Tak, w części, w jakiej można wykazać, że usługi te były wykorzystywane dla celów służbowych.
Zasadą ogólną jest, że koszty związane z prowadzeniem spraw firmy są dla niej kosztami uzyskania przychodów. Wynika to z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, który mówi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1.
Poniesione wydatki muszą być należycie udokumentowane, konieczne jest bowiem wykazanie związku między wydatkiem i przychodami spółki.
Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu zwrotu wydatków poniesionych w związku wykonywaniem funkcji przez członków zarządu wynika z tego, że spółka z o.o. jako osoba prawna działa przez osoby fizyczne uprawnione do jej reprezentowania. Koszty działań reprezentantów są kosztami działalności tej osoby prawnej, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów i nie są wymienione w negatywnym katalogu w art. 16 ust. 1.
Może być jednak problem z wykazaniem, w jakiej części opisane w pytaniu usługi są wykorzystywane dla celów służbowych. W wypadku połączeń telefonicznych wydaje się to w miarę proste, wystarczy analiza billingu. Wskazane byłoby zatem, by członek zarządu przedstawił zestawienie, z którego wynikać będzie, które połączenia wykonywał dla celów służbowych. Choć ujawnienie wykazu połączeń z prywatnego telefonu będzie dla niego pewną niedogodnością, nie ma możliwości udokumentowania w inny sposób, że prywatny telefon był wykorzystywany do celów służbowych.
