Możliwość samofakturowania przewidują przede wszystkim przepisy unijne, czyli 112 dyrektywa VAT. Zgodnie z jej art. 220 faktura może być wystawiona przez samego podatnika lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią.
Regulację tę uzupełnia art. 224 dyrektywy, który określa ramowe warunki formalne wystawiania faktur przez nabywcę lub usługobiorcę:
- istnienie w tym zakresie porozumienia pomiędzy stronami oraz
- określonej procedury zatwierdzania poszczególnych faktur.
[srodtytul]Kłopotliwy podpis...[/srodtytul]
Wdrożeniem tych regulacji unijnych do polskiego prawa podatkowego jest § 6 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. dotyczącego m.in. zasad fakturowania. Określone w nim warunki wystawiania faktur przez nabywcę stawiają pod znakiem zapytania sens stosowania tego rozwiązania.
Pomijając wstępne warunki, czyli np. konieczność zawiadamiania organów podatkowych, największe wątpliwości budzi kwestia podpisu jako sposobu akceptacji przez sprzedawcę faktur wystawionych przez nabywcę. Oznacza to bowiem podwojenie działań potrzebnych do wystawienia faktury. Powinien ją wystawić nabywca i wysłać do sprzedawcy. Ten z kolei zobowiązany jest podpisać oryginał i odesłać do nabywcy. Dwie strony angażują się w wystawienie jednego dokumentu, dwa razy jest on wysyłany.
Wymóg podpisu sprzedawcy na fakturze w praktyce cofa nas do stanu sprzed 1 maja 2004 r., kiedy to faktury wymagały dla swojej ważności podpisów stron transakcji.
To z kolei wydaje się niezgodne z prawem wspólnotowym, albowiem zgodnie z art. 229 dyrektywy 112 państwa członkowskie nie mogą wymagać od podatników podpisywania faktur. Tutaj wprawdzie „wystawcą” faktury jest nabywca, a podpis wymagany jest od sprzedawcy, jednak bez tego podpisu wystawiona faktura nie ma racji bytu i nie wywoła pożądanych skutków.
[srodtytul]...także w formie kwalifikowanej[/srodtytul]
Ten wymóg nabiera szczególnego znaczenia w przypadku faktur elektronicznych. Akceptacja faktury przez nabywcę powinna mieć formę przewidzianą w odrębnych przepisach dla wystawienia faktur elektronicznych: bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu bądź wymiany danych elektronicznych (EDI, Electronic Data Interchange) zgodnie z umową o europejskim modelu wymiany danych elektronicznych.
Jakkolwiek przesłanie tych samych danych pomiędzy podatnikami w ramach wymiany danych EDI nie powinno stwarzać problemów, to podwójne opatrzenie tego samego dokumentu podpisem elektronicznym może się okazać kłopotliwe, w przypadku gdy podpis wiąże się z jego kodowaniem.
Sytuacja nie zmienia się również po uwzględnieniu[b] wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 maja 2010 r. (I FSK 1444/09)[/b], zgodnie z którym faktura wysłana przez sprzedawcę jako plik elektroniczny do nabywcy i wydrukowana przez niego jest pełnoprawną fakturą VAT.
O ile sam wyrok dopuszcza elektroniczny sposób przesyłania faktury pomiędzy stronami bez konieczności spełniania warunków przewidzianych dla e-faktur, o tyle wymóg podpisu sprzedawcy na fakturze wystawionej przez nabywcę przekreśla taką formę wymiany dokumentów w ramach samofakturowania.
[srodtytul]Co wynika ze zmienionej dyrektywy[/srodtytul]
Przywołane przepisy rozporządzenia ministra finansów zostały jednak wydane przed nowelizacją art. 224 dyrektywy 112. W brzmieniu obowiązującym do 11 sierpnia 2010 r. przepis ten przewidywał, że każde państwo członkowskie, na terenie którego następuje dostawa towarów lub świadczenie usług, określi zasady i warunki takiego porozumienia w sprawie samofakturowania oraz procedury zatwierdzania faktur pomiędzy stronami.
