Zagraniczna spółka może wystąpić o zwrot VAT

Polska spółka Gamma wynajmuje pomieszczenia biurowe dla różnych podmiotów (zarówno krajowych, jak i zagranicznych z UE). W związku z tym, że są to usługi związane z nieruchomościami, Gamma wystawia kontrahentom faktury z podstawową stawką VAT – 23 proc., niezależnie od tego czy nabywcami są polskie czy zagraniczne podmioty. Dwóch kontrahentów z Niemiec spytało, czy przysługuje im zwrot VAT od polskiego urzędu skarbowego. Jeżeli tak, to jakie warunki należy spełnić, aby go otrzymać? – pyta czytelnik.

Podmiotom nieposiadającym siedziby działalności gospodarczej, stałego miejsca prowadzenia działalności, z którego dokonywano transakcji gospodarczych, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu na terenie Polski oraz niedokonującym sprzedaży na terytorium kraju mogą być dokonywane zwroty VAT na warunkach określonych w przepisach ustawy o VAT oraz rozporządzenia wykonawczego (art. 89 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT). Zagraniczne podmioty mogą zwracać się o zwrot podatku, jeżeli te towary i usługi, które zostały przez nich nabyte na terenie Polski, są wykorzystywane do wykonywania czynności dających prawo do odliczenia VAT na terytorium państwa, innym niż Polska, w którym rozliczają one podatek od wartości dodanej lub podatek o podobnym charakterze.

Zwrot podatku przysługuje podmiotowi uprawnionemu z państwa członkowskiego UE lub podmiotowi uprawnionemu z państwa trzeciego, w przypadku gdy podmiot ten jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od wartości dodanej w państwie członkowskim siedziby lub podatnikiem podatku od wartości dodanej albo podatku o podobnym charakterze w kraju siedziby.

Szczegółowe zasady dotyczące zasad i terminów dokonywania zwrotu VAT są zawarte w rozporządzeniu ministra finansów z 29 czerwca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku od towarów i usług niektórym podmiotom (DzU nr 136, poz. 797, dalej: rozporządzenie z 29 czerwca 2011 r.).

W całości czy tylko częściowo

Z treści pytania nie wynika, czy zakupione usługi były związane w całości z czynnościami dającymi prawo do odliczenia VAT, czy też wyłącznie w części. W związku z tym, niemiecki kontrahent musi dokonać weryfikacji w jakim stopniu nabywane usługi były związane z działalnością opodatkowaną VAT na terenie innego państwa członkowskiego UE.

Gdy towary lub usługi, od których podatnik ten ubiega się o zwrot podatku, były wykorzystywane tylko częściowo do wykonywania czynności dających mu prawo do obniżenia kwoty podatku na terytorium państwa, w którym rozlicza on podatek od wartości dodanej lub podatek o podobnym charakterze, innym niż terytorium kraju, podatnikowi temu przysługuje zwrot podatku obliczonego według proporcji. Chodzi o proporcję, w jakiej towary lub usługi związane są z wykonywaniem czynności dających prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy określaniu wnioskowanej kwoty zwrotu podatnik jest obowiązany uwzględnić tę proporcję.

Przykład

Niemiecka firma Alfa wykonuje działalność w zakresie usług finansowych oraz w zakresie sprzedaży części zamiennych do urządzeń technicznych. Współczynnik sprzedaży opodatkowanej wynosi 75 proc., tzn. 75 proc. wartości sprzedaży stanowi udział sprzedaży części zamiennych, natomiast 25 proc. usługi finansowe. Zakup usług od polskiego wykonawcy Gamma dotyczy zarówno usług opodatkowanych (dających prawo do odliczenia VAT), jak i usług zwolnionych przedmiotowo z VAT (niedających prawa do odliczenia VAT). Występując o zwrot podatku, Alfa jest zobowiązana do uwzględnienia proporcji – tylko 75 proc. kwoty polskiego VAT zawartego w fakturach wystawionych przez Gamma.

W jakiej formie

Wnioski o zwrot VAT składa się w formie:

- elektronicznej (wnioskodawcy z państw UE) lub

- papierowej (wnioskodawcy z innych państw niż UE, czyli z tzw. państw trzecich).

W omawianym przypadku, z uwagi na to, że sprawa dotyczy podatników z Niemiec, wniosek o zwrot VAT powinni oni złożyć w formie elektronicznej do lokalnego (niemieckiego) urzędu skarbowego. Muszą to zrobić nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy wniosek. Pismo to jest następnie przekazywane do właściwego polskiego urzędu skarbowego (Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście).

Wniosek składa się w języku polskim.

