Po kilku ostatnich wyrokach sądów administracyjnych, a przede wszystkim [b]orzeczeniu Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 maja 2010 r. (I FSK 1444/09)[/b], podatnicy uwierzyli, że możliwe jest praktyczne, łatwe i zgodne z przepisami fakturowanie elektroniczne.

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z 18 sierpnia 2010 r. na interpelację poselską stwierdziło jednak, że wyrok wiąże w indywidualnej sprawie, a zatem nie można stanowiska w nim zawartego rozciągać na inne przypadki. Jak wskazano, orzecznictwo sądów nie jest w polskim systemie prawa powszechnie obowiązującym źródłem prawa.

Formułą tą MF posługuje się za każdym razem, gdy podatnicy próbują powołać się na orzecznictwo sądowe. Tym razem jednak, poza sakramentalnym jej powołaniem, poinformowano jednocześnie, że podjęte zostały prace nad aktualizacją przepisów o VAT w tym względzie. Jako powód podano nie wyrok (który przecież wiąże w konkretnej sprawie), ale dyrektywę unijną, która zmienia zasady fakturowania elektronicznego. Warto bliżej się jej przyjrzeć, może bowiem wreszcie dać impuls do korzystnych zmian w polskich regulacjach VAT.

Chodzi o dyrektywę Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającą przepisy w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. Dyrektywa ta weszła w życie 20 sierpnia 2010 i w zamierzeniu ma realizować takie cele, jak uproszczenie, modernizacja i harmonizacja przepisów dotyczących faktur VAT. Dlatego też określana jest jako druga dyrektywa fakturowa (pierwsza dyrektywa fakturowa została wydana jeszcze w 2001 r.).

[srodtytul]Dowolna technologia...[/srodtytul]

Już lektura preambuły do dyrektywy pozwala na optymizm. Zgodnie z nią nie należy wymagać od podatników stosowania żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. I zapisy dyrektywy realizują tę zasadę w praktyce.

W miejsce poprzednio istniejących dwóch metod akceptowanych w całej UE jako techniki pozwalające na wystawienie ważnej e-faktury, czyli zaawansowanego podpisu elektronicznego i elektronicznej wymiany danych (EDI), dyrektywa pozwala na stosowanie dowolnej technologii, która zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność e-faktury.

Zgodnie więc z dyrektywą wysyłanie faktur e-mailem, pod warunkiem że faktura jest czytelna, autentyczna i nie można zmienić jej treści, jest dopuszczalne i nie może być kwestionowane.

[srodtytul]...i dotychczasowy katalog technik[/srodtytul]

Na marginesie, zatrzymując się na chwilę przy dotychczasowych metodach technicznych pozwalających na wystawianie e-faktur w Polsce, niekiedy można spotkać się z tezą, że zamknięty katalog technik, niepozwalający na wysyłanie faktur zwykłym e-mailem, wynika wprost z dotychczasowych przepisów unijnych, a restrykcyjne polskie przepisy są ich wiernym odbiciem.

Jak wskazują też organy skarbowe, Polska nie jest jedynym państwem członkowskim UE stosującym takie rozwiązania. Należy podkreślić, że taka teza jest prawdziwa tylko częściowo. Otóż faktycznie dotychczasowe przepisy unijne (art. 233 dyrektywy 2006/112) wskazywały podpis elektroniczny i EDI jako dwie zasadnicze formy fakturowania elektronicznego, ale

- po pierwsze nie nakazywały stosowania certyfikatu kwalifikowanego do oznaczania podpisu elektronicznego (a to właśnie koszt uzyskania certyfikatu odstraszał w Polsce część podatników od stosowania e-faktur),

- po drugie wyraźnie dopuszczały przesyłanie lub udostępnianie faktur drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod niż zasadnicze, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie (czyli państwa członkowskie miały swobodę w dopuszczaniu innych metod niż podpis i EDI),

- po trzecie, według danych z 2008 r., mniej więcej połowa państw członkowskich zaakceptowała te inne, prostsze formy, pozwalając podatnikom na korzystanie z nich i w ten sposób przyczyniając się do rozwoju fakturowania elektronicznego.

Po zmianach dokonanych drugą dyrektywą fakturową nie ma już żadnych wątpliwości: państwa członkowskie nie tylko mogą, ale już wręcz muszą umożliwić podatnikom stosowanie dowolnych technik fakturowania elektronicznego.

[srodtytul]Oszczędność czasu i pieniędzy[/srodtytul]

Zgodnie z definicją zawartą w dyrektywie fakturą elektroniczną jest każda faktura zawierająca informacje wymagane w dyrektywie, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podatniku ciążą pewne obowiązki: powinien zapewnić autentyczność pochodzenia faktur, integralność ich treści oraz czytelność, ale dotyczy to zarówno faktur elektronicznych, jak i papierowych. Co więcej nie wpływa to bezpośrednio na ważność faktur, a jedynie stanowi zestaw warunków, które powinien spełniać przyjęty system wystawiania i przechowywania faktur.

[ramka][b]Trzy warunki z dyrektywy[/b]

Przyjrzyjmy się bliżej warunkom, jakie – w świetle dyrektywy – powinien spełniać przyjęty system fakturowania.

[b]Autentyczność pochodzenia[/b]

Pierwszym jest autentyczność pochodzenia, która oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Jak z tego wynika, faktura powinna w sposób czytelny wskazywać, kto jest sprzedawcą i wystawcą faktury. Ten warunek nie jest trudny do spełnienia, każda faktura zawiera oznaczenie sprzedawcy.

