E-fakturowanie może stać się łatwiejsze

Ich wejście w życie planowane jest na 1 stycznia 2011 r. W chwili oddawania tego dodatku do druku rozporządzenie, które ma określić nowe zasady e-fakturowania, było jeszcze w fazie projektu.

Celem nowych regulacji ma być uproszczenie obrotu fakturami elektronicznymi tak, aby stały się one realną alternatywą dla dokumentów papierowych.

Co istotne, rozporządzenie reguluje jedynie kwestię przesyłania faktur w formie elektronicznej, co pozwoli na przesyłanie w tej formie również faktur wystawionych przez podatników w tradycyjnej wersji papierowej.

Rewolucją na gruncie polskich przepisów jest umożliwienie przesyłania faktur w dowolnym formacie elektronicznym. Odbiorca powinien jednak wyrazić swoją akceptację dla tego sposobu przesyłania faktur.

Przepisy nowego rozporządzenia uzależniają przesyłanie faktur drogą elektroniczną od zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur. Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktur oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Dla zapewnienia autentyczności i integralności nie będzie już konieczny podpis elektroniczny lub system EDI, projekt rozporządzenia nie wyjaśnia jednak, jakie inne metody mogą być stosowane.

W mojej ocenie wystarczające dla spełnienia tego warunku będzie przyjęcie w przedsiębiorstwie procedur obejmujących weryfikację tożsamości nadawców faktur elektronicznych, prawidłowość danych zawartych w otrzymanych fakturach, bezpieczeństwo obiegu i przechowywania faktur, a także wprowadzenie cyklicznych audytów poprawności funkcjonowania tych procedur.

Chcąc zapewnić autentyczność i integralność treści faktur, podatnik powinien zatem zadbać o możliwość powiązania otrzymywanych elektronicznie faktur z konkretnymi dostawami towarów bądź usług oraz precyzyjnego określenia wystawcy faktury, a także zapewnić, że faktury przesyłane są w formacie nieedytowalnym.

Inną pozytywną zmianą będzie umożliwienie przechowywania faktur wysyłanych i otrzymanych drogą elektroniczną w dowolny sposób, który również gwarantować musi zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur, a także ich łatwe odszukanie.

W praktyce nowe regulacje będą zatem umożliwiały swobodną konwersję faktur papierowych na elektroniczne i odwrotnie. Ujmując to w nieco inny sposób, w zasadzie nastąpi odejście od podziału faktur na papierowe i elektroniczne, a każda faktura będzie mogła być dowolnie wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie bądź papierowej, bądź elektronicznej.

Istotnym uproszczeniem będzie także odejście od obowiązku wystawiania w formie elektronicznej korekt i duplikatów do przesłanych w ten sposób faktur pierwotnych. Pozytywnie należy też ocenić rezygnację z obowiązku umieszczania na fakturze określenia, czy jest to „oryginał”, czy „kopia”, co dotyczyć ma wszystkich rodzajów faktur.

[ramka][b]Dopuszczalny dowolny format[/b]

Komisja Europejska, uznając wystawianie faktur papierowych za jedno z ważniejszych ograniczeń w rozwoju unijnej gospodarki, podjęła działania w celu ułatwienia procesu posługiwania się fakturami elektronicznymi. Doprowadziło to do wprowadzenia tzw. nowej dyrektywy fakturowej, liberalizującej postanowienia [b]dyrektywy 2006/112/WE[/b] w zakresie faktur elektronicznych.

Nowe regulacje uznają za fakturę elektroniczną każdą fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym, która zawiera wymagane dane. Zgodnie z nowym brzmieniem art. [b]233 dyrektywy 2006/112/WE[/b] podatnicy powinni zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. To jednak od firm ma zależeć, na jakie metody zabezpieczenia się zdecydują.

W szczególności autentyczność pochodzenia i integralność faktur można będzie zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dokonaną dostawą towarów lub świadczeniem usługi.

Państwa członkowskie, w tym Polska, zostały zobowiązane do wdrożenia postanowień nowej dyrektywy fakturowej najpóźniej do końca 2012 r., nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby stało się to już z początkiem przyszłego roku.[/ramka]

[ramka][b]Zbyt restrykcyjne wymagania[/b]

Obecne zasady wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur reguluje art. 106 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=17D1F175CBC1000681743E9D550EDE8C?n=1&id=172827&wid=337454]ustawy o VAT[/link] oraz tzw. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=178372]rozporządzenie fakturowe[/link]. Z treści tych przepisów nie wynika, aby jedyną dopuszczalną formą faktury była tradycyjna forma papierowa.

