Co może być dowodem księgowym oprócz faktury w pkpir

- Czy wydruk potwierdzenia lotu jest dokumentem, na podstawie którego podatnik może zaliczyć wydatki dotyczące przelotów do kosztów uzyskania przychodów i ująć je w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

– pyta czytelnik.

W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć na pytanie, czy poniesione wydatki stanowią koszty uzyskania przychodu. Odpowiedź będzie twierdząca, jeżeli wydatki te są racjonalne i niezbędne z punktu widzenia prowadzenia działalności gospodarczej. Wówczas bowiem mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, oczywiście pod warunkiem ich należytego udokumentowania. Należy przy tym podkreślić, że wykazanie związku poniesionych wydatków z działalnością gospodarczą oraz ich wpływu na wysokość osiągniętych przychodów spoczywa na podatniku.

Trzy grupy

Podatnicy zobowiązani są do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

- Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej „fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej elementy wskazane w rozporządzeniu.

- Za dowody księgowe uważa się również: dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi; dowody przesunięć; dowody opłat pocztowych i bankowych; inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

- Zgodnie natomiast z § 14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Przy czym dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie konkretnych, wskazanych w rozporządzeniu wydatków.

Zamknięty katalog

Rozporządzenie określa zatem zamknięty katalog dokumentów, które mogą być podstawą ujęcia wydatków, jako kosztów uzyskania przychodów, w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Wynika z nich m.in., że podstawowym dowodem księgowym jest faktura. Podstawą zapisów mogą być także inne dowody opłat, jeżeli zawierają one wszystkie elementy wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Natomiast pozostałe wymienione dokumenty mogą stanowić dowody księgowe jedynie w przypadkach wskazanych w tych przepisach.

Co do zasady wskazane w pytaniu wydatki powinny być udokumentowane fakturą VAT. Jeżeli jednak rzeczywiście nie jest możliwe uzyskanie takiej faktury, to podstawę ujęcia (udokumentowania) tych wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą stanowić dowody, tj. potwierdzenia lotu (jeżeli zawierają wszystkie elementy wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia) wraz z potwierdzeniem zapłaty za przelot kartą kredytową.

Przykład

WYDRUK Z NUMEREM REZERWACJI

Podatnik Piotr Kowalski prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie specjalistycznego projektowania. Prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Główny kontrahent ma swoją siedzibę w Holandii i z panem Piotrem utrzymuje kontakt przede wszystkim drogą elektroniczną i telefoniczną. Pan Piotr co jakiś czas musi jednak odbyć podróż służbową do Holandii w celu m.in. podtrzymania dalszej współpracy.

Ponosi wtedy koszty przelotów lotniczych. Rezerwacja i potwierdzenie przelotu następuje za pośrednictwem internetu. Płatność za usługę dokonywana jest kartą płatniczą również przez internet.

Dokumentem uprawniającym do przelotu jest wydruk elektroniczny potwierdzenia lotu z numerem referencyjnym rezerwacji, na którym nie widnieje numer identyfikacyjny podatnika. Dowód rezerwacji zawiera datę wydruku, która jest traktowana przez podatnika jako data wystawienia dokumentu. Jest to jednocześnie jedyny dowód dokonania transakcji.

Praktyką linii lotniczych są takie właśnie wydruki. Pan Piotr mógłby co prawda zwrócić się do linii lotniczych o wystawienie faktury, ale w jego przypadku, z uwagi na częstotliwość lotów byłoby to kłopotliwe i czasochłonne.

W związku z tym pan Piotr nie ma możliwości udokumentowania wydatku rachunkiem lub fakturą. Wydruk potwierdzenia lotu jest dokumentem, na podstawie którego podatnik może zaliczyć wydatki dotyczące przelotów do kosztów uzyskania przychodów.

Podatnik ma wykazać związek

Organy podatkowe podchodzą do tej kwestii w ten sposób, że to na podatniku jako odnoszącemu korzyść z faktu zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów ciąży obowiązek wykazania związku, jaki wydatki te mają z prowadzoną przez niego pozarolniczą działalnością gospodarczą oraz obowiązek ich właściwego udokumentowania.

Trzeba też pamiętać, że zasadność zaliczenia każdych wydatków do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej i prawidłowość ich udokumentowania może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego przez organ podatkowy.