- Pracownicy spółki zgłaszają, że wynagrodzenia przekazywane przelewami w ostatnim dniu danego miesiąca na ich konta bankowe są dla nich „dostępne" (pracownicy mogą je wypłacać) dopiero w pierwszym dniu następnego miesiąca. Terminem płatności wynagrodzenia zgodnie z regulaminem pracy jest natomiast ostatni dzień każdego miesiąca. Czy takie postępowanie spółki jest prawidłowe? Co z „pracowniczymi" kosztami uzyskania przychodu, jakie przedsiębiorca wprowadza w podatkowe koszty?

– pyta czytelnik.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapłata pracownikom wynagrodzenia za świadczoną pracę. Istotna jest jednak nie tylko sama wypłata wynagrodzenia, lecz także kwestie związane z jego terminowym przekazaniem. Nie tylko bowiem z punktu widzenia pracownika kwestia terminu wypłaty ma zasadnicze znaczenie.

W regulaminie albo drogą pisemną

Zgodnie z art. 86 § 1 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy np. układach zbiorowych pracy.

Jeśli jednak pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy (z uwagi na liczbę zatrudnionych pracowników), to powinien poinformować pracownika na piśmie o terminie, miejscu i czasie wypłaty wynagrodzenia w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

Miejsce, data i czas

Jako miejsce wypłaty wynagrodzenia za pracę należy uznać wyodrębnioną część zakładu pracy (pomieszczenie, tzw. pokój „kasa"), w którym pracownik może odebrać przysługujące mu wynagrodzenie. W praktyce najczęściej stosuje się jednak wypłaty bezgotówkowe, czyli przekazuje wynagrodzenia na konta bankowe pracowników. Jest to wygodny sposób płatności wynagrodzeń pracowniczych.

Z kolei terminem wypłaty wynagrodzenia jest data, którą wyznaczył pracodawca na wypłatę wynagrodzenia. Może to być np. data dzienna 30 dzień danego miesiąca kalendarzowego. Istotnym pojęciem jest również czas wypłaty, przez który należy rozumieć czas, w którym pracownik może podjąć przysługujące mu wynagrodzenie.

Trzeba w tym miejscu zauważyć, że pracodawca ma obowiązek stworzenia pracownikowi możliwości dysponowania wynagrodzeniem we wskazanym terminie. Pracownik powinien więc odebrać należność przygotowaną do wypłaty w ustalonym miejscu, terminie i czasie, np. 30. dnia danego miesiąca w godzinach od 10 do 18 w pokoju 11 siedziby pracodawcy. Pracodawca nie może przy tym ponosić odpowiedzialności za to, że pracownik nie podjął sumy prawidłowo przygotowanej do wypłaty.

Z odpowiednim wyprzedzeniem

W przypadku dokonywania wypłat wynagrodzeń na konto bankowe pracownika pracodawca spełnia obowiązek wypłaty, jeżeli pracownik w ustalonym dniu (dniu wypłaty lub nawet przed dniem wypłaty wskazanym w umowie o pracę czy w regulaminie pracy) dysponuje wynagrodzeniem uzyskanym za pracę w danym miesiącu. Zatem uznanie rachunku bankowego pracownika po ustalonym terminie wypłaty uprawnia pracownika do żądania odsetek za opóźnienie.

Pracodawca powinien więc przekazać polecenie przelewu wypłaty wynagrodzenia z takim wyprzedzeniem, żeby w dniu ustalonym jako dzień wypłaty, pracownicy mieli pieniądze na kontach bankowych i mogli nimi dysponować.

Nie jest istotne, że pracodawca obciążył swój rachunek w dniu ustalonym w zakładzie pracy jako dzień wypłaty należności pracowniczych, bowiem ma obowiązek dokonać przelew z takim wyprzedzeniem, aby należność znalazła się na rachunku pracownika w dniu, który w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy jest określony jako dzień wypłaty wynagrodzenia.

Wątpliwości może budzić zwrot „postawienie do dyspozycji", bowiem nie wiadomo czy oznacza moment, w którym środki finansowe przelano z konta bankowego, czy też chwilę, w której pracownik otrzymał te środki. Należy jednak przyjąć, że chodzi o moment, kiedy pracownik już otrzymał na konto bankowe wartość wynagrodzenia netto.

Jeśli natomiast pobiera pensję w kasie pracodawcy, to środki pieniężne na ustalony dzień wypłaty powinny się znajdować faktycznie w kasie, aby w każdej chwili pracownik mógł je odebrać. Jest to niezwykle istotny element, na który pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę, gdyż wynagrodzenie stanowi część podatkowych kosztów uzyskania przychodu.

Kwoty muszą być wypłacone

Dopiero w dniu, w którym wynagrodzenie znalazło się w dyspozycji pracownika, osiąga on przychód ze stosunku pracy i można potrącić zaliczkę na podatek dochodowy, stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o PIT.

Nie sposób przy tym pominąć, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57 i 57a ustawy o CIT nie są kosztami uzyskania przychodów niewypłacone czy niepostawione do dyspozycji wypłaty, świadczenia i inne należności ze stosunku pracy oraz składki ZUS. W myśl art. 15 ust. 4g i 4h tej ustawy, należności te stanowią koszty podatkowe pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem jednak, że wypłacono je lub postawiono do dyspozycji uprawnionego w terminach wynikających z przepisów prawa pracy i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Można żądać odsetek

Niewypłacenie wynagrodzenia w ustalonym miejscu, terminie i czasie powoduje, że zobowiązanie pracodawcy względem pracownika nie zostało należycie wykonane. W takim zaś przypadku pracownik ma prawo żądać odsetek za zwłokę w wypłacie wynagrodzenia. W braku stosownych klauzul zawartych w umowie, pracownikowi przysługują odsetki w wysokości ustawowej.

Małżonek nie ma prawa odebrać

Jak widać, kwestie związane z postawieniem do dyspozycji wynagrodzenia pracownikom mają niezwykle istotne znaczenie, gdyż w dniu, w którym wynagrodzenie znalazło się w dyspozycji pracownika, osiąga on przychód ze stosunku pracy i wtedy można potrącić zaliczkę na podatek dochodowy, a to z kolei pociąga za sobą inne obowiązki w sferze pracowniczej.

Należy przy tym podkreślić, że pensja powinna być wypłacana do rąk pracownika. Oznacza to, że małżonek/małżonka pracownika nie jest uprawniony/uprawniona do jej odbioru, chyba że ma upoważnienie. Jeżeli zaś wypłacono pobory, a więc spełniono świadczenie osobie nieuprawnionej, to nie zwalnia to pracodawcy z długu w postaci kwoty zaległego wynagrodzenia.

Zapłata wynagrodzenia może zostać dokonana w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie np. poprzez złożenie oświadczenia o przekazywaniu wynagrodzenia na wskazane konto bankowe.