Wydatki na wyposażenie biura w domu a koszt uzyskania przychodu

Wydatki prywatne fiskus z pewnością zakwestionuje.

Przedsiębiorca, który decyduje się przerobić część swojego mieszkania lub domu na firmowe biuro, może wydatki na jego wyposażenie ująć w kosztach uzyskania przychodów. Jednak tylko takie, których związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości. Przy rozliczaniu wydatków wskazany jest zatem zarówno rozsądek, jak i umiar.

Fiskus nie powinien zakwestionować zaliczenia do kosztów podatkowych takiego wyposażenia mieszkania przeznaczonego na biuro, jak szafy na dokumenty, biurko, krzesło, sprzęt komputerowy, drukarki, faksy, aparat telefoniczny. To dlatego, że wszystkie te rzeczy są potrzebne przy prowadzeniu firmy. Bez problemu zatem podatnik wykaże związek poniesionych wydatków z działalnością gospodarczą.

Trudniej będzie jednak uzasadnić próby wrzucenia do kosztów podatkowych innych wydatków, np. na zakup pralki czy żelazka.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 14 października 2005 r. (I SA/Kr 261/03)

orzekł, że „z samego faktu zarejestrowania działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym nie wynika możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu całości poniesionych wydatków na jego wyposażenie, w szczególności takich wydatków jak zakup chłodziarki, żelazka, pralki”. Fiskus łatwo może wykazać, że sprzęty te służą osobistym celom podatnika.

Od razu lub poprzez odpisy

Gdy rzeczy będące wyposażeniem domowego biura są własnością podatnika, są kompletne i zdatne do użytku, a przewidywany okres używania ich na potrzeby firmy jest dłuższy niż rok, należy ująć je w ewidencji środków trwałych i dokonywać od nich odpisów amortyzacyjnych. Jeśli jednak jednostkowa wartość zakupionego sprzętu biurowego nie przekracza 3500 zł, można wydatek taki zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych (lub amortyzować – decyzję w tej sprawie podatnik podejmuje sam).

Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 22 maja 2009 r. (IPPB1/415-113/09-4/EC). Podatniczka planowała wynajęcie pokoju. Zamierzała przeznaczyć go na przygotowywanie się do świadczenia usług stomatologicznych (opracowywanie procesu i strategii leczenia pacjentów) oraz przechowywanie dokumentacji. W związku z tym pokój trzeba było wyposażyć w meble.

Izba skarbowa stwierdziła, że wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Przy czym „w przypadku gdy wartość jednostkowa pojedynczego składnika wyposażenia (meble, telewizor, amplituner, głośniki) nie przekracza 3500 zł, wnioskodawczyni może wydatek na zakup takiego wyposażenia – na podstawie art. 22d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, w miesiącu oddania ich do używania, chyba że podejmie decyzję o ich amortyzacji w sposób wskazany w art. 22f ust. 3 ww. ustawy”.

Wcześniejsze używanie nie jest przeszkodą

Do środków trwałych podatnik może zaliczyć nie tylko nowy sprzęt biurowy, ale również używany (np. biurko czy komputer, które wcześniej używał na cele osobiste).

Jeśli jednak wprowadza do firmy środek trwały kupiony przed jej założeniem, powinien liczyć się z tym, że będzie musiał ustalić jego wartość. I to aktualną (uwzględniając oczywiście stopień zużycia) i dopiero od tej wartości naliczać odpisy amortyzacyjne. Nie jest to jednak konieczne, gdy ma fakturę zakupu np. komputera. Wtedy może przyjąć pierwotną cenę (mimo że komputer stracił już na wartości).

Potwierdzają to liczne interpretacje fiskusa, stwierdzające, że „wartość początkową środka trwałego nabytego w drodze kupna ustala się na podstawie ceny jego nabycia. (...) wartość początkową należy zatem ustalić w wysokości kwoty z faktury potwierdzającej zakup” (tak np. pismo Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 12 czerwca 2009 r. (ITPB1/415-436/09/TK).