Firmy często udostępniają pracownikom sprzęt służbowy, który może być używany przez nich w celach prywatnych. Najczęściej pracodawca zezwala na prywatne używanie samochodu firmowego.

Nie ma znaczenia, czy świadczenie pracodawcy ?w postaci udostępnienia pracownikowi firmowego auta do celów prywatnych jest usługą typu socjalnego (np. w ramach funduszu socjalnego na dojazd pracownika na wczasy). Nie ma także znaczenia forma udostępnienia (np. na podstawie indywidualnej umowy zawartej z pracownikiem). ?W każdej sytuacji strona, która takie świadczenie otrzymała nieodpłatnie, uzyskuje korzyść i musi zapłacić podatek.

Nawet ?gdy nie skorzystał

Korzyścią jest przy tym samo przekazanie przez pracodawcę samochodu pracownikowi do dyspozycji na osobiste cele, nawet jeśli pracownik w ogóle z niego nie skorzystał i nigdzie nim nie pojechał, ale miał taką możliwość.

Przykład

Spółka z o.o. A posiada samochody stanowiące jej własność. Na podstawie regulaminu używania samochodów zarząd spółki pozwolił pracownikom na użytkowanie tych samochodów do celów prywatnych. Pracownicy mogą korzystać z tych samochodów również ?w weekendy, przy czym limit kilometrów, jakie mogą przejechać, został ograniczony do 100 w ciągu weekendu.?Czy pracownicy uzyskują nieodpłatny przychód z tytułu korzystania z firmowych aut?

W opisanej sytuacji korzystanie ?z firmowego samochodu na osobiste cele pracownika powoduje powstanie przychodu ?z nieodpłatnego świadczenia związanego ze stosunkiem pracy. Podstawą ustalenia przychodu jest art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy ?o PIT, zgodnie z którym spółka A powinna dla ustalenia wartości świadczenia przyjąć ceny rynkowe stosowane przez firmy zajmujące się wypożyczaniem samochodów tej samej marki lub udostępnianiu rzeczy i praw tego samego rodzaju i gatunku, ?z uwzględnieniem ?w szczególności ich stanu ?i stopnia zużycia oraz czasu ?i miejsca udostępniania.

Przy ustalaniu wartości świadczenia należy wziąć pod uwagę, kto ponosi wydatki związane z eksploatacją samochodu i czy te wydatki zostały uwzględnione w wartości świadczenia związanego ?z samym najmem. Jeśli pracodawca ponosi wydatki związane np. z zakupem paliwa, to wartość świadczenia należy wyliczyć na podstawie art. 11 ?ust. 2 ustawy o PIT, a więc trzeba przyjąć cenę zakupu tego paliwa, czyli cenę stosowaną w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku.

Przykład

Pracownik korzysta z firmowego samochodu zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Pracodawca ponosi dodatkowe koszty związane  z eksploatacją samochodu używanego do celów prywatnych pracownika, np. przegląd techniczny, wymiana oleju, zakup benzyny. Koszty te nie zostały doliczone do ceny stosowanej za usługę najmu przyjmowaną przez firmy wynajmujące samochody. Wobec tego wartość przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia otrzymanego przez pracownika ?w związku z uzyskaniem dodatkowych korzyści należy obliczyć według cen zakupu tych rzeczy niezależnie od cen stosowanych przez wypożyczalnie samochodów za usługi najmu aut.

Takie stanowisko wyraziła Izba Skarbowa w Bydgoszczy ?w interpretacji z 23 lutego 2010 r. (ITPB2/415-965/09/ENB). ?W piśmie tym czytamy: „ w celu ustalenia wartości świadczenia – spółka jako pracodawca, która w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie świadczy usług najmu samochodów, powinna uwzględnić ceny rynkowe stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów tej samej marki. Należy wskazać również, że w ramach ceny rynkowej stosowanej przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów będą uwzględnione dodatkowe koszty związane ?z użytkowaniem samochodu ?w postaci np. ubezpieczenia, obsługi serwisowej, zatem ?nie należy odrębnie ustalać ich wartości.

