Nie wszyscy, których praca wymaga dojazdu do klienta, korzystają ze służbowych czy prywatnych samochodów. Wielu dojeżdża autobusem, pociągiem lub tramwajem. Okazuje się, że podatkowe rozliczenie wydatków na bilety także budzi wątpliwości. Trzeba sobie bowiem odpowiedzieć na trzy pytania:

- czy te wydatki są kosztem firmy,

- czy można odliczyć VAT,

- czy pracownik uzyskuje przychód, od którego pracodawca jako płatnik powinien pobrać podatek?

Możliwość zaliczania do kosztów wydatków na bilety udostępniane pracownikom nie budzi wątpliwości. Jeśli są one wykorzystywane do celów służbowych, to niewątpliwie jest to wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu. Gdy jednak wykorzystywane są także (lub wyłącznie) do celów prywatnych, to stają się częścią wynagrodzenia. Jego związek z przychodami także jest bezsprzeczny. W tym drugim przypadku warto jednak zadbać, aby obowiązek dopłacania przez pracodawcę do biletu lub jego przekazywania wynikał np. umowy o pracę. Uniemożliwi to argumentowanie przy ewentualnej kontroli, że są to dobrowolne, jednostronne świadczenia wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Oczywiście także bilety kupowane na potrzeby samego przedsiębiorcy są kosztem uzyskania przychodu. Tu jednak urząd ma prawo żądać dowodów, że były wykorzystywane do celów firmowych, a nie prywatnych. Jeśli więc podatnik prowadzący jednoosobową firmę zewidencjonuje w księdze przychodów i rozchodów np. bilet kolejowy z Warszawy do Gdańska, ale nie będzie potrafił podać celu tej podróży, to ewentualna kontrola niewątpliwie zakwestionuje ten wydatek. Dlatego warto dokładnie opisywać dowody księgowe - po trzech lub czterech latach trudno będzie sobie przypomnieć, dlaczego musieliśmy pojechać do Gdańska.

Wydawałoby się, że skoro wydatki na bilety mogą być zaliczone do kosztów, to nie powinno być problemu z odliczeniem VAT. Tak jednak jest tylko wtedy, gdy są wykorzystywane do celów firmowych. Gdy pracodawca przekazuje je do osobistego użytku, za który uważa się także dojazd do pracy, podatku naliczonego już nie odliczy. Problemem tym zajmował się Urząd Skarbowy Wrocław-Śródmieście w interpretacji z 31 stycznia br. (PP443/1/107/06). Spółka, która wystąpiła z pytaniem, kupuje bilety z zamiarem nieodpłatnego ich przekazywania pracownikom. Mają być one wykorzystywane na dojazdy do pracy. W zależności od miejsca zamieszkania zatrudnionej osoby są to bilety PKS, PKP, MZK. Ich zakup jest dokumentowany fakturą. Zdaniem spółki ma ona prawo do odliczania VAT naliczonego, ponieważ jest to świadczenie dla pracownika uznane za koszt uzyskania przychodu.

Urząd skarbowy nie zgodził się z taką interpretacją. Wskazał na art. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Z kolei w myśl art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Tymczasem jeszcze przed kupnem biletów podatnik wie, że posłużą one czynności nieodpłatnej, a więc niepodlegającej VAT. Zdaniem urzędu, wobec braku związku zakupu biletów z wykonywanymi przez firmę czynnościami opodatkowanymi, dla prawa do odliczenia nie ma znaczenia to, że wydatki poniesione na bilety miesięczne są kosztem uzyskania przychodu.

Niektórzy pracodawcy decydują się na dopłatę do biletów miesięcznych pracowników. Niestety, oznacza to, że kwota dofinansowania musi być zaliczona do ich dochodów i podlega opodatkowaniu.

Potwierdza to m.in. interpretacja Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 19 czerwca br. (1472/DPC/41566/07/PK). Organu podatkowego nie przekonało nawet to, że pytanie dotyczyło pielęgniarek środowiskowych, do których obowiązków należą wizyty w domach pacjentów. Korzystają one ze środków komunikacji miejskiej.

Aby zmniejszyć koszty przejazdów, zamiast biletów jednorazowych pracodawca kupuje kwartalne bilety sieciowe i przyjął zasadę, że dofinansowując 50 proc. ich ceny, pokrywa koszty przejazdu w celach służbowych.

Połowę pokrywa pracownik, bo używa biletu do przejazdów prywatnych. Płatnik uważał, że dopłata ta nie powinna być przychodem pracownika, ponieważ rozgraniczono koszt pracodawcy, czyli przejazdy do pacjentów (które nie podlegają opodatkowaniu) od przejazdów prywatnych, za które płaci pracownik.

Urząd skarbowy inaczej jednak zinterpretował przepisy. Powołał się na art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof), czyli definicję przychodów ze stosunku pracy. Jest to m.in. wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Zdaniem urzędu wynika z tego, że przychodem pracownika ze stosunku pracy są wszelkie świadczenia, jakie otrzymuje on od swojego pracodawcy, a więc także bilety komunikacji miejskiej. Nie zmienia tego to, że świadczenie to jest pracownikowi przekazywane w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków pracowniczych, gdyż żaden przepis nie uzależnia opodatkowania takiego świadczenia od tego, czym kierował się pracodawca przy jego przekazywaniu.