Warto jednak, aby niezależnie od tego, we właściwościach dokumentu elektronicznego (np. PDF) zawierającego fakturę znajdowały się informacje wskazujące, kto jest jego autorem. Można również spełnić ten warunek oznaczając wyraźnie w korespondencji elektronicznej, którą wysyłana jest faktura, od kogo ona pochodzi (np. w stopce e-maila). W ten sposób może być gwarantowana autentyczność pochodzenia.

[b]Integralność treści[/b]

Drugim warunkiem jest integralność treści, która oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy dyrektywy. Jest to zrozumiały wymóg, chodzi o to, aby po wystawieniu (wysłaniu) odbiorca nie mógł zmienić np. wartości podatku czy kwoty do zapłaty. Można to osiągnąć wysyłając fakturę w pliku, którego edycja jest niemożliwa lub zablokowana.

Ten warunek jednak też nie jest trudny do spełnienia, jako że już obecnie praktyka dla celów fakturowania zakłada generowanie plików niemodyfikowalnych, takich jak PDF. Nie stosuje się do tego raczej dokumentów możliwych do edycji, takich jak dokumenty Worda, Excela czy ich odpowiedników w pakietach otwartego oprogramowania (Open Office).

Faktury VAT (ostateczne) praktycznie zawsze są przesyłane w plikach nieedytowalnych. Zresztą nawet wystawienie faktury w dokumencie możliwym do modyfikacji nie oznacza, że wymóg integralności treści został naruszony.

Po prostu trzeba będzie porównać wersję faktury u sprzedawcy i u nabywcy, aby upewnić się, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy dyrektywy. Z praktycznego punktu widzenia, może poza relacjami opartymi na bardzo dużym zaufaniu pomiędzy kontrahentami, przyjęcie takiej opcji na stałe należałoby jednak odradzić.

Warto zauważyć, że niezmienność danych dotyczy danych wymaganych na mocy dyrektywy, czyli obowiązkowych elementów faktury. Inne elementy mogą podlegać modyfikacjom. Innymi słowy możliwa jest zmiana formatu faktury czy dodanie danych nieobowiązkowych, takich jak znaczniki czy komentarze. Nie dochodzi w takich wypadkach do naruszenia integralności treści faktury.

[b]Czytelność faktury[/b]

Trzeci warunek, czyli zapewnienie czytelności faktury, jest naturalny i nietrudny do spełnienia. Co więcej, przy fakturze elektronicznej, która nie podlega żadnym zmianom w trakcie okresu przechowywania, jego spełnienie jest znacznie łatwiejsze niż w przypadku faktury papierowej, która może być zalana czy skradziona, a gdy wydruk ma niską jakość, może po prostu zblaknąć. Faktury elektroniczne natomiast, przy odpowiednim zabezpieczeniu danych, są całkowicie bezpieczne i odporne na upływ czasu. [/ramka]

Zestaw ten nie jest nadzwyczajnym wyzwaniem dla podatnika, który chciałby przejść z fakturowania papierowego na elektroniczne. Oszczędność zarówno pieniędzy, jak i czasu jest niezaprzeczalna, różna może być tylko jej skala. W firmach mających setki czy tysiące klientów mogą to być miliony złotych.

Warto wskazać, że według danych z 2009 r. w całej Europie roczny koszt fakturowania papierowego wynosił około 18 miliardów euro. Wielkość tego obciążenia dla biznesu, zwłaszcza w okresie kryzysu, a także oczywista sprzeczność dotychczasowego systemu z zasadami nie tylko ekologii, ale też zdrowego rozsądku skłoniła Unię Europejską najpierw do przyjęcia w styczniu 2007 r.

Programu Działań na rzecz Zmniejszenia Obciążeń Administracyjnych w Unii Europejskiej (zgodnie z którym Unia zobowiązała się do dążenia do zredukowania obciążeń administracyjnych ciążących na przedsiębiorcach o 25 proc. do 2012 r.) a następnie omawianej dyrektywy.

[srodtytul]Zmiany, ale od kiedy?[/srodtytul]

Co więc zrobi Ministerstwo Finansów? Trudno to przewidzieć. Formalnie nie jest zobowiązane do wdrożenia zapisów dyrektywy już teraz, ponieważ te, choć weszły już w życie, nakładają na państwa członkowskie obowiązek wdrożenia w terminie do końca 2012 r. Jeżeli jednak deklarowana chęć uproszczenia przepisów i zmiany nieżyciowych regulacji pokrywa się z rzeczywistą intencją, MF ma świetny powód.

Wdrażając przed obowiązkowym terminem przepisy o elektronicznym fakturowaniu w kształcie określonym dyrektywą może pokazać troskę o podatników i zamiar choć częściowego ułatwienia im życia w obszarze, który nie przekłada się przecież bezpośrednio na wpływy budżetowe (a pośrednio – przez zaoszczędzenie firmom ponoszenia kosztów niepotrzebnego wydruku i wysyłki faktur – generuje dodatkowy strumień podatku płaconego przez podatników od zwiększonego dochodu).

Do tak rozumianego wcześniejszego wdrożenia i stosowania zmodernizowanych przepisów upoważnia wyżej wskazany przepis dyrektywy 2006/112 (art. 233 ust. 2 w dotychczasowym brzmieniu), który mówi o możliwości zastosowania innych rozwiązań niż EDI i podpis elektroniczny przez państwa członkowskie.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby tymi nowymi sposobami były właśnie rozwiązania pozwalające na rozwój e-fakturowania, przewidziane przez dyrektywę jako obligatoryjne od 2013 r. Czy tak będzie i czy Polska wyprzedzi Europę w tym względzie (choć częściowo należałoby raczej mówić o dogonieniu), czas pokaże.

[i]Autor jest doradcą podatkowym, partnerem w Taxpoint[/i]