Natomiast wszelkie dodatkowe koszty (np. koszt paliwa zakupionego przez wnioskodawcę) związane ?z eksploatacją samochodu do celów prywatnych, które nie zostaną uwzględnione w wartości świadczenia wyliczonego zgodnie z art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy, należy obliczyć na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy, ?tj. na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku".

W leasingu ?lub najmie

Wykorzystywanie przez pracowników samochodów pracodawcy w celach służbowych nie powoduje powstania przychodu ze stosunku pracy. Natomiast przekazanie pracownikom samochodów do celów prywatnych na podstawie umowy użyczenia jest nieodpłatnym świadczeniem spółki na rzecz pracownika i skutkuje powstaniem po stronie pracowników przychodu.

Przykład

Spółka z o.o. dysponuje dwoma samochodami użytkowanymi ?na podstawie  umowy leasingu ?i jednym użytkowanym na podstawie umowy najmu. ?Z samochodów tych mogą korzystać pracownicy do celów zarówno służbowych, jak ?i prywatnych. Samochody zostały udostępnione pracownikom ?na podstawie umowy użyczenia. Jak ustalić wartość nieodpłatnego przychodu?

Użyczenie jest uregulowane ?w art. 710 k.c. Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu rzecz, aby przez czas oznaczony lub nieoznaczony bezpłatnie używał oddanej mu ?w tym celu rzeczy. Umowa użyczenia ma charakter nieodpłatny.

Do ustalenia wartości przychodu należy przyjąć zasady wynikające z art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy ?o PIT, a więc ceny stosowane ?przy zakupie usług.

W tym przypadku będzie to cena stosowana przez przedsiębiorców świadczących usługi najmu lub cena za udostępnienie samochodu ?na podstawie umowy leasingu (rata leasingowa) powiększona ?o koszty eksploatacji pojazdu, ?np. paliwo, ubezpieczenie, przegląd techniczny samochodu.

Taki pogląd wyraziła Izba Skarbowa w Poznaniu ?w interpretacji z 31 grudnia ?2013 r. (ILPB1/415-1116/13-2/AG): „Wnioskodawca, zawierając umowę leasingu, zakupuje ?u innego podmiotu usługi w niej wymienione i co za tym idzie, zakup tej usługi powinien być brany pod uwagę przy ustalaniu uzyskiwanych przez pracownika nieodpłatnych świadczeń z tytułu prawa do korzystania z pojazdu dla celów prywatnych. Podobnie w przypadku pojazdów wykorzystywanych przez spółkę na podstawie zawartych umów najmu ww. pojazdów. (...) Spółka (...) jako pracodawca, który dokonuje zakupu usług, o których mowa we wniosku, powinien ustalać według cen zakupu tych usług, na które składa się usługa podstawowa (udostępnienie samochodu na podstawie umowy leasingu czy umowy najmu) oraz usługi poboczne (paliwo, ubezpieczenie, myjnia, przeglądy techniczne samochodu)".

Co z kosztami

Wydatki poniesione przez firmę z tytułu korzystania przez jej pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych (np. koszt zakupu paliwa przez pracodawcę) nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Nie są bowiem wydatkami związanymi z uzyskanym przychodem. Kosztami uzyskania przychodu nie są również odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oddanych do nieodpłatnego używania za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania.

Jest na to sposób

Uniknięcie podatku od przychodu związanego z korzystaniem przez pracownika na prywatny użytek z majątku pracodawcy może nastąpić przez zawarcie z nim umowy najmu.

Jeśli pracodawca zawrze ?z pracownikiem umowę najmu samochodu i strony ustalą odpłatność w postaci czynszu za korzystanie z samochodu służbowego w celach prywatnych, to wówczas nie ma podstawy do zapłaty przez pracownika podatku dochodowego, ponieważ nie powstanie u niego przychód z nieodpłatnych świadczeń.