VAT: Zaliczkę należy potwierdzić fakturą

Przed otrzymaniem towaru lub wyświadczeniem usługi przedsiębiorcy często płacą zaliczki. Zgodnie z art. 19 ust. 11 ustawy o VAT „Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części”.

Z tego wynika, że podatnik zobowiązany jest do analizowania wpływów na konto, gdyż rodzić to może po jego stronie obowiązek wystawienia faktury i zaewidencjonowania jej w rejestrze VAT oraz wykazania sprzedaży w deklaracji VAT.

Bez przesunięcia

Fakturę dokumentującą wpływ zaliczki do firmy można jednak wystawić nie później niż w ciągu siedmiu dni od zdarzenia, jakim jest wpływ należności za przyszłe wydanie towaru lub  usługi.

Siedem dni na wystawienie faktury

Zgodnie z § 10 rozporządzenia z 28 marca 2011 regulującego zasady wystawiania faktur:

-  Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy.

- Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

- Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia tzw. fakturę końcową (zawierającą co do zasady te same elementy co zwykła faktura), na której sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności. Taka faktura powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

- Jeżeli faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury końcowej.

Nie umożliwia to jednak przesunięcia momentu powstania obowiązku podatkowego na okres następny po okresie wpływu zaliczki.

Przykład

4 października spółka stwierdziła wpływ należności na swój rachunek bankowy (przedpłata na prenumeratę tygodnika), co nastąpiło 30 września. Fakturę wystawiła 5 października, mieszcząc się w terminie określonym w przepisach.

Choć faktura została – zgodnie z przepisami – wystawiona w miesiącu następnym po wpływie należności, w ewidencji i deklaracji VAT należy ująć ją w miesiącu wpływu należności czyli we wrześniu.

Częste pomyłki

Wymogi stawiane fakturom zaliczkowym określa § 10 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 68, poz. 360).

Oprócz elementów wymaganych w każdej fakturze rozporządzenie wskazuje dodatkowe, które powinny się znaleźć na fakturze zaliczkowej, aby była ona wystawiona zgodnie z przepisami.

Wymagane elementy

Faktura stwierdzająca otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej:

1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2) numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

3) datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „Faktura VAT” lub „Faktura VAT-MP”, kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku określonym w ust. 3 – również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot otrzymanych wcześniej części należności brutto;

4) stawkę podatku;

5) kwotę podatku wyliczoną według wzoru >patrz ramka niżej;

6) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;

7) datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), o której mowa w ust. 1 – 3, jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

Jak wyliczyć podatek

Kwota, która wpływa na konto podatnika przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru, jest kwotą brutto. Sposób  prawidłowego wyliczenia kwot netto i podatku należnego minister finansów wskazał w § 10 ust. 4 pkt 5 rozporządzenia z 28 marca 2011. Stosujemy następujący wzór:
KP = (ZB x SP) / (100 + SP)

gdzie:

KP – oznacza kwotę podatku

ZB – oznacza kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto

SP – oznacza stawkę podatku

Do elementów tych (często pomijanych przez wielu podatników) zaliczyć można m.in. datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury, oraz wskazanie numerów faktur zaliczkowych (cząstkowych) wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Pamiętać także należy, że jeżeli cząstkowe faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, to sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia już faktury (podatnicy często błędnie wystawiają fakturę rozliczeniową na wartość zerową).