Możliwość przeprowadzenia pewnych czynności bezpośrednio u kontrahenta kontrolowanego dają przepisy ordynacji podatkowej. Zgodnie z nimi organ podatkowy – w związku z prowadzonym postępowaniem podatkowym lub kontrolą podatkową – może zażądać od wykonujących działalność gospodarczą kontrahentów kontrolowanego przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności.

Działania te są powszechnie nazywane kontrolą krzyżową, choć tak naprawdę są czynnościami sprawdzającymi organów podatkowych przeprowadzanymi przy okazji kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego u innego podatnika. Fakt ten pociąga za sobą ważne konsekwencje.

[srodtytul]Bez uprzedzenia i limitów czasowych [/srodtytul]

Przede wszystkim do przeprowadzenia kontroli krzyżowej nie jest wymagane zachowanie szczególnych procedur polegających na doręczeniu zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli czy też upoważnienia do jej przeprowadzenia (tak jak to ma miejsce przy kontroli podatkowej).

[b]Z tych samych przyczyn czasu przeprowadzania przez organy podatkowe czynności w ramach kontroli krzyżowych nie wlicza się do maksymalnego czasu trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy [/b]w określonym roku kalendarzowym przewidzianego w przepisach [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=345827]ustawy o swobodzie działalności gospodarczej[/link].

Jednocześnie kontrola krzyżowa nie może być prowadzona na tak szeroką skalę jak kontrola podatkowa. Nie może ona mieć charakteru kompleksowej weryfikacji rozliczeń podatkowych, w ramach której następowałoby sprawdzenie wywiązywania się przedsiębiorcy z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

Pracownicy urzędu skarbowego mogą jedynie badać rzetelność i prawidłowość dokumentów i tylko w zakresie objętym kontrolą u kontrolowanego podatnika.

[srodtytul]Kogo wolno sprawdzić i w jakim zakresie…[/srodtytul]

Kontrola krzyżowa może być prowadzona wyłącznie w stosunku do podmiotów wykonujących działalność gospodarczą. Niedopuszczalne jest zatem przeprowadzanie czynności sprawdzających w omawianym trybie w stosunku do osób fizycznych, które dokonały jednorazowych transakcji z kontrolowanym.

Natomiast [b]zakończenie wykonywania działalności gospodarczej przez danego przedsiębiorcę nie zawsze będzie stanowiło przeszkodę do przeprowadzenia kontroli krzyżowej[/b]. Zgodnie bowiem z wyjaśnieniami przedstawionymi przez Ministerstwo Finansów w przepisach podatkowych mowa jest o wykonywaniu działalności gospodarczej przez kontrahenta w okresie objętym kontrolą u podatnika.

A zatem – nawet po zakończeniu działalności gospodarczej – dopuszczalne jest sprawdzenie tych dokumentów, które dotyczą okresu objętego kontrolą, w którym osoba fizyczna wykonywała działalność gospodarczą.

Najwięcej wątpliwości przy przeprowadzaniu czynności w ramach kontroli krzyżowej budzi zakres informacji, o które mogą wystąpić urzędnicy, oraz to, w jakiej formie mogą się ich domagać. Wątpliwości te wynikają z praktyki organów podatkowych, które w ramach kontroli krzyżowych często żądają bardzo wielu dokumentów i wyjaśnień. W takich sytuacjach przedsiębiorcy obawiają się, że przy okazji czynności sprawdzających urzędnicy próbują gromadzić materiał dowodowy na późniejszą kontrolę podatkową.

Ważne jest to, że czynności w ramach kontroli krzyżowej dokonuje się u kontrahenta tylko w związku z konkretną kontrolą podatkową lub postępowaniem prowadzonym u podatnika, nie zaś w sposób niezależny. Czynności tych nie można zatem wykonywać bez uprzedniego podjęcia kontroli u podatnika w sprawie tego samego podatku lub należności budżetowej.

