- poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Konsekwencją wprowadzenia e-fakturowania są dla przedsiębiorcy duże oszczędności związane po pierwsze ze zmniejszeniem kosztów wysyłki (papier, znaczki, koperty), po drugie z usprawnieniem samego procesu wystawiania faktur.
Jednak ponieść trzeba pewne koszty (zakup oprogramowania, licencji, wdrożenie systemu). Niekiedy trzeba liczyć się z ryzykiem podatkowym, stosowanie e-faktur budzi bowiem wiele wątpliwości w praktyce.
Trzeba także wziąć pod uwagę, że według orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 maja 2010 r. (I FSK 1444/09) faktura wystawiona w formie pliku PDF, następnie przesłana mejlem (lub faksem) i wydrukowana przez kontrahenta jest w istocie fakturą papierową. Oznacza to możliwość wystawiania takich faktur bez reżimu podpisu elektronicznego czy systemu EDI.
Warto podkreślić, że wspomniane orzeczenie nie kreuje nowego rodzaju mniej sformalizowanej e-faktury, nakazuje traktować fakturę wysłaną mejlem podobnie jak zwykłą papierową. NSA akceptuje jedynie formę wysyłki, przez Internet. Nabywca zachowuje prawo do odliczenia VAT z takiej faktury.
Warto też tu wspomnieć o zmianach do dyrektywy 112, które Polska zobowiązana jest wdrożyć do końca 2012 r. Utrzymano obowiązek zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, niezależnie od tego, czy podatnik wystawi ją w formie papierowej, czy elektronicznej. Należy zapewnić to od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania.
