Składki na ubezpieczenia społeczne można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nawet wtedy, gdy są płacone z opóźnieniem. Wpisujemy je w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów ?i rozchodów.
Przedsiębiorcy mają też drugą możliwość – odliczyć składki na ubezpieczenia społeczne od dochodu. Generalnie efekt jest taki sam, jak przy wrzuceniu ich w koszty. Chyba że podatnik poniósł stratę z działalności. W takiej sytuacji, jeżeli zdecyduje się na zaliczenie składek do kosztów, ich wartość zwiększy stratę, którą można rozliczyć w następnych latach. Jeżeli nie wrzuci ich w koszty, to przepadną – przedsiębiorca nie odliczy ich od dochodu, ponieważ ma stratę (chyba że osiąga też dochody z innych źródeł, np. z umowy o pracę).
Oczywiście nie można wykorzystać składek podwójnie, tzn. zaliczyć ich w koszty i jednocześnie odliczyć od dochodu.
Kiedy zaewidencjonować składki w księdze? Dopiero po ich zapłacie. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej ?w Bydgoszczy z 27 sierpnia 2012 r. (ITPB1/415-578b/12/DP), ?w której czytamy: „kwoty wpłaconych do ZUS zaległych składek na ubezpieczenie społeczne mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej w dacie ich poniesienia (zapłaty)".
Podstawą zaksięgowania zaległych składek ZUS będzie dowód ich zapłaty, np. polecenie przelewu albo wydruk ?z konta internetowego.
Nie pomniejszą natomiast przychodu odsetki za zwłokę od zaległych składek (art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o PIT). Do kosztów nie zalicza się też składki zdrowotnej (art. 23 ?ust. 1 pkt 58 ustawy o PIT). Może ona pomniejszyć podatek dochodowy do zapłaty. I to nawet wtedy, gdy jest zapłacona z opóźnieniem. Niestety, nie da się odliczyć całej kwoty składki zdrowotnej wpłaconej do ZUS, ale tylko 7,75 proc. podstawy jej wymiaru. Różnica przepada.