Mimo to, aż do momentu wprowadzenia w 2005 r. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=8D3F29FD30C63AC8553FAB33A4230610?id=178372]rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych[/link], organy podatkowe powszechnie akceptowały jako prawidłowy dokument potwierdzający sprzedaż, a także dający prawo do odliczenia, jedynie papierowe faktury.

Rozporządzenie dopuściło możliwość wystawiania, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. W praktyce jednak, aby stosować e-faktury, trzeba przestrzegać wielu formalistycznych wymogów.

W rezultacie nie cieszą się one dużym zainteresowaniem przedsiębiorców. Wynika to przede wszystkim z obowiązku zagwarantowania autentyczności ich pochodzenia i integralności za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym kwalifikowanym certyfikatem lub poprzez stosowanie systemu wymiany danych elektronicznych (EDI).

Znaczne utrudnienia wynikają także z § 5 rozporządzenia w sprawie e-faktur, zgodnie z którym faktury korygujące do e-faktur przesyła się w tej samej formie (elektronicznej). Szkopuł w tym, że oprogramowanie dostępne na polskim rynku rzadko jest na tyle funkcjonalne, by można było wystawiać korekty faktur w formie elektronicznej przy spełnieniu wszystkich restrykcyjnych wymagań polskiego prawa. Prawo do wystawiania na papierze korekt do faktur wystawianych pierwotnie w wersji elektronicznej potwierdziły dopiero sądy administracyjne.

Ponadto wystawienie faktury w formie elektronicznej skutkuje również koniecznością przechowywania jej w tej formie przez odbiorcę, co może wiązać się z trudnościami dla niektórych podatników. Co więcej w razie kontroli podatnik ma obowiązek zapewnienia organom podatkowym „natychmiastowego, pełnego i ciągłego” dostępu do e-faktur.

Tak rygorystycznego obowiązku nie ma w odniesieniu do faktur papierowych. [/ramka]

[ramka][b]Przełomowe orzecznictwo[/b]

Dużo mniej restrykcyjny niż polskie regulacje w zakresie e-faktur okazał się Naczelny Sąd Administracyjny, który wydał dwa przełomowe orzeczenia, liberalizujące w pewnym zakresie zasady wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w tej formie.

Zgodnie z [b]wyrokiem z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/ 08) [/b]podatnicy mają prawo do przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej, również w sytuacji gdy zostały wystawione w formie papierowej. Orzeczenie to pozwala więc podatnikom, by nie drukowali kopii faktur, lecz zachowywali je w systemie.

Natomiast w [b]orzeczeniu z 20 maja 2010 r. (I FSK 1444/09) NSA[/b] stwierdził, że wymogi zawarte w rozporządzeniu w sprawie e-faktur mają zastosowanie jedynie, gdy faktura jest zarówno wystawiana, przesyłana, jak i przechowywana w formie elektronicznej. Jeśli będzie jedynie wystawiona i przesłana w formie elektronicznej, ale nie będzie w tej formie przechowywana, szczegółowe wymogi nie mają zastosowania; Więcej na ten temat czytaj w artykule [link=http://www.rp.pl/artykul/488251.html]"Firmy mogą wysyłać faktury bez e-podpisu"[/link]

Zdaniem NSA faktura może być przesyłana za pomocą poczty elektronicznej lub faksu, przy czym nabywca odbierając ją, powinien ją wydrukować i przechowywać w formie papierowej.

Te orzeczenia, choć bardzo korzystne, zostały wydane w indywidualnych sprawach, a zatem mogą mieć niewielki wpływ na zmianę rygorystycznego podejścia organów podatkowych. Poza tym nie rozwiązują wielu kwestii. Nie precyzują np., kiedy nabywca powinien wydrukować fakturę otrzymaną pocztą elektroniczną, a w konsekwencji kiedy powstanie prawo do odliczenia VAT.[/ramka]

[b]Zobacz też artykuł: [link=http://www.rp.pl/artykul/524785.html]Mogą być problemy z papierowymi fakturami w elektronicznej postaci[/link][/b]

[ramka][b]Zobacz poradnik: