W zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przedsiębiorcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Art. 86 ustawy o VAT wskazuje, że w przypadku krajowej dostawy towarów oraz krajowego świadczenia usług prawo do obniżenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (bądź za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych), a na kwotę podatku naliczonego składa się suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika.
Podstawą do potrącenia przez nabywcę podatku naliczonego jest wyłącznie oryginał faktury VAT lub faktury korygującej albo ich duplikat.
Potwierdził to Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z 18 czerwca 2009 (I SA/Gd 217/09), uznając, że „jedynym dokumentem pozwalającym na odliczenie podatku naliczonego jest faktura lub jej duplikat, brak tych dokumentów stwierdzony w postępowaniu kontrolnym skutkuje uznaniem odliczenia w części nieudokumentowanej jako nieuzasadnionego”.
Identyczne stanowisko zajął Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 20 maja 2009 (I FSK 310/08).
Drugi egzemplarz
Jeśli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, wówczas zgodnie z § 20 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011, regulującego m.in. zasady wystawiania faktur, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej (również gdy faktury i faktury korygujące przesłano w formie elektronicznej).
Ważne jest, aby faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie dodatkowo zawierała wyraz „duplikat” oraz datę jej wystawienia.
Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (w przypadku faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji).
Wnioski są następujące:
- duplikat faktury jest drugim jej egzemplarzem, dokumentującym tę samą czynność,
- uprawnia do odliczenia określonego w nim podatku naliczonego,
- przy rozliczeniu duplikatu faktury należy stosować przepisy dotyczące terminów rozliczania faktur.
Reasumując, duplikat faktury jest niczym innym jak tą samą fakturą, która uległa zniszczeniu lub zaginięciu, i stosuje się wszelkie przepisy odnoszące się do faktury.
Wobec tego podatnik, który utracił faktury, jest zobligowany do wystąpienia o ich duplikaty z własnej inicjatywy i we własnym interesie bądź do skorygowania złożonych wcześniej deklaracji VAT-7 o kwoty podatku naliczonego przy zakupach, których nie można udokumentować ani oryginałami faktur, ani ich duplikatami (tak stwierdził WSA w Gdańsku w cytowanym wyżej wyroku z 18 czerwca 2009).
Kiedy można odliczyć VAT z duplikatu faktury? Odpowiedź na to pytanie zależy od tego, czy podatnik:
- nie otrzymał faktury pierwotnej (fakt jej otrzymania nie został nigdzie odnotowany, uległa zniszczeniu lub zaginęła, zanim dotarła do podatnika),
- otrzymał fakturę pierwotną, która uległa zniszczeniu lub zaginęła po dotarciu do podatnika.
Oryginał nie dotarł
W pierwszym przypadku duplikat traktuje się jako fakturę pierwotną. Prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał duplikat lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Potwierdzają to interpretacje izb skarbowych: w Poznaniu z 26 lutego 2008 (ILPP1/443-437/07-2/AI) i w Warszawie z 23 listopada 2009 (IPPP3/443-794/09-4/KG).
W tej ostatniej czytamy, że „duplikat faktury VAT nie stanowi odrębnej podstawy do dokonania odliczenia podatku naliczonego, jest jedynie dokumentem zastępczym, w sytuacji gdy podatnik nie miał możliwości odliczenia podatku z faktury pierwotnej, np. w sytuacji gdy oryginał faktury VAT zaginął”.
Przykład
30 sierpnia przedsiębiorca otrzymał towar od kontrahenta. Nie dostał jednak faktury, która co prawda została wystawiona przez kontrahenta, ale zaginęła po drodze.
Na wniosek nabywcy sprzedawca ponownie wystawił fakturę – duplikat, który dotarł do przedsiębiorcy 10 września. Prawo do odliczenia VAT naliczonego powstało w rozliczeniu za wrzesień lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Podatnik zagubił
Może się też zdarzyć, że faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zaginie już po dotarciu do firmy. Wówczas prawo do odliczenia VAT powstało w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał pierwotną fakturę, a duplikat potwierdza jedynie prawo nabyte na podstawie pierwotnej faktury.
Jak orzekł NSA w wyroku z 15 marca 2007 (I FSK 541/06): „otrzymanie faktur, potwierdzających fakt dokonania czynności prawnych, takich jak nabycie towaru lub usługi, zrodziło nie tylko konsekwencję w postaci powstania prawa do odliczenia wskazanego w nich podatku naliczonego, ale też skutek w postaci skonkretyzowania ram czasowych, w obrębie których podatnik mógł z tego prawa skorzystać.
Skutek ten nie mógł powstać po raz drugi z chwilą otrzymania duplikatów faktur, gdyż nie dokumentowały one żadnej nowej czynności obrotu, a jedynie ponownie potwierdzały czynność wcześniej dokonaną”.
Przykład
Przedsiębiorca otrzymał od kontrahenta fakturę VAT w styczniu 2010 i rozliczył ją w deklaracji za ten miesiąc. Ma dowody potwierdzające otrzymanie faktury (ewidencja VAT, książka korespondencyjna). Podczas kontroli podatkowej przeprowadzonej w sierpniu 2011 okazało się, że faktura pierwotna zaginęła.
Na wniosek przedsiębiorcy sprzedawca ponownie wystawił fakturę (duplikat). Potwierdza on prawo do odliczenia zrealizowane w deklaracji za styczeń 2010.
Przykład
Podatnik przed złożeniem deklaracji VAT za sierpień 2011 zorientował się, że otrzymana przez niego w sierpniu faktura zaginęła, i zrezygnował z odliczenia wykazanego na niej podatku. Sprzedawca wystawił mu duplikat, który dotarł do firmy pod koniec września. Przedsiębiorca może skorygować deklarację VAT za sierpień albo wykazać podatek naliczony (z duplikatu) w rozliczeniu za wrzesień bądź październik 2011.
Co z korektami
Gdy zaginie faktura korygująca (zwiększająca lub zmniejszająca kwotę podatku), to jeśli dotarła do nabywcy, pierwotne rozliczenie pozostanie bez zmian również po wystawieniu duplikatu.
Przypomnijmy, że podatnik ma prawo do uwzględnienia kwoty VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą podwyższającą kwotę podatku naliczonego (zgodnie z zasadami ogólnymi wynikającymi z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT).
Gdy natomiast otrzymał fakturę zmniejszającą kwotę podatku, jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym tę korektę faktury otrzymał (art. 86 ust. 10a ustawy o VAT).
Jeżeli faktura korygująca nie dotarła do podatnika i został wystawiony jej duplikat, wówczas podatnik ma prawo (w przypadku faktur zwiększających kwotę VAT) lub obowiązek (w przypadku faktur zmniejszających kwotę VAT) uwzględnić duplikat faktury korygującej za okres, w którym go otrzymał.
Bez rekompensaty
Wskazane zasady wystawiania duplikatów stosuje się odpowiednio do not korygujących. Z § 15 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 wynika, że nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą (którą może korygować określone w rozporządzeniu pomyłki).
Zatem sprzedawca – w razie zaginięcia lub zniszczenia noty korygującej – może wystąpić do nabywcy, żeby wystawił jej duplikat. Muszą tu być zachowane wszystkie wymogi formalne odnoszące się do sposobu wystawienia duplikatu faktury.
Zobacz też:
»
»
»
»
