Prowadzimy działalność gospodarczą w zakresie produkcji i handlu materiałami biurowymi oraz sprzętem elektronicznym. Nasza spółka ma status małego podatnika. Zakupiliśmy urządzenie do filtrowania powietrza za kwotę 4000 zł, które jest wykorzystywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Zaksięgowaliśmy je w koszty amortyzacji, jednak nie wpisaliśmy do ewidencji środków trwałych. W trakcie kontroli podatkowej organ podatkowy obniżył koszty firmy (wyłączając tę kwotę z kosztów) z uwagi na to, że urządzenie nie było wprowadzone do ewidencji. Czy rzeczywiście fiskus ma rację? Czy jeśli urządzenia nie ma w ewidencji, to nie możemy uwzględnić w kosztach amortyzacji, skoro sprzęt faktycznie jest na stanie i wykorzystujemy go na potrzeby działalności gospodarczej? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 15 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Artykuł 15 ust. 6 ustawy o CIT określa, że kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, dokonywane wyłącznie zgodnie z przepisami art. 16a–16m, z uwzględnieniem ?art. 16 tej ustawy.

Jak wynika z art. 16a ustawy o CIT, amortyzacji podlegają stanowiące własność (lub współwłasność) podatnika nabyte lub wytworzone we własnym zakresie kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania maszyny, urządzenia i środki transportu o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane na potrzeby związane ?z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Jednorazowo do 50 tys. euro

Według art. 16k ust. 7 w zw. z ust. 8 ustawy o CIT mali podatnicy mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości kwoty 50 000 euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych. Tak ustalone odpisy uwzględnia się w kosztach w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ale nie wcześniej niż w miesiącu, w którym środki te wprowadzono do wspomnianej ewidencji.

Możliwość dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego jest zatem uzależniona od spełnienia stricte określonych wymogów. Jednym z nich jest obowiązek wpisania (zarejestrowania) składnika majątku w ewidencji środków trwałych ?i wartości niematerialnych i prawnych.

Kryteria z definicji

Materialnoprawnym warunkiem zaliczenia odpisu amortyzacyjnego do kosztów uzyskania przychodu (koszt amortyzacji) jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji, a więc konieczne jest wpisanie (ujawnienie) składnika majątku w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (wyrok NSA ?z 27 stycznia 2012 r., II FSK 1448/10).

Skoro kupione urządzenie spełnia kryteria ustawowe do uznania go za środek trwały podlegający amortyzacji, a podatnik nie dopełnia obowiązku ujęcia tego urządzenia w ewidencji środków trwałych, to nie można uznać wydatku poniesionego na zakup urządzenia za koszt uzyskania przychodów (wyrok WSA w Gdańsku ?z 3 października 2012 r., I SA/Gd 553/12).

Przy braku w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych stosownego zapisu, dokonywane odpisy amortyzacyjne nie będą kosztami uzyskania przychodu.

To także księga

W rozumieniu art. 53 § 21 ustawy ?z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy ewidencje są również księgą. Nieprowadzenie ksiąg (a więc sytuacja, gdy zaniechano dokonywania zapisów w ewidencji) jest przestępstwem umyślnym.

Trzeba rozliczyć wstecz

Niewprowadzenie składników majątku do ewidencji (wykazu) powoduje niemożność dokonywania odpisów amortyzacyjnych w sensie podatkowych kosztów uzyskania przychodów. W takim przypadku dla celów podatkowych przyjmuje się, że podatek dochodowy należy naliczyć wstecznie - od momentu rozpoczęcia amortyzowania składników majątku nieujętych w ewidencji. Wywoła to skutek w postaci obowiązku zapłacenia podatku, który podatnik musiałby uiszczać, gdyby nie dokonywał odpisów od składników nieujętych ?w ewidencji. Sama obiektywna klasyfikacja składnika majątku nie wystarczy dla prawidłowego rozliczania amortyzacji w kosztach firmy. Konieczne jest jego ujawnienie w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (wyrok WSA we Wrocławiu z 13 listopada 2008 r., I SA/Wr 933/08).

Skoro dany składnik majątku nie widnieje w ewidencji, to uznaje się, że nie istnieje on również fizycznie. Trudno bowiem naliczać odpisy amortyzacyjne od składnika, którego nie ma. Pewne wątpliwości budzi sytuacja, kiedy podatnik zapomni ?o wpisaniu składnika majątku do stosownej ewidencji, a naliczy odpisy i wykona inne czynności związane ?z wprowadzeniem składnika do użytkowania. Trudno w tym przypadku uznać, że skoro składnika nie ma w ewidencji, to w rzeczywistości również nie istnieje. Podatnik, jako prowadzący działalność gospodarczą, powinien zdawać sobie sprawę ?z ryzyka, jakie ponosi. Niedopatrzenie nie zwalnia z obowiązków, jakie powinien wypełniać jako podatnik. ?A do takich obowiązków należy również prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

—Regina Drabik