Obowiązek złożenia deklaracji online nie ma charakteru bezwzględnego. Są z niego zwolnione podmioty, które mają obowiązek do sporządzenia informacji o dochodach lub rocznego obliczenia podatku za dany rok dla nie więcej niż pięciu podatników >patrz schemat.
Wyjątkiem od wspomnianej zasady jest składanie formularza IFT-3/IFT-3R, który bez względu na liczbę podatników należy złożyć w formie elektronicznej.
Uwaga! Podział ten nie ma również zastosowania do deklaracji, informacji oraz rocznego obliczania podatku, które w imieniu i na rzecz podmiotu składa biuro rachunkowe. Podmioty takie są bezwzględnie zobowiązane do przekazywania deklaracji drogą elektroniczną.
Schemat
Jest kilka sposobów
Płatnicy PIT i osoby niepełniące funkcji płatnika w tym podatku mogą składać deklaracje drogą elektroniczną, korzystając z jednej z trzech dostępnych opcji.
Wariant 1. Przez system finansowo-księgowy
Pierwszą z nich jest wykorzystanie odpowiednich aplikacji (modułów) będących częścią systemu finansowo-księgowego przedsiębiorstwa. Systemy te umożliwiają bezpośrednie wysyłanie deklaracji drogą elektroniczną oraz automatyczne podpisanie wszystkich wysłanych deklaracji. W celu skorzystania z tej możliwości wystarczy wejść na stronę www.portalpodatkowy.mf.gov.pl w zakładkę „e-Deklaracje" i z sekcji „Struktury dokumentów XML" pobrać strukturę logiczną. Następnie wysłać dokument elektroniczny z własnego systemu finansowo-księgowego oraz pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), będące dowodem złożenia dokumentu w urzędzie skarbowym.
Wariant 2. Formularze interaktywne
Deklaracje można też złożyć przy wykorzystaniu formularzy interaktywnych pobranych z zakładki „e-Deklaracje". Wypełniony formularz wystarczy podpisać podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub danymi autoryzującymi, wysłać dokument i pobrać UPO.
Wariant 3. Uniwersalna Bramka Dokumentów
Dla płatników składających dużą liczbę deklaracji ciekawym rozwiązaniem może się okazać Uniwersalna Bramka Dokumentów. Przy użyciu UBD możliwe jest złożenie dokumentu zbiorczego zawierającego nawet 20 000 formularzy oraz odebranie jednego Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla całego zestawu. W celu przesłania dokumentów poprzez bramkę UBD należy zastosować nowe schematy informacji zbiorczych oraz deklaracji zbiorczej, które zostały zamieszczone w zakładce „e-Deklaracje/Struktury dokumentów XML".
Uwaga! Schematy te nie przewidują składania korekt. Korekty w takim wypadku powinny być składane za pośrednictwem bramki e-Deklaracje. Podmiot chcący przygotować się do korzystania w UBO i dostosować swój system finansowo-księgowy może skorzystać z udostępnionej przez Ministerstwo Finansów wersji testowej znajdującej się na stronie internetowej resortu.
Konieczność zainwestowania w e-podpis
Wysyłanie elektronicznej deklaracji wymaga korzystania z bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowalnego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Można się w niego zaopatrzyć w firmach świadczących usługi certyfikacyjne. Ich lista znajduje się na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji (https://www.nccert.pl/). Koszt zestawu do podpisu elektronicznego to ok. 300–400 zł.
Należy także pamiętać, że jest to podpis, który wywołuje takie skutki prawne jak podpis własnoręczny. Co za tym idzie, osoba składająca deklaracje podpisuje się pod nią własnym imieniem i nazwiskiem. Powinna więc być to osoba, która posiada stosowne pełnomocnictwo.
Obowiązkowe e-druki
Obowiązek elektronicznego składania dotyczy następujących formularzy:
- PIT-4R Deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy;
- PIT-8AR Deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym;
- PIT-8C Informacja o wypłaconym stypendium, o przychodach z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych;
- PIT-11 Informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy
- PIT-R Informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich;
- IFT-1/IFT-1R Informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania;
- IFT-2/IFT-2R Informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
- IFT-3/IFT-3R Informacja o przychodach (dochodach) wypłaconych lub pozostawionych do dyspozycji faktycznemu albo pośredniemu odbiorcy;
- PIT-40 Roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym;
- CIT-8 Zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) przez podatnika podatku dochodowego od osób prawnych wraz z załącznikami;
- CIT-8A, CIT-8B Zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) przez podatkową grupę kapitałową – podatnika podatku dochodowego od osób prawnych.
—Ewelina Leszczyńska konsultantka w dziale doradztwa podatkowego BDO
