Część przedsiębiorców rejestrujących sprzedaż w swoich sklepach za pośrednictwem kas rejestrujących ma wątpliwości, jak długo należy obecnie przechowywać kopie papierowych paragonów, czyli rolek kasowych.
Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas fiskalnych określono w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=10B2C2F5EE71420D00C708F3B7FBBED6?id=291172]rozporządzeniu ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania[/link].
Zgodnie z tym rozporządzeniem podatnicy [b]prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są zobowiązani do dokonywania ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży[/b], jak też do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy.
[b]Generalnie kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres pięciu lat. Przepis ten jednak nie dotyczy dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej, lecz na nośniku informatycznym.[/b]
Archiwizowanie papierowych kopii dokumentów kasowych przez pięć lat oznaczałoby jednak dla niektórych przedsiębiorców nie tylko obciążenie finansowe, ale również problem natury technicznej. Dlatego też [b]kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do 31 grudnia 2011 r., podatnicy są zobowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat[/b], licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.
Jednocześnie należy pamiętać, że przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących. W związku z tym wspomniany pięcioletni okres przechowywania nie obejmuje paragonów w formie papierowej. Zwracają na to uwagę ograny podatkowe, m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 1 lipca 2009 r. ([b]IPPP2/443-422/09-2/AZ[/b]).
Oznacza to, że np. przedsiębiorca prowadzący handel detaliczny może po upływie dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy fiskalnej, zniszczyć w sposób trwały kopie papierowych paragonów, czyli rolek kasowych dokumentujących transakcje sprzedaży detalicznej.
[ramka][b]Przykład[/b]
Pani Marta ma sklep. Sprzedaż rejestruje za pośrednictwem kasy fiskalnej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, właścicielka sklepu powinna przechowywać kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do 31 grudnia 2011 r. nie krócej niż dwa lata. Okres ten należy liczyć od końca roku, w którym nastąpiła dana sprzedaż. Oznacza to, że pani Marta np. w 2009 r. ma prawo zniszczyć rolki kasowe z 2006 r., a także z poprzednich lat. Następnie począwszy od 1 stycznia 2010 r. właścicielka sklepu może zniszczyć rolki kasowe z 2007 r., a w 2011 r. – rolki z 2008 r.[/ramka]
