Wgląd do akt: Strona ma prawo żądać uwierzytelnienia odpisów i kopii dokumentacji

Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów (art. 178 § 1 ordynacji podatkowej; dalej: o.p.).

Prawo to przysługuje stronie w każdym stadium postępowania, jak i również po jego zakończeniu (wyrok NSA z 21 października 2010 r., I GSK 77/09). Czynności te są wykonywane w lokalu organu podatkowego i w obecności pracownika tego organu. Przepisy prawa podatkowego dopuszczają także możliwość żądania przez stronę od organu podatkowego przekazania mu odpisów czy kserokopii z akt postępowania.

Zgodnie bowiem z art. 178 § 3 o.p. strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów.

Zasadą jest zatem, że strona postępowania może żądać, aby organ podatkowy:

1)

umożliwił przeglądanie akt sprawy,

2)

umożliwił sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów,

3)

uwierzytelnił odpisy lub kopie akt sprawy lub wydał stronie z akt sprawy uwierzytelnione odpisy.

Prawo wglądu do akt jest uprawnieniem strony, a nie jej obowiązkiem procesowym. Organ podatkowy jest natomiast zobligowany umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów (wyrok NSA z 21 października 2010 r., I GSK 77/09).

Podobnie stwierdził WSA we Wrocławiu w wyroku z 8 sierpnia 2012 r. (III SA/Wr 237/12). Uznał, że realizacja prawa do sporządzania notatek, odpisów i kopii z akt postępowania podatkowego została pozostawiona stronie do jej własnej realizacji. Organ podatkowy nie może odmówić dokonania wyżej wskazanych czynności, jeśli złożone przez stronę żądanie dotyczy czynności, które są prowadzone w siedzibie organu.

To strona sama decyduje, w jaki sposób z tego uprawnienia skorzysta w celu obrony swoich interesów. Organ podatkowy ma więc obowiązek zapewnienia możliwości realizacji tego uprawnienia przez stronę. Składając wniosek, strona może wskazać powód, dla którego żąda kserokopii.

Przykład

Pan Jarosław Jarosławski złożył odwołanie od decyzji naczelnika urzędu skarbowego z 31 lipca 2013 r. Odwołanie podatnika wraz z aktami zostało przekazane organowi wyższej instancji – dyrektorowi izby skarbowej. Pan Jarosław zwrócił się do organu odwoławczego o udostępnienie mu akt sprawy i sporządzania z nich notatek, kopii. Pomiędzy siedzibami organów podatkowych jest znaczna odległość.

Podatnik mieszka w miejscu odległym od siedziby izby skarbowej i nie ma dogodnych środków komunikacji, w tym własnego środka transportu. Dojechanie do izby skarbowej zajmuje mu co najmniej 4 godziny. Dlatego organ odwoławczy przekazał akta sprawy naczelnikowi urzędu skarbowego (organowi, który wydał decyzję w pierwszej instancji) właściwego dla miejsca zamieszkania pana Jarosława.

Gdyby tego nie zrobił, skorzystanie przez pana Jarosława z przysługujących mu uprawnień, w tym m.in. z prawa do sporządzania notatek, zgodnie z zasadą czynnego udziału strony w postępowaniu, wiązałoby się z trudnymi do przezwyciężenia przeszkodami, z uwagi na dużą odległość od siedziby organu prowadzącego postępowanie odwoławcze.

Przykład

Pani Karolina Karolewska zwróciła się do naczelnika urzędu skarbowego o wydanie z akt toczącego się postępowania kserokopii pisma znajdującego się w aktach. Chodziło o informację z Urzędu Miasta w Krakowie z 3 września 2013 r. – kartę 65–69 akt. Jako podstawę prawną pani Karolina wskazała art. 178 § 3 ordynacji podatkowej.

We wniosku o wydanie kserokopii wskazała, że żądane pismo powinna przedstawić w Inspektoracie Nadzoru Budowlanego, w związku z innym postępowaniem, jakie toczy się przed inspektorem nadzoru budowlanego. Pani Karolina uiściła również opłatę za wydanie kserokopii. Organ podatkowy wydał żądaną kserokopię.

Za wykonanie i wydanie kserokopii dokumentów na wniosek strony jest pobierana opłata, jako zwrot kosztów wykonania kserokopii dokumentów.

Przepisy o.p. czy przepisy ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej nie wskazują zasadniczo, jaka jest jej wysokość. Ustawa o opłacie skarbowej w załączniku wskazuje, że w przypadku wydania poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii dokumentu (a więc uwierzytelnionej) opłata od każdej strony wynosi 5 zł. Nie podaje jednak jaką opłatę należy wnieść za nieuwierzytelnione kopie.