Urząd zwrócił uwagę na art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. W myśl tego przepisu wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Zgodnie z art. 77§ 1 kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Uznał, że wyjazdy do pacjentów poza stałym miejscem pracy są podróżami służbowymi. Wydatki na bilety powinny być - zdaniem urzędu - zwracane na zasadach przewidzianych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r., regulującego zasady zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.). Zgodnie z § 5 ust. 2 tego rozporządzenia zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Z tego wynika, że może on obejmować tylko jedną podróż służbową. Ze zwolnienia nie korzysta więc dopłata w formie ryczałtu polegająca na refundacji ceny biletu okresowego.

Bilety na okaziciela są zwykle dużo droższe niż imienne. Organy podatkowe stoją jednak na stanowisku, że wykupienie tych drugich, nawet do celów służbowych, powoduje powstanie przychodu u pracownika. Taka interpretacja wynika m.in. z postanowienia Drugiego Urzędu Skarbowego w Katowicach z 3 marca 2005 r. (IIUSPBII/4151a/2005). Pracodawca kupował imienne bilety miesięczne dla pracowników prowadzących badania ankietowe. Ich praca polega na zbieraniu danych statystycznych. W związku z tym często poruszają się po rejonie objętym badaniem. Wartość biletów, na podstawie faktury, księgowana jest bezpośrednio w koszty firmy.

Urząd uznał, że cena biletu jest przychodem pracownika. Także w tej sytuacji powołał się na art. 12 ust. 1 updof definiujący przychody ze stosunku pracy. Zdaniem organu podatkowego z treści tego przepisu wynika, że świadczenia ponoszone w ramach stosunku pracy przez pracodawcę na rzecz pracownika podlegają opodatkowaniu. Na zasadzie wyjątku od tej zasady przyjmuje się, że nie są przychodem pracownika wydatki poniesione przez pracodawcę na zakup biletów jednorazowych lub biletów okresowych na okaziciela będących w dyspozycji tego pracodawcy a udostępnianych pracownikom wyłącznie w celu ich wykorzystania w celu wykonywania zadań służbowych.

Wobec tego firma kupująca bilety imienne powinna, jako płatnik, dodać ich wartość do innych przychodów wynikających ze stosunku pracy i od łącznej sumy pobrać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy.

Nie ze wszystkimi przytoczonymi interpretacjami urzędowymi można się zgodzić. Zwłaszcza zakwalifikowanie do przychodów ze stosunku pracy kupowanych w celach służbowych biletów imiennych budzi wątpliwości. Można sobie bowiem wyobrazić sytuację, że do zadań pracownika należy np. zbieranie danych do przewodnika turystycznego w różnych krajach Europy. Czy jeśli pracodawca wykupi mu okresowy bilet kolejowy np. o wartości 1 tys. euro, to także będzie to jego przychód ze stosunku pracy? W takiej sytuacji może się okazać, że pensja ledwo wystarcza na podatek od rzekomych nieodpłatnych świadczeń, których podatnik wcale nie chciał. Dlatego należałoby jednak przyjąć, że samo postawienie do dyspozycji pracownika biletu, przekazanego mu w celach służbowych, nie tworzy przychodu. Przecież pracownik wcale nie musiał odnieść z tego tytułu jakiejkolwiek korzyści - być może po pracy woli on wszędzie dojeżdżać samochodem lub rowerem.

Dokumentowanie zakupu biletu jest łatwiejsze niż innych wydatków. W wielu sytuacjach nie jest bowiem potrzebna faktura, bo bilet ją zastępuje.

Wynika to z rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. regulującego zasady wystawiania faktur (DzU nr 95, poz. 798 ze zm.). Muszą być jednak spełnione pewne warunki. Po pierwsze, chodzi tylko o bilety jednorazowe, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami. Po drugie, muszą one zawierać następujące dane:

- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

- numer i datę wystawienia,

- odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km,

- kwotę należności wraz z podatkiem i kwotę podatku.

W związku z tym przepisem także pojawiają się wątpliwości. Dotyczą one m.in. biletów lotniczych sprzedawanych przez Internet. Izba Skarbowa w Gdańsku w interpretacji z 11 sierpnia 2005 r. (BI/005-1061/04) uznała, że wydruk takiego przesłanego podatnikowi pocztą elektroniczną dokumentu nie może być uznany za fakturę. Zwróciła uwagę, że istota biletów elektronicznych polega na złożeniu rezerwacji w systemie komputerowym linii lotniczej. Rezerwujący otrzymuje przez Internet potwierdzenie zakupu wraz z numerem rezerwacji, tzw. passenger receipt (rachunek pasażerski). Nie może on być równoważny z fakturą, m.in. dlatego, że określa odległości taryfowej. Dokument ten nie jest także fakturą, ponieważ nie został wystawiony w dwóch egzemplarzach (w formie papierowej).

