Brak kasy fiskalnej w firmie to często skutek świadomego działania podatnika. Zdarza się jednak, że przedsiębiorca nie instaluje kasy wskutek przeoczenia. W obu wypadkach brak kasy rejestrującej może być tak samo dotkliwy. Podatnicy, którzy mimo obowiązku stosowania kasy nie kupią jej i nie rozpoczną w obowiązującym terminie rejestracji obrotów za jej pomocą, podlegają karom. Określają je przepisy ustawy o VAT i kodeksu karnego skarbowego.
Art. 111 ust. 2 ustawy o VAT mówi, że jeśli podatnik narusza obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, traci – do czasu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji w tej formie – prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę stanowiącą równowartość 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Dotyczy to jednak tylko podatku naliczonego związanego ze sprzedażą, która powinna być ewidencjonowana przez kasę. Choć nie wynika to bezpośrednio z przepisów, orzecznictwo sądów administracyjnych jest tu zgodne (np. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 listopada 1998 r., FPS 7/98, z 22 czerwca 2001 r., I SA/Gd 2568/98, i z 11 kwietnia 2001 r., SA/Bk 542/00). Wprawdzie orzeczenia te dotyczą przepisów starej ustawy o VAT, ale zachowują nadal swą aktualność.
Stanowisko sądów potwierdzają również organy podatkowe. W interpretacji z 18 maja 2006 r. (OG-005/50/PP/443/ 28/2006) Drugi Urząd Skarbowy w Kielcach stwierdził, że podatnik traci prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług tylko w odniesieniu do tej części obrotu, która podlega ewidencjonowaniu z zastosowaniem kas rejestrujących. Nie dotyczy to zatem całości obrotu.
Poza sankcją określoną w ustawie o VAT podatnikom grożą dodatkowo kary przewidziane w kodeksie karnym skarbowym (k.k.s.). Nieprawidłowości w ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej są karane tak samo, jak nieprawidłowości w prowadzeniu księgi podatkowej. Naruszenie obowiązku ewidencjonowania zagrożone jest grzywną do 240 stawek dziennych. Jeśli podatnik sprzedaje z pominięciem kasy fiskalnej albo nie wydaje paragonu z kasy – fiskus może ukarać go grzywną do 180 stawek dziennych. Przy mniejszym przewinieniu podatnik podlega grzywnie jak za wykroczenie skarbowe. Będzie tak wtedy, gdy sprzedaż niezarejestrowana w kasie fiskalnej dotyczy niskiej kwoty. W myśl k.k.s. jest tak, gdy niezarejestowany obrót nie przekroczy pięciokrotnej wysokości najniższego miesięcznego wynagrodzenia, określonego na podstawie kodeksu pracy.
Wysokość grzywny określana jest przy zastosowaniu stawek dziennych. Stawka taka nie może być niższa od 1/30 części minimalnego wynagrodzenia. Nie może też przekraczać jej 400-krotności. Sąd orzekając wysokość grzywny, określa najpierw liczbę stawek dziennych, a dopiero potem ustala wysokość jednej stawki.
Grzywny podatnik może jednak uniknąć. Stanie się tak, jeśli organy podatkowe nie odkryją naruszenia przez niego terminu instalacji kas, a podatnik powiadomi urząd skarbowy o popełnionym wykroczeniu skarbowym.
Przepisy kodeksu mówią, że nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe ten, kto po popełnieniu czynu zabronionego powiadomił o tym organy ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu (art. 16). Przepis ten ma zastosowanie, gdy w terminie wyznaczonym przez organ sprawca uiści w całości należność publicznoprawną uszczuploną lub narażoną na uszczuplenie popełnionym czynem zabronionym. Zawiadomienie trzeba złożyć na piśmie albo przekazać ustnie do protokołu. Przed jego złożeniem konieczne jest zainstalowanie kasy rejestrującej i posiadanie dowodów na to, że brak kasy nie spowodował uszczuplenia należności podatkowych.
