Wydatki muszą być związane z działalnością, a urząd może sprawdzić, jaka część mieszkania jest faktycznie wykorzystywana na potrzeby firmy.

Odlicz czynsz...

Czy kosztem firmy może być czynsz płacony wspólnocie lub spółdzielni? Tak, ale tylko w części przypadającej na powierzchnię firmy.

Przykład

Pan Kowalski jest właścicielem firmy konsultingowej. Na jej potrzeby wykorzystuje pokój w swoim mieszkaniu.

Powierzchnia pokoju wynosi 12 m2, natomiast całego mieszkania 63 m2. Za wrzesień pan Kowalski zapłacił czynsz w wysokości 380 zł. Do kosztów zaliczy 72,20 zł.

Wynika to z wyliczenia:

12 m2 x 100 : 63 m2 = 19 proc.

380 zł x 19 proc. = 72,20 zł

...i opłaty za energię

W podobny sposób rozliczymy koszty mediów. Na potrzeby działalności zużywamy przecież energię elektryczną, siedzibę firmy trzeba również ogrzać. Trudniej uzasadnić zużycie wody, jednak fiskus co do zasady nie kwestionuje opłat z tego tytułu.

Oczywiście kosztem mogą być tylko opłaty odpowiadające udziałowi powierzchni użytkowej w powierzchni całego mieszkania.

Przykład

Pan Kowalski prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu. Na jej potrzeby wydzielił część pokoju o powierzchni 14 m2. Całe mieszkanie ma 70 m2.

We wrześniu zapłacił 400 zł za korzystanie z mediów. Do kosztów firmy może zaliczyć 80 zł.

Wynika to z wyliczenia:

14 m2 x 100 : 70 m2 = 20 proc.

400 zł x 20 proc. = 80 zł

Oprócz wydatków bieżących związanych z częścią użytkową mieszkania możemy również naliczać koszty amortyzacji. Oczywiście nie od całego mieszkania, ale tylko od powierzchni przeznaczonej na działalność.

Przykład

Pan Kowalski zarejestrował działalność gospodarczą w domu. Na firmę przeznaczył część mieszkania (24 m2) o ogólnej powierzchni 70 m2. Wskaźnik procentowy części firmowej w całym lokalu wynosi 34 proc. {(24 m2 x 100) : 70 m2}.

Wartość początkowa całego lokalu to 200 000 zł, ale pan Kowalski może zamortyzować tylko 68 000 zł (200 000 zł x 34 proc.).

Kredyt na siedzibę

W kosztach można też rozliczyć odsetki od kredytu na mieszkanie przeznaczone na siedzibę firmy. Jeśli jednak tylko część mieszkania jest wykorzystywana na działalność, to tylko część wydatków z nim związanych może być kosztem podatkowym. Ta zasada dotyczy też odsetek od kredytu.

Załóżmy, że siedziba firmy zajmuje połowę mieszkania. W związku z tym tylko połowa odsetek od kredytu na jego zakup może być kosztem.

Pamiętaj o dowodach

Rozliczając koszty związane z firmową częścią mieszkania, musimy sporządzać tzw. dowody wewnętrzne. Tak wynika z rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Obowiązek ten dotyczy opłat za czynsz, energię elektryczną, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą. Podstawą sporządzenia dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele. Może to być faktura ze spółdzielni lub z zakładu energetycznego. Na dowodzie wewnętrznym musi być data i podpis przedsiębiorcy, a także opis operacji gospodarczej i wysokość kosztu.

Przykład

Pan Kowalski wykonuje działalność doradczą. Na jej potrzeby wykorzystuje połowę własnego mieszkania.

Miesięczny czynsz wynosi 580 zł. Pan Kowalski do kosztów podatkowych może zaliczyć tylko połowę czynszu, tj. 290 zł.

Wykaże to w dowodzie wewnętrznym, którego podstawą będzie zestawienie opłat sporządzone przez spółdzielnię mieszkaniową.

Wydatek wpisuje w kolumnie 13. księgi przychodów i rozchodów.

Jak amortyzować mieszkanie

Krok 1.

Ustal wartość początkową mieszkania. Najczęściej to kwota, jaką za nie zapłaciliśmy (plus np. koszty notarialne) bądź wartość rynkowa (gdy dostaliśmy je w np. spadku).

Krok 2.

Oblicz powierzchnię firmową. Amortyzować możesz bowiem tylko część przeznaczoną na działalność.

Krok 3.

Określ roczną stawkę amortyzacji. Najczęściej będzie to 1,5 proc. wartości, sprawdź jednak, czy nie przysługuje stawka podwyższona.

Krok 4.

Oblicz wysokość miesięcznego odpisu amortyzacyjnego. W tym celu musisz pomnożyć wartość początkową przez roczną stawkę amortyzacji, a uzyskaną kwotę podzielić przez 12.

Krok 5.

Wpisz mieszkanie do ewidencji środków trwałych i zalicz odpisy amortyzacyjne do kosztów uzyskania przychodów.

Wzór dowodu wewnętrznego

Jan Kowalski

Bydgoszcz 31.10.2012

ul. Kijowska 13/1

85-088 Bydgoszcz

PESEL ....

DOWÓD WEWNĘTRZNY nr 1/10/2012

W dniu 31 października br. zapłaciłem 580 zł czynszu za lokal mieszkalny, który wykorzystuję na cele prowadzonej działalności. Powierzchnia lokalu przeznaczona na firmę wynosi 25 m2.

Jest to połowa całego mieszkania, dlatego 50 proc. zapłaconej kwoty, tj. 290 zł zaliczam do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawą sporządzenia dowodu jest zestawienie opłat otrzymane od spółdzielni mieszkaniowej (nr 24/10/2012).

nr wpisu w księdze 9/2012

Jan Kowalski