Zasady prowadzenia przez spółkę ewidencji reguluje rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.).
Gdzie wykazywać dane
Koszty księgowane są w następujących kolumnach nr 10 – 13:
Z zawartych w rozporządzeniu objaśnień wynika, że kolumna 10 przeznaczona jest do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu >patrz ramka. W kolumnie 11 należy natomiast wpisywać koszty uboczne związane z zakupem, np. dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.
W kolumnie 12 ewidencjonowane są wynagrodzenia, w tym z tytułu umów-zleceń i o dzieło.
Najszerszy zakres ma kolumna 13 „Pozostałe wydatki". Wykazuje się w niej wszystkie koszty uzyskania przychodów, których nie obejmują wcześniejsze, szczegółowe kategorie. To właśnie w niej należy wpisywać kwoty wydane na usługi obce, nawet jeśli są one ściśle związane z wytworzeniem oferowanych produktów. Usług nie można bowiem uznać za towary lub materiały.
Taką wykładnię przepisów potwierdzają organy podatkowe. Przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 1 kwietnia 2011 r. (IPPB1/415--19/11-3/KS). Pytanie zadał przedsiębiorca, który prowadzi studio graficzne. Zapytał on, czy zlecenie druku oraz zakup papieru powinien ewidencjonować w kolumnie 10 księgi.
To nie jest materiał
Izba skarbowa odpowiedziała, że kwoty zapłacone za papier należy księgować w tej kolumnie. Wskazała też, że „nie można jednak podzielić poglądu wnioskodawcy, iż wydatki poniesione w związku ze zleceniem druku kontrahentowi można również zaewidencjonować w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wyjaśnić należy, iż zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawartych w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. Jak wynika z definicji przedstawionych w cyt. § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, żadna z wymienionych kategorii towarów nie może być zastosowana w odniesieniu do usługi zlecenia druku przez kontrahenta wnioskodawcy. Oznacza to, że przedmiotową usługę, którą na rzecz wnioskodawcy wykonuje kontrahent, należy sklasyfikować jako usługi obce. Wydatki tego typu są pozostałym kosztem i podlegają księgowaniu w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (...)".
Takie samo stanowisko zajęła Izba Skarbowa w Poznaniu w odpowiedzi z 16 lipca 2010 r. (ILPB1/415-488/10-2/AGr). Wyjaśniła ona, że „w przypadku zakupu przedmiotowych usług oraz worków służących do opakowania wyprodukowanych towarów (metalowych części do mebli) nieprawidłowe jest ewidencjonowanie ich w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ponieważ kolumna ta stanowi katalog zamknięty i służy wyłącznie do ewidencjonowania zakupu materiałów oraz towarów handlowych. Wskazane wyżej wydatki powinny być ujęte w kolumnie 13 „pozostałe wydatki" podatkowej księgi przychodów i rozchodów".
Autor jest doradcą podatkowym
Jak zostały zdefiniowane towary
Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów towarami są towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki, z tym że:
