Darmowe wysyłki towarów też korzystają z preferencji w VAT

Niejednokrotnie zdarza się, że polska firma w ramach swoich działań marketingowych nieodpłatnie przekazuje towary kontrahentom z Unii Europejskiej, zarejestrowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych. Przy nabyciu tych towarów firmie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego. Wówczas pojawia się pytanie, czy taką czynność należy opodatkować VAT i w jaki sposób ją udokumentować.

Towar do Unii za darmo

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) jest jedną z czynności opodatkowanych, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o VAT. Ta sama ustawa definiuje WDT jako wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. Warunkiem uznania transakcji za WDT jest przy tym, by zarówno dostawca towaru, jak i nabywca byli, co do zasady, zarejestrowanymi podatnikami na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Przez odpłatną dostawę towarów, zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Ustawa o VAT nakazuje traktować jako czynność podlegającą opodatkowaniu również nieodpłatne przekazanie towarów, o którym mowa w art. 7 ust. 2.

W myśl tego przepisu, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu tych towarów.

Zatem za WDT należy uznać zarówno przypadek odpłatnej dostawy towarów, jak i zrównanej z nią – na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT – dostawy nieodpłatnej. Podatnik powinien jednak pamiętać, że nie podlega opodatkowaniu VAT nieodpłatne przekazanie drukowanych materiałów reklamowychi informacyjnych, prezentów o małej wartości i próbek(art. 7 ust. 3 ustawy o VAT).

Przekazanie tych towarów nie jest uznawane za odpłatną dostawę towarów w rozumieniu art. 7 ustawy o VAT. Tym samym, w przypadku gdy polska firma wydaje towary kontrahentom unijnym, które są drukowanymi materiałami reklamowymi i informacyjnymi, prezentami o małej wartości lub próbkami, nie będzie miała obowiązku ich opodatkowania VAT-em.

Faktury wewnętrzne

Co do zasady, nieodpłatną dostawę towarów należy dokumentować fakturą wewnętrzną. Zgodnie z art. 106 ust. 7 ustawy o VAT, w przypadku transakcji, dla których podatnikiem jest ich nabywca, są wystawiane faktury wewnętrzne. Za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą te czynności dokonane w tym okresie. Faktury wewnętrzne są wystawiane także dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Szczegółowe regulacje dotyczące faktur VAT zawarte są w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Na podstawie § 24 ust. 1 tego rozporządzenia, przepisy § 5, 9-14, 16, 17, 21 i 22 stosuje się odpowiednio do faktur wewnętrznych, o których mowa w art. 106 ust. 7 ustawy o VAT. Z kolei § 5 ust. 10 rozporządzenia dotyczy wystawiania faktur dokumentujących WDT.

Zatem biorąc pod uwagę przepisy ustawy o VAT (art. 106 ust. 7) oraz tego rozporządzenia należy uznać, że w przypadku nieodpłatnej WDT, podatnik powinien wystawić fakturę wewnętrzną. Potwierdza to również interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 8 sierpnia 2012 r. (IPTPP2/443-434/12-2/JS).

Trzeba spełnić warunki...

Ustawa o VAT dla WDT przewiduje preferencyjną stawkę podatku w wysokości zero proc. Skoro nieodpłatne przekazanie towarów kontrahentowi z Unii należy uznać za WDT, to również i w tym przypadku przysługuje polskiej firmie prawo do stawki zero proc. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki zero proc., pod warunkiem, że:

1. podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, i podał ten numer oraz swój numer VAT-UE na fakturze stwierdzającej dostawę towarów;

2. podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

... i udokumentować

W myśl art. 42 ust. 3 ustawy o VAT dowodami tymi są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1. dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2. kopia faktury,

3. specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Z kolei w świetle art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w przypadku gdy dokumenty te nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa. W szczególności może to być:

1. korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;

2. dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;

3. dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;

4. dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Zatem, jeżeli polska firma nieodpłatnie przekazuje kontrahentowi z innego kraju unijnego towary, w stosunku do których przysługiwało jej prawo do odliczenia podatku naliczonego, to powinna uznać taką czynność za WDT z prawem do zerowego VAT. Natomiast dokumentem właściwym do udokumentowania tej czynności jest faktura wewnętrzna wystawiona, stosownie do art. 106 ust. 7 ustawy o VAT.

Na tej fakturze powinny być przy tym podane ważne i aktywne numery VAT UE stron transakcji, a faktura ta będzie uznana za dokument, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT i podatnik będzie miał prawo skorzystać ze stawki zero proc. VAT.