Najpierw odpis księgowy, później podatkowy

Jeśli jednak firma go nie zrobiła, a tylko uprawdopodobniła, że wierzytelność jest nieściągalna, nie może jej wrzucić w koszty. Tak wynika z[b] wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 października 2008 r. (II FSK 925/07)[/b].

[srodtytul]Koszt o rok za wcześnie [/srodtytul]

Przedsiębiorca złożył korektę PIT-36L za 2004 r., której powodem było zaliczenie do kosztów odpisu aktualizującego. Dotyczył on należności od dłużnika, wobec którego wszczęto w 2004 r. postępowanie upadłościowe. Jednak odpis aktualizujący przedsiębiorca zrobił dopiero w 2005 r. Dlatego organy podatkowe odmówiły stwierdzenia nadpłaty za 2004 r. Argumentowały, że kosztem jest odpis aktualizujący, a nie sama należność. Koszt podatkowy nie wystąpi więc w dacie uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności, jeżeli nie został dokonany odpis aktualizujący tę należność.

NSA przyznał rację fiskusowi. Jego zdaniem aby można było zaliczyć odpis do kosztów, musi on być „faktycznie dokonany”. W tej sprawie przeszkodą w odliczeniu odpisu w 2004 r. było to, że nie został on w tym roku zrobiony. Jak czytamy w wyroku: „Dla ustalenia, że odpis stanowi koszt uzyskania przychodu, niezbędne jest jego dokonanie (zarachowanie w ewidencji księgowej). Kosztem uzyskania przychodu nie jest bowiem należność, lecz właśnie odpis aktualizujący”.

[srodtytul]Trzeba uprawdopodobnić...[/srodtytul]

Przypomnijmy, że utworzenie odpisu aktualizującego wartość należności to jeden ze sposobów na zaliczenie do kosztów niezapłaconej przez kontrahenta wierzytelności, którą wcześniej wykazaliśmy po stronie przychodów. Ustawodawca wymienia przykładowe zdarzenia uzasadniające odpisanie należności, np. wykreślenie dłużnika z ewidencji działalności gospodarczej, zasądzenie wierzytelności i skierowanie do egzekucji, wszczęcie postępowania upadłościowego z możliwością zawarcia układu (art. 23 ust. 1 pkt 21 oraz ust. 3 ustawy o PIT). Uprawdopodobnienie nieściągalności może też być uzasadnione innymi okolicznościami. Ale to przedsiębiorca musi udowodnić, że istnieje duże prawdopodobieństwo niewyegzekwowania należności.

Trzeba oczywiście pamiętać, że odpis aktualizujący to koszt „tymczasowy”, gdyż np. w wypadku przedawnienia wierzytelności musimy wykazać przychód, właśnie w wysokości zaliczonego do kosztów odpisu.

[srodtytul]...i sprawdzić w przepisach[/srodtytul]

Kosztem jest tylko odpis określony w ustawie o rachunkowości. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 35b ust. 1 tej ustawy odpisów aktualizujących dokonujemy w odniesieniu do należności:

- od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,

- od dłużników w razie oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności,

- kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny jego sytuacji majątkowej i finansowej spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,

- stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,

- przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

[srodtytul]Także w uproszczonej ewidencji [/srodtytul]

Czy odpis aktualizujący może też utworzyć (i zaliczyć wierzytelność do kosztów) przedsiębiorca, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów? Tak. Art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o PIT, mówiący o odpisach aktualizujących, odwołuje się wprawdzie do przepisów o rachunkowości, ale dotyczy przecież wszystkich przedsiębiorców, nie tylko prowadzących księgi handlowe. Poprzez odniesienie do ustawy o rachunkowości ustawodawca wskazuje jedynie, o jakie odpisy chodzi. Tak wynika z odpowiedzi Krajowej Informacji Podatkowej zamieszczonej w Biuletynie Skarbowym Ministerstwa Finansów nr 6/2007. Wcześniej potwierdzały to zresztą organy podatkowe, np. [b]Izba Skarbowa w Rzeszowie w interpretacji z 27 stycznia 2005 r. (IS.I/2-4117/163/04)[/b] oraz [b]Urząd Skarbowy w Tarnobrzegu w interpretacji z 28 kwietnia 2005 r. (US.II/415/8/2005)[/b].

[srodtytul]Czasami wystarczy protokół [/srodtytul]

Przedsiębiorcy muszą też pamiętać, że nieściągalność wierzytelności można udokumentować na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 20 i ust. 2 ustawy o PIT. Potrzebne jest tu np. postanowienie komornika, z którego wynika, że egzekucja jest bezcelowa. W przypadku mniejszych kwot wystarczy protokół, w którym wykażemy, że nie opłaca się ich ściągać. Jeśli udokumentujemy, że wierzytelności nie da się wyegzekwować, możemy ją zaliczyć definitywnie do kosztów.