Tak orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 28 kwietnia 2015 r. (III SA/Wa 2686/14).
Spółka zajmująca się ochroną osób i dozorem mienia postanowiła zmienić sposób doręczania faktur korygujących osobom fizycznym z wysyłki listem poleconym na list zwykły. Potwierdzeniem wysłania miał być odpowiedni wpis w książce nadawczej. Spółka zadała pytanie, czy wpis w książce nadawczej, dokumentujący wysyłkę listu zwykłego wraz z fakturą korygującą do osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, dokumentuje próbę doręczenia faktury korygującej, o której mowa w art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT. W ocenie spółki jedynym warunkiem obniżenia podatku należnego w wyniku korekty jest wykazanie, że korekta faktycznie miała miejsce (nie jest tylko pozorna). W konsekwencji, w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wystarczającym dowodem potwierdzającym próbę wysłania faktury korygującej będzie odpowiedni wpis w książce nadawczej (przy założeniu, że inne dowody, np. przelewy, potwierdzają, że korekta podatku należnego rzeczywiście nastąpiła).
Organ podatkowy uznał to stanowisko za nieprawidłowe, stwierdzając, że choć przedstawione przez spółkę okoliczności wypełniają przesłanki art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT, to nie można uznać, że sam wpis do książki nadawczej w sposób należyty dokumentuje próbę doręczenia faktury korygującej, co jest podstawą do obniżenia podstawy opodatkowania.
Rozpatrując skargę spółki, WSA podzielił stanowisko fiskusa. Sąd powołał się na orzeczenie TSUE w sprawie C-588/10 Kraft Foods Polska S.A., które zawierało uwagi, wykorzystane przez polskiego ustawodawcę przy zmianie przepisów dotyczących kwestii doręczenia korekt faktur. Sąd podzielił stanowisko organu podatkowego co do tego, że taka forma dokumentowania nie wypełnia przesłanki z art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT i w takim przypadku nie można uznać, że podatnik uzyskał potwierdzenie i że doszło do udokumentowania w sposób należyty.
—Magda Koczwara, współpracowniczka Zespołu Zarządzania Wiedzą Podatkową firmy Deloitte
Komentarz eksperta
Marta Winterhalter, konsultantka w szczecińskim biurze w Deloitte Doradztwo Podatkowe sp. z o.o.
Przedmiotowa sprawa odnosi się do problematycznej kwestii dotyczącej prawidłowego sposobu udokumentowania doręczenia korekty faktury nabywcy towaru lub usługi. Obniżenie podstawy opodatkowania co do zasady możliwe jest pod warunkiem posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę. W praktyce niejednokrotnie zdarzają się sytuacje, w których podatnik takiego potwierdzenia od nabywcy w ogóle nie otrzymuje. Wyegzekwowanie potwierdzenia odbioru może być szczególnie utrudnione, gdy stroną transakcji są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.
W takich sytuacjach, zgodnie z art. 29b ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT, warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się w przypadku, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. Dokumentację taką stanowić mogą przykładowo kopie korekt faktur, pisma z przypomnieniem skierowane do nabywcy celem wysłania potwierdzenia odbioru, dowody zapłaty czy dokumenty księgowe umożliwiające określenie kwoty rzeczywiście zapłaconej przez nabywcę na rzecz podatnika z tytułu danej transakcji.
W rozpatrywanej sprawie należy podzielić stanowisko składu orzekającego, że posiadanie samego tylko wpisu w książce nadawczej nie dokumentuje w sposób należyty próby doręczenia korekty faktury. Trudno bowiem mówić o udokumentowanej próbie doręczenia, gdy nie istnieje żadne potwierdzenie tego faktu.
Podatnik powinien podejmować działania mające na celu otrzymanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. W przypadku transakcji zawieranych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej wymóg staranności otrzymania potwierdzenia wypełnia dowód nadania przesyłki poleconej, gdyż w odniesieniu do transakcji z tymi podmiotami nie istnieje ryzyko nadużyć z ich strony przy rozliczeniu podatku naliczonego.
Dopiero gdy próba doręczenia korekty faktury się nie powiedzie, co znajdzie potwierdzenie w posiadanych przez podatnika dokumentach, a ponadto z dodatkowych dokumentów wynika, że nabywcy znane są określone w tej korekcie warunki, na których w rzeczywistości została zawarta transakcja, będzie można stwierdzić, że dochował on należytej staranności i że przysługuje mu prawo do obniżenia podstawy opodatkowania.