Spółka zorganizowała nabór kandydatów na pracowników, których miejscem pracy będzie Kraków. Aby sprawdzić ich kwalifikacje, zaprosiła na dni próbne do sklepów w Warszawie. Kandydatom mieszkającym w Krakowie i okolicach zwróciła koszty przejazdu do Warszawy i z powrotem oraz pokryła lub zwróciła koszty noclegów w Warszawie. Uważała, że nie ciąży na niej obowiązek sporządzania informacji PIT-8C. Urząd skarbowy się z tym nie zgodził. Powołał się na art. 11 ust. 1 updof. Mówi on, że przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Zdaniem urzędu wynika z tego, że każde przysporzenie osoby fizycznej stanowi dla niej przychód. Żaden przepis nie uzależnia bowiem powstania przychodu od tego, czy określone świadczenie było w interesie świadczeniodawcy. W związku z tym zwrot kosztów przejazdu oraz zwrot lub pokrycie kosztów noclegu są dla osoby fizycznej otrzymującej te świadczenia opodatkowanym przychodem - odpowiednio jako wartości pieniężne lub świadczenia w naturze. Ponieważ w momencie powstania tego przychodu osoby te nie były pracownikami, to uzyskały przychody z innych źródeł. Urząd zwrócił jednak uwagę na zawarte w updof zwolnienie dotyczące podróży służbowych. Kandydaci na pracowników nie uzyskają przychodu, jeśli zwrot nastąpi na zasadach określonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. W przeciwnym razie spółka jako płatnik powinna przesłać do kandydatów na pracowników i ich urzędów skarbowych formularz PIT-8C.

(interpretacja Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 19 czerwca br., 1472/DPC/415-69/07/PK) Nawet dopłata do biletu listonosza jest jego przychodem - Czy sfinansowanie przez pocztę połowy ceny biletu okresowego dla listonosza, który w czasie wykonywania obowiązków służbowych musi dojechać i przemieszczać się w rejonie doręczeń środkami komunikacji miejskiej, jest dla niego przychodem z pracy, który podlega opodatkowaniu PIT?

Zgodnie z art. 12 ust. 1 updof za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartości pieniężne świadczeń w naturze, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń. Wymienione przychody podlegają PIT. Jednocześnie art. 21 ust. 1 updof, zawierający katalog przychodów zwolnionych od podatku, nie wymienia dopłat do biletów miesięcznych. Dlatego dopłata przez pracodawcę 50 proc. kosztów biletu okresowego dla listonosza, który w czasie wykonywania obowiązków służbowych porusza się środkami komunikacji miejskiej, jest jego przychodem z pracy i podlega PIT.

(interpretacja Urzędu Skarbowego Warszawa-Wola z 11 marca 2005 r., US. 40RPŁ/4115/18/2005)

- posiłkach i napojach - DF z 16 kwietnia,

- ekwiwalentach za używanie własnych narzędzi - DF z 23 kwietnia,

- roboczej i reprezentacyjnej odzieży - DF z 30 kwietnia,

- imprezach integracyjnych - DF z 7 maja,

- bezpłatnym transporcie do firmy - DF z 14 maja,

- nieoprocentowanych pożyczkach - DF z 21 maja,

- służbowych telefonach - DF z 28 maja,

- służbowych samochodach - DFz 4 czerwca,

- zwrocie kosztów przeprowadzki - DF z 11 czerwca,

- rekompensacie za przerwany urlop - DF z 18 czerwca,

- dopłatach do wypoczynku dzieci pracowników - DF z 25 czerwca,

- darmowym zakwaterowaniu - DF 2 lipca,

- refundacji kosztów zakupu okularów - DF z 9 lipca,

- pakietach medycznych - DF z 16 lipca,

- świadczeniach urlopowych - DFz 23 lipca,

- odszkodowaniach - DF z 30 lipca,

- świadczeniach rzeczowych - DFz 6 sierpnia,

- darowiznach - DF z 13 sierpnia.

Przepisy o VAT na równi z fakturą traktują bilety, na których wyszczególnione są odpowiednie dane, m.in. nazwa i NIP sprzedawcy oraz odległość taryfowa, która nie może być mniejsza niż 50 km. Dotyczy to jednak tylko biletów jednorazowych. Nie ma więc potrzeby, aby podatnicy brali fakturę np. na każdy bilet kolejowy.

Faktura będzie jednak niezbędna w przypadku tzw. biletów elektronicznych. Obecnie są one coraz bardziej rozpowszechnione w transporcie lotniczym. W systemie tym klient podaje przez Internet swoje dane i płaci przelewem lub kartą kredytową, a następnie na lotnisku odbiera (z automatu lub od obsługi portu lotniczego) kartę wstępu na pokład. Taki dokument otrzymany przez podatnika nie jest już jednak traktowany przez prawo podatkowe jako faktura. To oznacza, że nie będzie dawał prawa do odliczenia VAT (na trasach krajowych) oraz może być zakwestionowany jako dowód poniesienia kosztu.