Tylko faktury wystawione na spółkę mogą stanowić dowód księgowy będący podstawą do zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Jak zauważa jednak [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 5 maja 2009 r. (IBPBI/2/423-214/09/AP)[/b]:
„oświadczenie pracownika w incydentalnych przypadkach, jako wewnętrzny dowód, może być zakwalifikowane jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową w kosztach uzyskania przychodów, jednak tylko w przypadku, gdy spełnia ono wszystkie warunki określone przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz gdy nie ma możliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku.
Poniesione wydatki powinny być ujęte w ww. oświadczeniu w kwocie netto. Zwrot kosztów podróży służbowej może nastąpić tylko na podstawie dokumentów wystawionych na firmę”.
Artykuł 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości mówi, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość (jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych), datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu.
