Jednolity Plik Kontrolny: Jakie daty brać pod uwagę generując struktury JPK

Wielu przedsiębiorców właśnie teraz finalizuje prace nad rozwiązaniami do generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) i coraz częściej pojawiają się pytania i wątpliwości dotyczące dat, według których poszczególne struktury powinny być generowane. Brak bowiem jest wskazówek Ministerstwa Finansów w tym zakresie, poza lakonicznym stwierdzeniem, że kryteria doboru danych „każdorazowo będą wskazywane przez organ podatkowy" zawartym w odpowiedzi na pytanie nr 7 w drugiej puli odpowiedzi udzielonych przez MF w toku konsultacji społecznych w kontekście struktury Faktury VAT (odpowiedzi te można znaleźć w serwisie MF dotyczącym JPK w sekcji „Często zadawane pytania").

Przyjrzyjmy się jednak temu tematowi, a okaże się, że aby struktury miały sens i przedstawiały wiarygodne źródło danych, nie ma wcale tak wielu możliwości.

Struktura „Ewidencja Zakupu i Sprzedaży VAT"

Zgodnie z wymaganiami MF struktura ta ma uzgadniać się z deklaracją miesięczną VAT. W konsekwencji, datą sterującą tą strukturą powinna być data obowiązku podatkowego w VAT – pole często występujące w systemach finansowo-księgowych i umożliwiające dobór danych dla celów sporządzenia deklaracji VAT. Data ta nie występuje w tej strukturze, jest reprezentowana przez datę sprzedaży oraz datę wpływu faktury.

Struktura „Wyciągi Bankowe"

Tu także nie ma dużego wyboru. W samej strukturze dostępna jest tylko jedna data – data operacji. Tym samym, moim zdaniem, data ta powinna być podstawą dla doboru danych dla tej struktury.

Struktura „Magazyny"

Także w tym przypadku odpowiedź nie musi być wcale jednoznaczna, gdyż w samej strukturze mamy do czynienia z dwoma lub trzema datami: datą dokumentu magazynowego, datą ruchu magazynowego oraz datą dokumentu finansowego związanego z ruchem. Przy tym, daty te wcale nie muszą być takie same i przypadać w jednym okresie. Aby jednak dane miały sens oraz gwarantowały kompletność ujęcia transakcji, należy się posłużyć datą ruchu magazynowego lub datą dokumentu magazynowego. Ruch magazynowy lub dokument raz do niego wystawiony nigdy już nie ulegnie zmianie. Jego korekta będzie wymagała wskazania dodatkowego ruchu / dokumentu korygującego. Poza tym, tylko te dwie daty są spójne dla wszystkich rodzajów ruchów w tej strukturze. Skłaniałbym się ku generowaniu struktury po dacie ruchu magazynowego, gdyż niezależnie od faktu wystawienia bądź niewystawienia dokumentu magazynowego, przeprowadzenie ruchu jest faktem.

Struktura „Księgi Rachunkowe"

Także w tej strukturze mamy do czynienia z kilkoma datami, ale wydaje się, że tylko jedna ma sens – data księgowania. Data ta w systemach księgowych definiuje okresy księgowe, do których przynależy zaksięgowana transakcja. To również ta data (albo okres księgowy, do którego przynależy) jest podstawą do generowania zestawienia obrotów i sald czy dziennika. Nie widać zatem sensownej możliwości wykorzystania innej daty niż data księgowania. Dodatkowo, struktura KR będzie niosła za sobą jakąkolwiek wartość informacyjną, jeśli zostanie wygenerowana co najmniej za okres miesięczny. W praktyce bowiem, trudno sobie wyobrazić sytuację wykorzystania tej struktury za okres np. trzech dni.

Struktura „Faktury VAT"

To struktura chyba najbardziej kontrowersyjna, jeśli chodzi o zakres danych. Wiemy, że MF nie oczekuje uzgodnienia tej struktury z deklaracją VAT. W samej strukturze mamy do dyspozycji tylko dwie daty: datę wystawienia faktury oraz datę dokonania dostawy/wykonania usługi/płatności (efektywnie datę obowiązku podatkowego). MF jednak nie oczekuje, że będzie to data obowiązku podatkowego (struktura nie musi bowiem uzgadniać się do VAT-7), choć moim zdaniem, miałoby to sens. Pozostaje zatem data wystawienia faktury. To jednak data, która na pewno nie zagwarantuje nam kompletności danych, zwłaszcza pod kątem faktur zakupowych. Podatnik nie ma bowiem wpływu na to, ile czasu faktura zakupowa będzie do niego szła i kiedy fizycznie będzie ją mógł ująć w ewidencji i poznać datę jej wystawienia. Wydaje się, że najlepszym wyborem (poza datą obowiązku podatkowego) byłaby w tym przypadku data księgowania faktury w księgach. Takie podejście przede wszystkim zagwarantuje kompletność danych. Każda faktura podlega bowiem prędzej czy później ewidencji w systemie finansowo-księgowym. Dzięki takiemu rozwiązaniu struktura mogłaby być generowana za okres miesięczny i prezentować faktury sprzedaży i zakupów ujęte w konkretnym, zamkniętym okresie księgowym bez względu na daty obowiązku podatkowego oraz datę wystawienia faktury. Trzeba przy tym pamiętać, że daty tej nie ma w strukturze „Faktury VAT".

Autor jest doradcą podatkowym, autorem bloga opliku.pl