Zbliża się termin wpłaty drugiej raty na firmowy fundusz socjalny. Trzeba to zrobić do 30 września. Dopiero po przelaniu pieniędzy na rachunek bankowy możemy zaliczyć odpis do kosztów (przy czym nie może to być ogólne konto firmy, środki funduszu powinny trafić na wyodrębniony rachunek).

Zapis w księgach

– Inaczej jest w księgach rachunkowych, w praktyce odpis najczęściej ewidencjonujemy w momencie naliczenia – mówi biegły rewident Piotr Przemysław Żak. – Zasadniczo jednak powinno się go równomiernie rozłożyć na poszczególne miesiące lub kwartały (tj. przyjęte w polityce rachunkowości okresy sprawozdawcze), wykorzystując mechanizm rozliczeń międzyokresowych. Jeśli jednak podmiot nie sporządza sprawozdań finansowych częściej niż raz w roku, odniesienie w koszty odpisów pod datą naliczenia nie będzie błędem.

Trzeba także pamiętać, że odpis za dany rok musi być księgowo rozliczony w tymże roku, niezależnie od tego, czy środki zostały przelane na wyodrębnione konto, czy też nie – dodaje ekspert.

Wpłata po terminie

Czy można zaliczyć do podatkowych kosztów odpis wpłacony z opóźnieniem? Tak, w dacie faktycznego przekazania pieniędzy na rachunek (potwierdziła to np. Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji nr ILPB3/423-549/09-2/ŁM). A w wyższej kwocie niż wynikająca z przepisów? Fiskus zgadza się także na to. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach (nr BPBI/2/423-1338/10/MS). Spółka planuje przelać na konto funduszu dodatkowe pieniądze. Decyduje o tym zarząd. Jest to zgodne z obowiązującym w firmie regulaminem funduszu. Zdaniem fiskusa wydatek można zaliczyć do kosztów.

Pamiętajmy, że pieniądze gromadzone na koncie funduszu muszą zostać przeznaczone na działalność socjalną. Rozumie się przez nią usługi świadczone dla załogi przez pracodawców w postaci różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubikach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielania pracownikom pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.

Jeśli w trakcie kontroli okaże się, że firma wydała środki funduszu na inne cele, fiskus zakwestionuje rozliczenie (patrz opinia). Tak też wynika z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie (sygn. I SA/Kr 1974/03). Podkreślono w nim, że ustawodawca uzależnił odliczenie kosztów od dokonania wpłaty na rachunek funduszu po to, aby mieć gwarancję, że środki te nie będą wykorzystywane na inne cele niż działalność socjalna.

masz pytanie, wyślij e-mail do autora, p.wojtasik@rp.pl

Opinia:

Edyta Rajchel, radca prawny w Kancelarii Prawniczej Andrzej Gotfryd

Warunkiem zaliczenia dokonanego odpisu do kosztów uzyskania przychodów jest przelanie pieniędzy na rachunek funduszu. Trzeba jednak pamiętać, że zgromadzone środki muszą być faktycznie przekazane na działalność socjalną. Wydanie ich na inny cel spowoduje obowiązek korekty podatkowego rozliczenia i zmniejszenia kosztów. Można to zrobić na bieżąco, czyli w miesiącu, w którym pieniądze z wyodrębnionego rachunku zostały przekazane na inne potrzeby niż socjalne. Generalnie sposób rozdysponowania środków funduszu weryfikuje inspekcja pracy. Pamiętajmy jednak, że skarbówkę też interesuje to, czy kwoty zaliczone do podatkowych kosztów zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem.