Osoby upoważnione do otrzymania pisma muszą jednak informować organy podatkowe o każdej zmianie adresu. W razie niepowiadomienia uważa się je za doręczone pod dotychczasowym adresem i to ze wszystkimi konsekwencjami procesowymi dotyczącymi np. biegu terminu na wniesienie odwołania.
Osobom fizycznym pisma doręczane są w ich mieszkaniu lub miejscu pracy, jak również w siedzibie organu podatkowego. W miejscu pracy adresata pismo można doręczyć osobie upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji. Możliwe jest również doręczenie na adres poczty elektronicznej. Gdy mimo to nie uda się doręczyć pisma, możliwe jest to w każdym miejscu, gdzie zastanie się adresata.
W razie nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręczane są za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, ale tylko gdy osoby te podjęły się oddania go adresatowi. W takim wypadku zawiadomienie o doręczeniu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata lub w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję.
Jeśli takie doręczenie nie było możliwe, poczta przechowuje pismo przez 14 dni w swojej placówce pocztowej. W razie doręczania przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę pismo składa się na 14 dni w urzędzie gminy (miasta). Adresat informowany jest dwukrotnie o jego pozostawieniu, poprzez umieszczenie zawiadomienia w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach jego mieszkania, biura lub innego pomieszczenia, w którym wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję. Powtórne zawiadomienie następuje, w razie niepodjęcia pisma, w terminie 7 dni od dnia pierwszego zawiadomienia. Jeżeli mimo to adresat w ciągu 14 dni od pierwszego doręczenia przesyłki nie podjął, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia tego okresu, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Dla skuteczności doręczenia odbierający przesyłkę potwierdza jej odbiór własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający nie może potwierdzić doręczenia albo uchyla się od tego, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu.
Osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności osobie upoważnionej do odbioru korespondencji. Jeśli nie jest to możliwe, to – podobnie jak przy osobach fizycznych – pozostawia się przesyłkę na 14 dni w urzędzie pocztowym albo urzędzie gminy, zawiadamiając o tym dwukrotnie adresata. Po tym okresie pismo uważa się za doręczone. Gdy podany przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej adres jej siedziby nie istnieje lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności, korespondencję pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.
