Tak, w części, w jakiej można wykazać, że usługi te były wykorzystywane dla celów służbowych.
Zasadą ogólną jest, że koszty związane z prowadzeniem spraw firmy są dla niej kosztami uzyskania przychodów. Wynika to z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, który mówi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1.
Poniesione wydatki muszą być należycie udokumentowane, konieczne jest bowiem wykazanie związku między wydatkiem i przychodami spółki.
Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu zwrotu wydatków poniesionych w związku wykonywaniem funkcji przez członków zarządu wynika z tego, że spółka z o.o. jako osoba prawna działa przez osoby fizyczne uprawnione do jej reprezentowania. Koszty działań reprezentantów są kosztami działalności tej osoby prawnej, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów i nie są wymienione w negatywnym katalogu w art. 16 ust. 1.
Może być jednak problem z wykazaniem, w jakiej części opisane w pytaniu usługi są wykorzystywane dla celów służbowych. W wypadku połączeń telefonicznych wydaje się to w miarę proste, wystarczy analiza billingu. Wskazane byłoby zatem, by członek zarządu przedstawił zestawienie, z którego wynikać będzie, które połączenia wykonywał dla celów służbowych. Choć ujawnienie wykazu połączeń z prywatnego telefonu będzie dla niego pewną niedogodnością, nie ma możliwości udokumentowania w inny sposób, że prywatny telefon był wykorzystywany do celów służbowych.
Jeśli chodzi o wydatki na Internet, członek zarządu musiałby udowodnić, że korzysta z niego tylko służbowo lub przedstawić dokument, na podstawie którego można ustalić rzeczywiste koszty wykorzystywania Internetu do celów służbowych. W przeciwnym razie organy podatkowe mogą uznać, że wydatek na abonament jest częściowo wydatkiem osobistym, wobec tego nie może być w całości zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 18 stycznia 2008 r. (IBPB3/423-216/07/SD/KAN-1553/10/07) [/b]wyjaśniła, że: „W świetle powyższych przepisów (tj. art. 15 i 16 ustawy o CIT) za koszty uzyskania przychodów mogą być uznane wydatki związane z częściowym zwrotem opłat ponoszonych przez pracownika z tytułu korzystania z łącza internetowego dla potrzeb pracodawcy w wysokości odpowiadającej poniesionym przez pracownika wydatkom z tego tytułu pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu i rozmiarów używania przez pracownika Internetu dla celów służbowych (np. rejestr przeprowadzonych połączeń), co umożliwi ustalenie rzeczywistych kosztów używania Internetu dla celów służbowych”.
[i]Radosław Pioterczak, współpracownik Vademecum Głównego Księgowego, ABC Wolters Kluwer Polska[/i]
