Uczciwy pracownik to skarb każdej firmy. Niestety, nawet przy najlepszym zespole firma nie może sobie pozwalać na brak nadzoru, bo to się może niekorzystnie odbić na rozliczeniach z fiskusem. Przekonał się o tym jeden z przedsiębiorców, któremu odmówiono rozliczenia w koszty strat z kradzieży.
Ze sprawy wynikało, że spółka była okradana regularnie. W kwietniu 2012 r. przed sporządzaniem i zatwierdzeniem jej bilansu wykryto kradzież środków z jej lokat bankowych. Okazało się, że osoba odpowiedzialna za ich tworzenie, rozwiązywanie i księgowanie przywłaszczyła sobie znaczną sumę pieniędzy. Przelewała pieniądze z lokat firmy na swój prywatny rachunek bankowy. Proceder trwał kilka lat, a złodziej przyznał się do winy.
Nie ma mowy o winie
W tej sytuacji firma chciała straty wynikające z kradzieży zaliczyć do kosztów. We wniosku o interpretację przekonywała, że dochowała należytej staranności. Prowadzenie rachunkowości powierzyła profesjonalnej firmie. Sprawozdania były badane przez biegłego rewidenta, a także przez radę nadzorczą. Fiskus stwierdził, że kosztem podatkowym może być tylko taka strata, która jest następstwem zdarzeń niezależnych od woli podatnika. Te powstałe z jego winy, np. w wyniku niedbalstwa, kosztem nie są. Urzędnicy podkreślali, że proceder w spółce trwał bardzo długo. Niedobory zostały więc zawinione przez spółkę poprzez niedostateczne wypełnienie funkcji kontrolnych i nadzoru.
Organ nadmienił jednak, że ostateczne przesądzenie o charakterze kosztów możliwe jest w postępowaniu dowodowym, a nie interpretacyjnym.
Konieczna staranność
Z taką oceną zgodził się Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu. Zauważył, że fiskus co do zasady nie wykluczył możliwości zaliczenia straty w środkach obrotowych do kosztów. Przyznał też fiskusowi rację, że rozliczenie strat możliwe jest, gdy powstały nie z winy podatnika jako wynik jego niedbalstwa, naruszenia przepisów lub braku nadzoru nad pracownikami.
Ostatecznie to stanowisko potwierdził NSA. Zauważył, że spór sprowadza się do ustaleń faktycznych. Tymczasem w sprawie interpretacyjnej ocena opiera się na opisie. Nie ma jak przeprowadzić dowodów.
Sąd kasacyjny potwierdził, że co do zasady straty w środkach firmy mogą być kosztem. Jak jednak podkreślał sędzia NSA Bogusław Dauter, warunkiem ich rozliczenia jest m.in. wykazanie należytej staranności, braku winy po stronie podatnika. Z opisu we wniosku nie wynika, żeby te warunki zostały spełnione.
Wyrok jest prawomocny.
Sygn. akt: II FSK 2496/13
Opinia:
Dariusz Malinowski, doradca podatkowy, partner w KPMG
Kwestia rozliczania w koszty strat powstałych w środkach obrotowych, np. z kradzieży to bardzo delikatna materia. Wszystko zależy od postawy podatnika. Jedynym sposobem na uniknięcie zarzutu niedochowania należytej staranności jest wprowadzenie odpowiednich procedur. Nieuczciwy pracownik może się znaleźć w każdej firmie. Ale tylko te, które mają stały nadzór nad zatrudnionymi, cyklicznie audytują procedury i dokumenty, obsługę kont powierzają na zasadzie wzajemnej kontroli, łatwo obronią rozliczenie w koszty strat związanych z nadużyciami pracowników.