Ponadto, w odniesieniu do podatników dokonujących dostaw towarów lub świadczących usługi na ich terytorium, państwa członkowskie mogły określić dodatkowe warunki wystawiania faktur przez nabywcę lub usługobiorcę (np. mogły wymagać, aby takie faktury były wystawiane w imieniu i na rzecz podatnika).
Natomiast od 11 sierpnia art. 224 dyrektywy został znacznie uproszczony.
Przewiduje teraz, że warunkiem samofakturowania jest jedynie istnienie :
- wcześniejszego porozumienia między podatnikiem a nabywcą (usługobiorcą) i
- określonej procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez dostawcę towarów lub usług.
Natomiast usunięte zostały przepisy, które przewidywały kompetencje państwa do określania w drodze wewnętrznych przepisów warunków porozumienia pomiędzy stronami w zakresie samofakturowania i procedur zatwierdzania faktur pomiędzy stronami.
A to oznacza, że wyłącznie od woli stron powinien zależeć kształt umowy i sposób zatwierdzania faktur. Tym samym wymagania co do podpisu jako zatwierdzenia faktury przestaną być aktualne (oczywiście jeśli strony same nie wskażą takiego sposobu zatwierdzania faktur).
[srodtytul]Czas na dostosowanie[/srodtytul]
Unijne przepisy przejściowe przewidują, że państwa członkowskie mają dostosować wewnętrzne regulacje do znowelizowanego brzmienia dyrektywy do 31 grudnia 2012 r., a nowe prawo wewnętrzne ma zacząć obowiązywać nie później niż 1 stycznia 2013 r.
Być może jednak minister finansów wcześniej znowelizuje przepisy przywołanego rozporządzenia, podobnie jak deklaruje to w odniesieniu do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej (tutaj nowe, dogodniejsze dla podatników regulacje mają zostać ustanowione do końca 2010 r.).
Wprowadzenie uproszczonych zasad samofakturowania z pewnością może ułatwić podatnikom dokumentowanie transakcji.
[ramka][b]Warunki samofakturowania[/b]
Nabywca towarów i usług może sam wystawiać faktury VAT dokumentujące transakcję, jednak obwarowane jest to wieloma warunkami. Taki nabywca, podobnie jak sprzedawca, sam musi być zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, a upoważnienie do wystawiania przez niego faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy, w tym faktur korygujących i duplikatów, musi wynikać z umowy zawartej pomiędzy stronami.
Sama umowa powinna zawierać liczne obowiązkowe postanowienia. W odniesieniu do sprzedawcy: postanowienia, że upoważnia on nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek, a w razie wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub zbycia przedsiębiorstwa poinformuje on o tym natychmiast nabywcę.
Z kolei nabywca powinien zobowiązać się do wystawiania faktur, w tym faktur korygujących i duplikatów, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz przedstawiania sprzedawcy oryginału i kopii faktury do akceptacji w formie podpisu.
Przy czym termin przedstawienia faktury do akceptacji powinien być tak określony w umowie, aby było możliwe terminowe rozliczenie podatku przez sprzedawcę (kopię faktury zachowuje on u siebie). Wreszcie nabywca powinien zobowiązać się, że poinformuje drugą stronę natychmiast o ewentualnym wykreśleniu go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa.
Sama umowa powinna również określać termin, na jaki została zawarta, jednak nie dłuższy niż dwa lata, oraz wskazywać towary i usługi, których sprzedaż ma być dokumentowana fakturami wystawianymi przez nabywcę. Faktura natomiast powinna zawierać informację, kto był jej wystawcą i że wystawił ją w imieniu i na rachunek sprzedawcy.
W terminie 14 dni od zawarcia umowy o samofakturowanie nabywca zobowiązany jest dostarczyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o jej zawarciu. W informacji takiej powinny znajdować się co najmniej dane sprzedawcy, data zawarcia umowy i okres jej obowiązywania.[/ramka]
[i]Autor jest doradcą podatkowym, wspólnikiem w Kancelarii Prawniczej Włodzimierz Głowacki i Wspólnicy sp. k. z siedzibą w Poznaniu[/i]
