Zgodnie z ustawą o VAT i z rozporządzeniem ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej faktury mogą być wystawiane w formie

- papierowej – wysyłane są wtedy za pośrednictwem poczty oraz przechowywane w formie papierowej, i

- elektronicznej.

Stosowanie tej drugiej formy fakturowania jest możliwe jedynie pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana

- bezpiecznym podpisem elektronicznym (w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

- poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Konsekwencją wprowadzenia e-fakturowania są dla przedsiębiorcy duże oszczędności związane po pierwsze ze zmniejszeniem kosztów wysyłki (papier, znaczki, koperty), po drugie z usprawnieniem samego procesu wystawiania faktur.

Jednak ponieść trzeba pewne koszty (zakup oprogramowania, licencji, wdrożenie systemu). Niekiedy trzeba liczyć się z ryzykiem podatkowym, stosowanie e-faktur budzi bowiem wiele wątpliwości w praktyce.

Trzeba także wziąć pod uwagę, że według orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 maja 2010 r. (I FSK 1444/09) faktura wystawiona w formie pliku PDF, następnie przesłana mejlem (lub faksem) i wydrukowana przez kontrahenta jest w istocie fakturą papierową. Oznacza to możliwość wystawiania takich faktur bez reżimu podpisu elektronicznego czy systemu EDI.

Warto podkreślić, że wspomniane orzeczenie nie kreuje nowego rodzaju mniej sformalizowanej e-faktury, nakazuje traktować fakturę wysłaną mejlem podobnie jak zwykłą papierową. NSA akceptuje jedynie formę wysyłki, przez Internet. Nabywca zachowuje prawo do odliczenia VAT z takiej faktury.

Warto też tu wspomnieć o zmianach do dyrektywy 112, które Polska zobowiązana jest wdrożyć do końca 2012 r. Utrzymano obowiązek zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, niezależnie od tego, czy podatnik wystawi ją w formie papierowej, czy elektronicznej. Należy zapewnić to od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania.

Natomiast, zgodnie ze zmienioną dyrektywą, można tego dokonać za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”. Niestety, dyrektywa nie precyzuje, co należy przez to rozumieć. Wyjaśni się to zapewne w praktyce stosowania zmienionych przepisów.

W mojej ocenie podatnik powinien mieć (gdy zmiany wejdą w życie) dowolność w zakresie doboru środków zapewniających autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Może to być osiągnięte np. za pomocą opracowania i przyjęcia jasnych procedur weryfikacji, że kryteria zostały spełnione (m. in. gromadzenia odpowiedniej dokumentacji), odpowiedniego brzmienia umowy oraz cyklicznych audytów sprawdzających działanie takiej procedury w firmie.

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono wymaganych danych. EDI i podpis elektroniczny to jedynie przykładowe technologie zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.

Ministerstwo Finansów analizuje możliwość wydania rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (mejlowej). W Sejmie znajduje się przygotowany przez komisję „Przyjazne państwo” projekt ustawy wprowadzającej ułatwienia w e-fakturowaniu (druk sejmowy 3235).

Planowane jest m.in. złagodzenie wymogów dotyczących podpisu elektronicznego. Projekt nie przewiduje jednak możliwości przesłania mejlem faktur w formacie PDF.

Autorka jest doradcą podatkowym w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy