Tylko faktury wystawione na spółkę mogą stanowić dowód księgowy będący podstawą do zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Jak zauważa jednak [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 5 maja 2009 r. (IBPBI/2/423-214/09/AP)[/b]:

„oświadczenie pracownika w incydentalnych przypadkach, jako wewnętrzny dowód, może być zakwalifikowane jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową w kosztach uzyskania przychodów, jednak tylko w przypadku, gdy spełnia ono wszystkie warunki określone przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz gdy nie ma możliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku.

Poniesione wydatki powinny być ujęte w ww. oświadczeniu w kwocie netto. Zwrot kosztów podróży służbowej może nastąpić tylko na podstawie dokumentów wystawionych na firmę”.

Artykuł 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości mówi, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość (jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych), datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu.

Dowód księgowy powinien także zawierać podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, a także stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

[i]Podstawa prawna:

– [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0A9C91F09A5DF196E9BF3E3A17ED1D94?id=324433]ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.)[/link],

– [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.)[/link],

– [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893 ]ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.)[/link].[/i]