcia transakcji, jak i związane z codziennym funkcjonowaniem firmy.

Trzeba też pamiętać o art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Tam znajduje się tzw. negatywny katalog kosztów, czyli wydatków, których nie odliczymy.

Podstawowe nakłady....

Jakie wydatki zaliczymy do podatkowych kosztów? Przede wszystkim na zakup towarów, którymi handlujemy oraz związane z usługami, które świadczymy. Oprócz tego najczęściej odliczymy też:

- faktury za służbowe rozmowy telefoniczne i dostęp do Internetu,

- opłaty związane z siedzibą firmy (także wtedy, gdy znajduje się w mieszkaniu),

- koszty eksploatacji służbowego samochodu – benzyna, remonty, wymiana opon,

- amortyzację majątku firmy – siedziby, samochodu, komputera,

- wydatki na wyposażenie – telefon, biurko, szafa na dokumenty,

- opłaty związane z prowadzeniem rachunku bankowego,

- nakłady na promocję,

- pensje pracowników,

- wydatki na wyjazdy służbowe,

- opłaty za podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

... i kosztowne drobiazgi

Oprócz poważniejszych inwestycji w działalności ponosimy także mnóstwo niewielkich wydatków, które po zsumowaniu mogą być istotną pozycją w firmowym bilansie. Dlatego warto gromadzić dowody księgowe (faktury, rachunki) potwierdzające zakupy. Kosztem firmy mogą być przykładowo materiały biurowe – papier, segregatory, koperty, koszulki do dokumentów, zszywki. Przedsiębiorcy mogą być potrzebne również środki czystości, np. specjalny płyn do usuwaniu brudu z ekranu monitora.

Straciłeś, rozlicz

W podatkowych kosztach można też wykazać straty w firmowym majątku.

Przykład

Pan Kowalski prowadzi działalność handlową. Na firmowe potrzeby wykorzystywał samochód, który zaliczył do środków trwałych. Kosztował on 44 000 zł. We wrześniu auto skradziono.

Jego wartość pan Kowalski pomniejszył o dokonane odpisy amortyzacyjne, tj. 23 000 zł i wpisał kwotę 21 000 zł (strata w środku trwałym) w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów.

Podstawą zapisu był dowód księgowy sporządzony na podstawie protokołu policyjnego. Warunkiem uznania straty za koszt było objęcie samochodu ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT).

Przykład

Pan Kowalski jest właścicielem firmy produkcyjnej. Wykorzystywał w niej maszynę o wartości 70 000 zł.

Została ona całkowicie zniszczona podczas pożaru zakładu. Ponieważ zamortyzował maszynę w połowie, strata z tytułu jej zniszczenia wynosi 35 000 zł. Pan Kowalski wpisze ją w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów. Oczywiście stratę musi udokumentować (przyda się tu protokół policyjny i straży pożarnej na podstawie których opisze zdarzenie).

W kosztach możemy też wykazać należności, które nie zostały zapłacone przez kontrahentów. Warunkiem jest uprawdopodobnienie ich nieściągalności i udokumentowanie. Najprościej jest z niewielkimi kwotami.

Przykład

Pan Kowalski prowadzi działalność handlową. Zaksięgował przychód ze sprzedaży towarów w wysokości 300 zł.

Kontrahent nie zapłacił, pan Kowalski sporządził więc protokół, w którym wykazał, że koszty dochodzenia długu byłyby wyższe od jego kwoty. Na tej podstawie uznał wierzytelność za nieściągalną i zaliczył ją do kosztów (kolumna 13 księgi przychodów i rozchodów).

Spory z urzędami

Rozliczenie wydatków w kosztach to najczęstsza przyczyna sporów przedsiębiorców z fiskusem. Dlatego musimy przede wszystkim pamiętać, że powinny być związane z działalnością (i prawidłowo udokumentowane).

Urzędnicy w czasie kontroli na pewno to sprawdzą. Przykładowo, mogą złożyć wizytę w mieszkaniu, w którym jest zarejestrowana firma i sprawdzić, czy faktycznie jest w nim prowadzona działalność i czy wydatki na media mogą być podatkowym kosztem.

Przyjrzą się też wyposażeniu firmy. Jeśli znajdą służbowy komputer w dziecięcym pokoju, ciężko ich będzie przekonać, że znalazł się tam zupełnie przypadkowo.