Zasady rozliczania kwoty wolnej od opodatkowania są ściśle określone przepisami ustawy o PIT. Osoba, która prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, powinna odliczać kwotę wolną od opodatkowania od dochodu osiągniętego przez swoją firmę. Świeżo upieczony przedsiębiorca powinien zatem poinformować pracodawcę lub organ rentowy, aby ten zaprzestał odliczania kwoty wolnej od wynagrodzenia za pracę bądź emerytury czy renty.
Jeżeli kwota wolna od podatku będzie odliczana ?z dwóch źródeł przychodów, to w rocznym zeznaniu PIT-36 podatnik wykaże niedopłatę, którą będzie musiał uregulować. Dopłata może wynieść ponad 550 zł.
Skutki braku informacji
W momencie składania zeznania do urzędu podatnicy są często zaskoczeni tym, że muszą dopłacić podatek. Jest to zwykle efekt niepoinformowania pracodawcy o fakcie założenia i prowadzenia własnej firmy.
Przepisy nie nakładają na pracownika obowiązku informowania pracodawcy o podjęciu własnej działalności gospodarczej. Niejednokrotnie pracownik woli nawet ukryć ten fakt przed pracodawcą. Pracownik ma jednak obowiązek poinformować go o tym, że osiąga dochody, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podatek dochodowy na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy o PIT. W praktyce oznacza to, że albo został przedsiębiorcą, albo osiąga dochody z tzw. prywatnego najmu lub dzierżawy opodatkowane na zasadach ogólnych. Obowiązek złożenia takiej informacji w zakładzie pracy wynika z art. 32 ust. 3 i 3a ustawy o PIT.
Pisemne oświadczenie
Tu należy wyjaśnić, że ?w momencie podejmowania pracy, przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia, pracownik zazwyczaj składa w zakładzie pracy formularz PIT-2. Jest to oświadczenie dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. W formularzu pracownik wskazuje zakład pracy jako właściwy do zmniejszania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy. W każdym miesiącu zaliczka jest zmniejszana o 46,33 zł, czyli o 1/12 kwoty 556,02 zł. Składając oświadczenie, pracownik potwierdza swoim podpisem, że znane są mu przepisy kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnie z rzeczywistością.
Uwaga! Obowiązek informowania pracodawcy o założeniu własnej firmy nie dotyczy przedsiębiorców, którzy wybrali opodatkowanie na zasadach ogólnych w formie 19-proc. podatku liniowego bądź ?w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych czy karty podatkowej. W tych przypadkach kwota zmniejszająca podatek nie jest odliczana przez przedsiębiorcę. Podjęcie działalności nie wpływa więc na sposób obliczania zaliczki na podatek dochodowy ze stosunku pracy.
Zakład pracy odlicza kwotę 46,33 zł aż do czasu, gdy pracownik powiadomi o zmianie stanu faktycznego, tj. zawiadomi, że pracodawca nie jest uprawniony do pomniejszenia. Nie ma urzędowego wzoru, na jakim należy „cofnąć" uprzednio złożony PIT-2. Najlepiej zrobić to pisemnie ?w formie oświadczenia.
Pismo może wyglądać tak, jak wzór >> patrz obok.
Obliczając zaliczkę na podatek dochodowy z dochodu osiągniętego w firmie, przedsiębiorca powinien stosować art. 44 ust. 3 ustawy o PIT.
Nie można wybrać źródła
Zgodnie z tym przepisem obowiązek wpłacania zaliczki powstaje poczynając od miesiąca, w którym dochody przekroczyły kwotę powodującą obowiązek zapłacenia podatku (w 2014 r. – 3091 zł). Zaliczką za ten miesiąc jest podatek obliczony od tego dochodu według skali.
Zaliczkę za dalsze miesiące ustala się w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem należnym od dochodu osiągniętego od początku roku a sumą zaliczek za miesiące poprzedzające.
Przepisy podatkowe nie dają podatnikowi możliwości wyboru źródła przychodu, ?z którego ma być potrącana ?w ciągu roku podatkowego kwota wolna od podatku. Przedsiębiorca nie może zrezygnować z pomniejszania podatku o kwotę 556,02 zł. Jest to obowiązek wynikający ?z ustawy o PIT, a jego naruszenie powoduje, że podatek jest wprawdzie obliczony, ale niezgodnie z przepisami.
Emeryt też musi zgłosić
Podobnie wygląda sytuacja przedsiębiorczych emerytów. Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy o PIT organy rentowe są obowiązane jako płatnicy pobierać zaliczki miesięczne od wypłacanych bezpośrednio przez te organy emerytur ?i rent, świadczeń przedemerytalnych i zasiłków przedemerytalnych, nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych, zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, rent strukturalnych oraz rent socjalnych. Organ rentowy, ustalając zaliczkę, odejmuje miesięcznie kwotę 46,33 zł, czyli 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Organ podatkowy dokonuje odliczenia bezpośrednio na mocy zapisów ustawy o PIT. Dopiero gdy emeryt czy rencista złoży stosowny wniosek, organ rentowy oblicza i pobiera zaliczki na podatek dochodowy w ciągu roku bez uwzględniania kwoty wolnej. Kwestia ta jest uregulowana w art. 34 ust. 2a ustawy o PIT. Organ rentowy oblicza zaliczkę bez pomniejszenia ?o kwotę wolną, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym został złożony wniosek.
Podobnie jak w przypadku pracowników ustawa nie określa sposobu, w jaki należy złożyć wniosek. W celach dowodowych zalecane jest sporządzenie pisma w dwóch egzemplarzach i zachowanie poświadczonej przez organ kopii w dokumentach firmy.