Trzeba spełnić warunki

Istotny warunek dotyczący możliwości ubiegania się o zwrot przewidziany jest w art. 89 ust. 1c ustawy VAT. Zgodnie z tym przepisem, zwrot nie przysługuje w odniesieniu do kwot podatku:

1. zafakturowanych niezgodnie z przepisami ustawy oraz przepisami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie;

2. dotyczących eksportu towarów oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

3. w odniesieniu do których, zgodnie z polskimi przepisami VAT, nie przysługuje podatnikom prawo do odliczenia VAT.

W praktyce omawiany przepis dotyczy w szczególności sytuacji, gdy polskiemu podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT (np. w odniesieniu do zakupu paliwa do samochodów osobowych, czy usług gastronomicznych).

Dodatkowym warunkiem uzyskania zwrotu jest brak wykonywania na terytorium Polski, w okresie, za który dany podmiot występuje o zwrot VAT, sprzedaży opodatkowanej (dostawy towarów oraz świadczenia usług). Przepisy o VAT przewidują tutaj (§ 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia z 29 czerwca 2011 r.) liczne wyjątki (chodzi np. o usługi transportowe i usługi pomocnicze związane bezpośrednio z importem towarów, usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, czy usługi, w stosunku do których podatnikami rozliczającymi podatek od towarów i usług są ich nabywcy).

Podmiot uprawniony z państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub podmiot uprawniony z państwa trzeciego może wystąpić o zwrot podatku za okres nie krótszy niż 3 miesiące i nie dłuższy niż rok podatkowy.

Za jaki okres

Może także wystąpić o zwrot za okres krótszy niż ostatnie 3 miesiące tego roku. Zwrot jest możliwy tylko w odniesieniu do podatku od nabytych towarów lub usług lub importowanych towarów w okresie, za który występuje o zwrot podatku.

Przykład

Niemiecka firma zakupiła od polskiego kontrahenta usługi najmu za listopad i grudzień 2013 r. za kwotę 300 000 zł (plus VAT 69 000 zł). Okres ten jest krótszy niż podstawowy minimalny okres uprawniający do zwrotu podatku, ale przepisy o VAT dopuszczają krótsze okresy, jeżeli zakupy były dokonywane w ostatnich miesiącach roku kalendarzowego. Niemiecki kontrahent ma prawo złożyć wniosek o zwrot polskiego podatku od towarów i usług.

Niezbędne załączniki

Razem z wnioskiem o zwrot VAT wnioskodawca przekazuje, za pośrednictwem administracji podatkowej państwa członkowskiego siedziby, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, kopię faktury lub dokumentu celnego, w przypadku gdy podstawa opodatkowania podana:

- w fakturze lub dokumencie celnym jest równa lub większa niż równowartość w złotych kwoty 1000 euro;

- w fakturze stwierdzającej nabycie paliwa jest równa lub większa niż równowartość w złotych kwoty 250 euro.

Dodatkowe informacje

Naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o wysokości uznanej kwoty zwrotu podatku w terminie 4 miesięcy od dnia otrzymania wniosku wraz ze wszystkimi dokumentami. Jeżeli naczelnik nie posiada wszystkich informacji, na podstawie których może podjąć decyzję, może żądać, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli żądanie jest skierowane do podmiotów uprawnionych z państw członkowskich Unii Europejskiej, dostarczenia dodatkowych informacji, a nawet dalszych dodatkowych informacji.

Wszelkie informacje w toku postępowania o zwrot VAT podatnik musi dostarczyć w języku polskim w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania takiego żądania. Wystąpienie organu podatkowego o dodatkowe informacje skutkuje wydłużeniem postępowania w sprawie zwrotu podatku. W przypadku żądania dostarczenia dodatkowych informacji organ wydaje decyzję o wysokości uznanej kwoty zwrotu w terminie 2 miesięcy od dnia ich otrzymania.

Natomiast w przypadku nieotrzymania dodatkowych informacji i danych Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście wydaje decyzję o wysokości uznanej kwoty zwrotu VAT w terminie 2 miesięcy od dnia upływu miesięcznego terminu na dostarczenie dodatkowych danych (informacji). Nie może jej jednak wydać później niż w terminie 6 miesięcy od otrzymania wniosku o zwrot VAT albo w terminie 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku o zwrot VAT (w sytuacji wystąpienia US z żądaniem dalszych dodatkowych informacji).

Urząd skarbowy dokonuje zwrotu uznanej kwoty podatku nie później niż w terminie 10 dni roboczych od dnia wydania decyzji o wysokości uznanej kwoty zwrotu podatku. Zwrot jest dokonywany w złotych na rachunek bankowy podmiotu uprawnionego z UE w kraju albo w państwie członkowskim siedziby lub w innym państwie członkowskim. Jeżeli zwrot podatku jest dokonywany na rachunek bankowy w państwie członkowskim siedziby lub w innym państwie członkowskim UE, to urząd skarbowy nie ponosi kosztów związanych z dokonaniem tego zwrotu. Koszty te pomniejszają kwotę zwrotu.