Również zakres żądanych dokumentów powinien pozostawać w związku z przedmiotem trwającej kontroli lub postępowania podatkowego. Czynności sprawdzające mogą zatem dotyczyć jedynie dokumentów, które mają związek z transakcjami gospodarczymi przeprowadzanymi przez podatnika z kontrahentem w okresie objętym kontrolą.

Najczęściej będą to faktury zakupu i sprzedaży, dokumentujące transakcje zawarte pomiędzy podmiotami, rejestry i deklaracje VAT, umowy czy dowody zapłaty podatku – jeśli pozostają w związku z kontrolą prowadzoną u podatnika.

[ramka][b]Przykład[/b]

Jeżeli kontrola dotyczy rozliczeń w podatku dochodowym od osób prawnych, nieuprawnione będzie żądanie przez organy podatkowe – w ramach kontroli krzyżowej – przedstawienia deklaracji czy rejestrów VAT.[/ramka]

Dodatkowo, zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów, organy podatkowe mogą żądać przedstawienia wyłącznie dokumentów (a nie informacji czy oświadczeń). Niedopuszczalne jest zatem zgłaszanie dodatkowych żądań czy poleceń kontrahentowi kontrolowanego (np. sporządzenia opracowań czy zestawień), przesłuchiwanie jego pracowników czy też żądanie złożenia wyjaśnień na piśmie lub ustnie.

Ponadto wezwania kierowane do przedsiębiorcy w ramach kontroli krzyżowej powinny być sporządzone w sposób jasny i precyzyjny, tj. powinny wskazywać na konkretne dokumenty, których żąda organ podatkowy. Niedopuszczalne jest takie formułowanie wezwań, by przedsiębiorca musiał się domyślać, o jakie dokumenty chodzi urzędnikom.

[srodtytul]Zakończenie czynności [/srodtytul]

Z czynności przeprowadzonych przez organy podatkowe w ramach kontroli krzyżowej sporządza się protokół, który powinien być przedstawiony kontrahentowi do zapoznania się z jego treścią i podpisania.

Protokół z zakończonych czynności sprawdzających ma szczególnie istotną wartość dla kontrolowanego podatnika, gdyż z reguły nie będzie on brał udziału w czynnościach dokonywanych przez urzędników u swojego kontrahenta. Prawo kontrolowanego do czynnego udziału w postępowaniu jest realizowane właśnie przez przedstawienie mu protokołu z przeprowadzonych czynności.

[ramka][b]Popraw deklaracje, zanim przyjdzie inspektor[/b]

Spisanie protokołu oznacza zakończenie kontroli krzyżowej. Nie oznacza to jednak, że pracownicy urzędu skarbowego nie mogą już przyjrzeć się dokładnie rozliczeniom podatkowym wybranych kontrahentów.

Wręcz przeciwnie, zakończenie kontroli krzyżowej nie wyklucza możliwości późniejszego przeprowadzenia u podatnika kontroli podatkowej lub skarbowej mającej na celu kompleksowe zbadanie prawidłowości rozliczeń podatkowych za dany okres.

W czasie kontroli podatkowej mogą być również weryfikowane dokumenty badane wcześniej w ramach kontroli krzyżowej. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, to właśnie spostrzeżenia poczynione w czasie czynności sprawdzających mogą być sygnałem dla organów podatkowych czy organów kontroli skarbowej do przeprowadzenia pełnej kontroli działalności podatnika.

Jeśli zatem podczas kontroli krzyżowej okazało się, że przedsiębiorca popełnił błędy w rozliczeniach podatkowych, dobrym pomysłem może się okazać złożenie odpowiednich korekt deklaracji. Sama kontrola krzyżowa nie wyklucza bowiem możliwości dokonania korekty.

Ograniczenia w tym zakresie dotyczą tylko tych podatników, wobec których toczy się kontrola podatkowa lub postępowanie podatkowe (w czasie ich trwania uprawnienie do skorygowania deklaracji ulega zawieszeniu w zakresie objętym tą kontrolą lub postępowaniem), natomiast nie mają zastosowania do sprawdzanych kontrahentów.[/ramka]

[i]Autor jest partnerem w dziale doradztwa podatkowego BT&A, Autorka jest tam starszym konsultantem [/i]