- Polska spółka Gamma wynajmuje pomieszczenia biurowe kontrahentom z Niemiec. Wystawia im faktury ze stawka VAT w wysokości 23 proc. Niemieccy kontrahenci chcieliby ubiegać się o zwrot zapłaconego w Polsce podatku. Czy polska spółka może być pełnomocnikiem niemieckich podmiotów w tej sprawie?

– pyta czytelnik.

Pełnomocnikiem w sprawie odzyskania podatku nie może być firma Gamma (osoba prawna), ale wyłącznie pracownik lub współpracownik (osoba fizyczna). W tym przypadku zastosowanie mają bezpośrednio postanowienia ustawy – Ordynacja podatkowa (dalej: o.p.). Ustawa o VAT nie wprowadza tutaj dodatkowych regulacji. Zgodnie z przepisami o.p.(art. 137 § 1), pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Ustawa nie wprowadza dodatkowych wymogów od osoby fizycznej (w tym, w szczególności odnoszących się wykształcenia pełnomocnika lub relacji łączących go z mocodawcą). Przepisy podatkowe nie dopuszczają możliwości ustanowienia jako pełnomocnika innego podmiotu niż osoba fizyczna (np. osoby prawnej będącej wynajmującym w zapytaniu). Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa (odpis notarialny). Wyłącznie adwokat, radca prawny oraz doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Jednocześnie organ podatkowy (tutaj: Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście) może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.

Doręczenie decyzji

Decyzja w zakresie zwrotu VAT oraz wszelkie pisma urzędu w zakresie postępowania o zwrot podatku są doręczane wyłącznie ustanowionemu w sprawie pełnomocnikowi (a nie na adres podmiotu ubiegającego się o zwrot podatku). Jak bowiem stanowi art. 145 § 2 o.p., jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi.

Dwóch lub więcej

Dodatkowo należy podkreślić, że jeżeli strona (tutaj: podmiot występujący o zwrot VAT) ustanowi więcej niż jednego pełnomocnika (przepisy dopuszczają możliwość ustanowienia dwóch lub więcej osób fizycznych będących pełnomocnikami), musi wyznaczyć jednego z nich jako pełnomocnika właściwego do doręczeń. W przypadku niewyznaczenia pełnomocnika właściwego do doręczeń organ podatkowy doręcza pismo jednemu z pełnomocników.

Stosownie do art. 146 § 1 ordynacji podatkowej, pełnomocnik ma obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie swojego adresu. W razie zaniedbania obowiązku wskazanego powyżej, pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem, przy czym organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy.

To stanowisko potwierdzają również organy podatkowe. W interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 19 sierpnia 2010 r. (IPPB2/436-194/10-2/MZ) czytamy: „Kwestia działania pełnomocnika podatnika przed organami podatkowymi została uregulowana w rozdziale 3 (Strona) Działu IV (Postępowanie podatkowe) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (...). Zgodnie z normą art. 136 ordynacji podatkowej strona w postępowaniu podatkowym może działać przez pełnomocnika, o ile charakter czynności nie wymaga jej osobistego działania. W myśl art. 137 § 1 ustawy pełnomocnikiem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Jednocześnie § 2 cyt. przepisu przewiduje dla pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym formę pisemną lub ustną do protokołu postępowania. Należy zwrócić uwagę, że pełnomocnictwo może mieć różny charakter. Może być między innymi ogólne, rodzajowe, czy też do dokonywania tylko określonych czynności. Jeśli zatem mamy do czynienia z pełnomocnictwem, którego treść nie wskazuje na możliwość tylko jednorazowego wykorzystania, wówczas „konkretyzacja" takiego pełnomocnictwa będzie następować każdorazowo i wielokrotnie poprzez działania faktyczne polegające na jego składaniu w określonych sytuacjach procesowych. Sytuacje te i kontekst im towarzyszący stanowią wówczas „dopełnienie" treści udzielonego pełnomocnictwa dla danej sprawy. Czym innym jest bowiem zakres umocowania wynikający z pełnomocnictwa, a czym innym wykorzystanie tak sformułowanego umocowania w konkretnych sprawach. Do tego ostatniego, poza zakresem umocowania, musi być spełniony warunek, iż wyraźną wolą strony jest posłużenie się pełnomocnikiem. Ta wyraźna wola materializuje się właśnie w złożonym przez nią do danej sprawy dokumencie pełnomocnictwa. Złożenie dokumentu pełnomocnictwa jest więc tym miernikiem, który przesądza, że strona dokonuje wyboru, aby w danym postępowaniu była reprezentowana przez ustanowionego przez siebie pełnomocnika. Ta kwestia leży wyłącznie w gestii samej strony, która ma pełną autonomię w określaniu tego, do jakich konkretnie prowadzonych spraw zgłasza udział pełnomocnika, a w których sprawach potrzeby takiej nie dostrzega".

—Adam Czekalski, prawnik, doradca podatkowy

Szczególne pełnomocnictwo obejmuje konkretną sprawę

W zakresie nieuregulowanym przepisami o.p. zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego. Przepisy kodeksu cywilnego dopuszczają 3 rodzaje pełnomocnictw: ogólne, rodzajowe oraz szczególne. Stosownie do art. 98 k.c. pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności. Pełnomocnictwo w zakresie zwrotu VAT od zagranicznego wnioskodawcy należy uznać za rodzaj pełnomocnictwa szczególnego, ponieważ obejmuje konkretną sprawę (poszczególne postępowanie przed organem podatkowym). Kodeks cywilny reguluje również kwestię zdolności do czynności prawnych. Pełną zdolność do czynności prawnych nabywa się z chwilą uzyskania pełnoletniości. Co do zasady pełnoletnią jest ta osoba, która ukończyła 18 lat.

Trzeba zapłacić opłatę skarbową

Pełnomocnictwo podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 złotych od każdego pełnomocnika. Dowód wniesienia opłaty skarbowej należy dołączyć do akt sprawy. Zgodnie bowiem z przepisami wykonawczymi do ustawy o opłacie skarbowej, składający pełnomocnictwo zobowiązany jest dołączyć dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej albo uwierzytelnioną kopię dowodu zapłaty, nie później niż w ciągu 3 dni od chwili powstania obowiązku jej zapłaty. Dowód zapłaty może mieć formę wydruku potwierdzającego dokonanie operacji bankowej.