O obowiązku wyrównania strat spowodowanych niespodziewanym przerwaniem wypoczynku mówi kodeks pracy. Z art. 167 wynika, że pracownik musi wrócić na stanowisko, jeśli firma nieoczekiwanie nie może sobie bez niego poradzić. Pracodawca może bowiem odwołać pracownika z urlopu, ale tylko wtedy, gdy jego obecność w zakładzie jest niezbędna, bo zaistniały okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Pan Kowalski jest głównym księgowym w spółce z o.o. Na początku czerwca wyjechał w góry na dwutygodniowy urlop. Jednak nieoczekiwanie do spółki zawitali kontrolerzy z urzędu skarbowego. Nieznający się na podatkach prezes natychmiast wezwał pana Kowalskiego do pracy.
Ściągnięty z wakacji pracownik oprócz poczucia krzywdy traci też finansowo. Z reguły ma bowiem opłacony z góry pobyt i trudno mu odzyskać zainwestowane w wypoczynek pieniądze. Dlatego też przełożony musi mu zwrócić koszty poniesione w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Może to być opłata za rezerwację hotelu czy też koszty podróży powrotnej. Pracodawca nie musi natomiast zwracać kosztów, które nie wiążą się "bezpośrednio" z odwołaniem z urlopu. Szerzej na ten temat pisaliśmy w DF z 24 kwietnia 2006 r.
Pan Nowak wyjechał na dwutygodniowy kurs kitesurfingu do Egiptu. Opłacił w pakiecie noclegi, wyżywienie i koszty szkolenia. Kupił sobie też deskę, latawiec i piankę. Ponieważ pracownik, który zastępował pana Nowaka, ciężko zachorował, szef wezwał go do firmy. Pan Nowak wykonał polecenie, ale przedstawił rachunki za wakacyjne wydatki. Pracodawca powinien mu zwrócić koszty pobytu na kursie, nie musi natomiast oddawać za sprzęt. Kodeks pracy mówi bowiem tylko o kosztach poniesionych w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu.
Czy zadośćuczynienie za przerwanie wakacyjnej laby jest opodatkowane? Pracownik nic na tym nie zyskuje. Pracodawca rekompensuje mu tylko straty, jakie poniósł w związku z niespodziewanym odwołaniem. Natomiast przychód podatkowy to konkretna korzyść majątkowa. Jednak takiego świadczenia nie ma w katalogu zwolnień, co więcej urzędy często twierdzą, że zwrot kosztów (np. używania samochodu bądź telefonu) jest opodatkowany. Ale organy podatkowe zajmują w tej sprawie korzystne dla podatników stanowisko. Jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w Rzeszowie z 28 października 2004 r. (IS.I /2415/196/04) : "jeżeli pracownik poniesie koszty związane z zaplanowanym urlopem, następnie zostanie odwołany z urlopu, a wspomniane koszty zostaną mu zwrócone przez pracodawcę, to tego rodzaju przychody pieniężne nie mogą być uznane za przychody ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż nie powodują one przysporzenia majątkowego po stronie pracownika. Ponadto nie mieszczą się w pojęciu świadczeń pieniężnych ponoszonych za pracownika oraz innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 3 ww. ustawy. Mając powyższe na uwadze, otrzymany przez pracownika zwrot kosztów rezerwacji imprezy w biurze podróży (w wysokości faktycznie poniesionej i udokumentowanej), spowodowany wycofaniem zgody pracodawcy na urlop wypoczynkowy, nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych".
Korzystna dla podatników jest też konkluzja Pierwszego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy w interpretacji z 29 września 2006 r. (PD2.2-415-35/06) . Ale argumentacja była inna. Urząd powołał się bowiem na art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten mówi o zwolnieniu od podatku odszkodowań, których wysokość i zasady ustalania wynikają z odrębnych ustaw (m.in. kodeksu pracy). Tymczasem zwrot kosztów to rekompensata za odwołanie z urlopu, a obowiązek jej wypłaty wynika z przepisów. Dlatego jest zwolniona z podatku.
Urząd podkreślił jednak, że opodatkowana będzie kwota przekraczająca faktycznie poniesione przez pracownika wydatki. Jak czytamy w interpretacji: "Pracodawca może zrekompensować pracownikowi odwołanie z urlopu, wypłacając mu określone świadczenie pieniężne ponad kwotę rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków. Wszelkie kwoty otrzymane ponad koszty faktycznie poniesione będą jednak stanowić dla niego przychód podlegający opodatkowaniu".
Czy firma może zaliczyć do kosztów wydatki na rekompensatę? Tak, wypełnia bowiem nałożone przez ustawodawcę obowiązki wynikające z nawiązanego stosunku pracy. Poza tym pracownik po to został odwołany z urlopu, aby wykonywać pilne służbowe zadania, czyli przyczyniać się do osiągania przychodów przez pracodawcę.
Oczywiście cała operacja musi być dokładnie opisana w dokumentacji. Nie wystarczy tylko dowód przelewu danej kwoty na konto pracownika. Z dokumentów musi wynikać, jakie koszty (i w jakiej wysokości) poniósł pracownik i dlaczego pracodawca mu je zwraca.
Mimo korzystnych interpretacji organów podatkowych trudno mi z czystym sumieniem doradzić niepłacenie podatku od zwróconych kosztów odwołania z urlopu. Nie do końca przekonujący jest argument, że przychód nie wystąpi, ponieważ pracownik nie osiąga korzyści majątkowej. Ustawodawca w wielu miejscach zwalnia bowiem z podatku podobne świadczenia, np. ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej. Skoro wprowadza zwolnienie, to znaczy, że co do zasady takie świadczenie jest przychodem. Nie znajdziemy natomiast zwolnienia dotyczącego zwrotu kosztów odwołania z wakacji. A otrzymane pieniądze związane ze stosunkiem pracy są - zgodnie z art. 12 ust. 1 updof - przychodem. Mam też wątpliwości co do zastosowania w tym wypadku art. 21 ust. 1 pkt 3 updof. Odszkodowanie wiąże się bowiem z działaniem naruszającym przepisy lub umowę. Tu pracodawca niczego nie narusza, ma bowiem prawo odwołać pracownika z urlopu. Trudno więc nazwać wypłacaną rekompensatę odszkodowaniem. Dlatego spokojni mogą być tylko podatnicy mający korzystną interpretację własnego urzędu. Uważam natomiast, że pracownik ma prawo domagać się zwrotu kwoty rzeczywiście poniesionych wydatków, powiększonej o obciążenia (podatek, składki), jakie musi ponieść w związku z jej otrzymaniem. Pracodawca powinien więc "ubruttowić" wypłatę.
