- Urządzamy spotkania promocyjno-reklamowe dla naszych klientów. Organizujemy je samodzielnie, bez pomocy zewnętrznych firm. Spotkania mają charakter warsztatów, na których potencjalni klienci mają okazję zapoznać się ze sprzętem produkowanym przez naszą spółkę, co ma ich skłonić do nabycia prezentowanych urządzeń. Czasami takie spotkania trwają dwa dni i są organizowane w hotelach. W związku z organizacją tych spotkań otrzymujemy faktury za nocleg uczestników warsztatów oraz za usługi gastronomiczne (katering), czyli poczęstunek serwowany na tych spotkaniach. Czy koszty noclegu i poczęstunku mogą być naszym kosztem podatkowym?
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Stosownie natomiast do art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Kwestia możliwości uwzględniania w kosztach podatkowych wydatków na spotkania promocyjne, a w szczególności związanych z tymi spotkaniami wydatków poniesionych na gastronomię, nie została jednoznacznie rozstrzygnięta w orzecznictwie i interpretacjach organów podatkowych. Co do zasady przyjmuje się, że koszty noclegów uczestników ponoszone w związku z takimi spotkaniami mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.
Inaczej ma się jednak kwestia usług gastronomicznych. Organy podatkowe i część orzecznictwa wskazują, że tego typu usługi, z uwagi na ich reprezentacyjny charakter, nie mogą być kosztem podatkowym. Niekiedy uzależniają też możliwość rozliczenia w kosztach wydatków na gastronomię od tego, czy posiłki są serwowane w restauracjach.
Przykładowo, w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 7 sierpnia 2012 r. (IPPB5/423-384/12-6/RS) wskazano, że: „Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na artykuły spożywcze (z wyłączeniem napojów alkoholowych) podczas organizowanych spotkań promocyjnych dotyczących dystrybuowanych przez niego produktów leczniczych, wyrobów medycznych lub dermoceutyków, o ile podczas przedmiotowych spotkań nie są nabywane usługi gastronomiczne w lokalach gastronomicznych".
Można jednak spotkać stanowisko, zgodnie z którym za koszt uzyskania przychodu mogą być uznane wydatki na część szkoleniową i promocyjną (reklamową) konferencji/spotkania wraz z niezbędnymi kosztami wyżywienia i zakwaterowania uczestników, kosztami wynajęcia sal konferencyjnych itp.
W mojej ocenie, w przedstawionej sytuacji możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów zarówno wydatków na nocleg uczestników, jak i wydatków na poczęstunek serwowany podczas spotkań. W tym bowiem przypadku trudno uznać, że poczęstunek jest serwowany w lokalu gastronomicznym. Zakładam bowiem, że nie jest to hotelowa restauracja, tylko wydzielona sala, na której odbywają się spotkania/warsztaty.
Istnieje co prawda ryzyko zakwestionowania takiego rozliczenia wydatków na gastronomię przez organy podatkowe w razie ewentualnej kontroli. Jeżeli jednak spółka będzie dysponować dowodami potwierdzającymi promocyjno-reklamowy charakter spotkania/warsztatu, to wydaje się, że kwalifikacja wydatków na poczęstunek serwowany podczas spotkań promocyjnych do kosztów podatkowych jest do obronienia na etapie ewentualnego postępowania przed sądem administracyjnym.
W przypadku opisanym w pytaniu ponoszony przez czytelnika (firmę organizującą spotkania) wydatek nie ma charakteru reprezentacji, lecz jest elementem świadczenia marketingowego/promocyjnego.
—Hanna Kozłowska doktor nauk ekonomicznych, doradca podatkowy, biegły rewident w KDA grupa HLB w Poznaniu
